FAQ - Comment ajouter une absence ?

Vous pouvez enregistrer vos absences via différents écrans :

• Nouvel enregistrement (Enregistrement > Nouvel enregistrement)
• Aperçu des enregistrements (Enregistrement > Aperçu)
• Calendrier d'absences (Grh > Calendrier d'absences)
• Widget 'Compteurs d'absences' (Page d'accueil )

Dans chacun de ces écrans, vous ajoutez une absence via le bouton ou l’option de menu 'Ajouter une absence'.

Ce guide vous explique pas à pas comment procéder.

Ajouter une absence via 'Nouvel enregistrement'

Via Nouvel enregistrement, vous ajoutez une absence pour un jour spécifique.

1. Allez dans Enregistrement > Nouvel enregistrement et cliquez sur 'Ajouter une absence' en bas de l’écran.
2. Renseignez les informations nécessaires (voir Détails de la fenêtre pop-up pour ajouter une absence).
3. Cliquez sur Sauver pour enregistrer les données.

L’absence enregistrée apparaît dans la liste des enregistrements pour la journée sélectionnée. Utilisez les flèches de navigation en haut de l’écran pour passer à un autre jour.

Ajouter une absence via l’aperçu des enregistrements

Dans l’aperçu des enregistrements, vous pouvez rapidement ajouter des absences et consulter les enregistrements existants.

1. Accédez à l’aperçu des enregistrements (Enregistrement > Aperçu).
2. Cliquez sur la flèche à côté de 'Ajouter' et sélectionnez 'Ajouter une absence'.
3. Complétez les informations dans la fenêtre pop-up et sauvegardez-les (voir Détails de la fenêtre pop-up pour ajouter une absence).

L’absence apparaît dans l’aperçu. Vous pouvez facilement filtrer par utilisateur, date ou type d’absence.

Ajouter une absence via le calendrier d'absences

Via le calendrier d'absences, vous ajoutez des absences avec une vue d’ensemble claire par utilisateur et par jour.

1. Allez dans Grh > Calendrier d'absences.
2. Cliquez en haut à droite sur '+Ajouter une absence' et sélectionnez ensuite 'Ajouter une absence'.
3. Renseignez les informations de l’absence dans la fenêtre pop-up et enregistrez-les (voir Détails de la fenêtre pop-up pour ajouter une absence).

L’absence enregistrée s’affiche immédiatement dans le calendrier. Vous disposez ainsi d’un aperçu de toutes les absences par utilisateur et par jour.

Détails de la fenêtre pop-up pour ajouter une absence

Dans la fenêtre pop-up 'Ajouter une absence', vous complétez les informations relatives à l’absence. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des champs et options disponibles.

Champs disponibles lors de l’ajout d’absences

• Entreprise propre : Sélectionnez l’entreprise concernée, si plusieurs sont configurées.
• Date : Indiquez la date de début de l’absence.
• Type d’absence : Choisissez le type d’absence (par exemple congé ou maladie) dans la liste prédéfinie.
• Durée de l’absence : Indiquez comment encoder la durée (en heures, demi-journée, journée complète ou plusieurs jours).
  • En heures (De – Jusqu’à ou Durée)
    • Si vous êtes absent une partie de la journée, utilisez les champs De et Jusqu’à. AdminPulse calcule automatiquement la durée.
    • Vous pouvez aussi renseigner directement une Durée. AdminPulse fera alors correspondre l’absence à votre dernier enregistrement.
    • 👉 Utilisez De – Jusqu’à si vous souhaitez définir précisément l’heure de début et de fin. Utilisez Durée si seule la longueur de l’absence est importante.
  • Demi-journée
    • Choisissez Demi-journée si l’absence ne concerne qu’une matinée ou un après-midi.
  • Toute la journée
    • Si vous êtes absent toute la journée, sélectionnez Toute la journée. AdminPulse se base alors sur votre horaire pour enregistrer les heures prévues ce jour-là.
  • Blocs ou périodes (plusieurs jours)
    • Pour ajouter plusieurs jours consécutifs (par exemple congé, RTT ou une absence plus longue), utilisez Toute la journée en combinaison avec une période.
    • Indiquez le nombre de jours consécutifs. Seuls les jours où un horaire de travail est prévu sont pris en compte.
      AdminPulse calcule automatiquement les dates de début et de fin et associe les heures correctes sur base de l’horaire.
    • 👉 Les jours sans travail prévu (week-ends, jours fixes non travaillés ou jours fériés) sont automatiquement ignorés.
• Remarque interne : Ajoutez une remarque interne (facultatif). Cette information est destinée à un usage interne et permet de conserver un contexte supplémentaire.

Cliquez sur Sauver pour enregistrer les données ou sur Annuler pour interrompre l’encodage.

Pouvez-vous enregistrer des heures de travail un jour avec une absence ?

Oui, c’est possible, mais pas lorsque vous avez déjà enregistré une absence pour une journée complète.

AdminPulse ne permet pas d’ajouter des heures de travail à une journée pour laquelle une journée complète de congé ou une autre absence a déjà été enregistrée, car aucun travail n’est attendu ce jour-là.

Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

• Si vous avez enregistré une journée complète (ou plusieurs jours) d’absence, vous ne pouvez plus ajouter d’heures de travail pour cette journée.
• Si vous avez enregistré une absence pour une partie de la journée (par exemple une demi-journée), vous pouvez encore ajouter des heures de travail, tant que l’absence totale reste inférieure à une journée de travail complète.

Que pouvez-vous faire si vous souhaitez malgré tout enregistrer du temps de travail sur un jour avec une absence ?

• Option 1 : Enregistrez une demi-journée (ou moins) d’absence, puis ajoutez ensuite les heures prestées comme heures de travail.
• Option 2 : Enregistrez uniquement les heures de travail, sans ajouter d’absence pour cette journée.

👉 Ce contrôle est une validation intégrée dans AdminPulse et ne peut pas être modifié ni désactivé.

Vue d’ensemble et rapports des absences

L’aperçu des enregistrements (Enregistrement > Aperçu) affiche non seulement le temps travaillé, mais aussi toutes les absences. Grâce au filtre de la colonne Type, vous pouvez par exemple :

• Consulter les enregistrements d’un utilisateur pour un mois donné.
• Voir le nombre total de jours de congé d’un utilisateur par année.
• Obtenir un aperçu des jours de maladie ou d’autres types d’absences.

Des données liées aux absences sont également disponibles dans le menu Grh (uniquement si vous disposez des droits d’accès suffisants).

💡Bon à lire

• Vous souhaitez ajouter une absence pour un collègue ? Consultez : FAQ - Comment ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour un(e) collègue ?
• Pour une introduction et vue d’ensemble des fonctionnalités GRH dans AdminPulse, consultez : Aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse