FAQ - Comment ajouter une absence ?

Vous pouvez ajouter des absences depuis différents écrans :

• Nouvel enregistrement (Enregistrement > Nouvel enregistrement)
• Aperçu des enregistrements (Enregistrement > Aperçu)
• Calendrier d'absences (Grh > Calendrier d'absences)
• Widget Compteurs d'absences (Page d'accueil )

Dans ces écrans, vous ajoutez une absence à l'aide du bouton ou de l'option Ajouter une absence.

Cet article vous explique comment ajouter une absence, quelles informations vous pouvez renseigner et quand vous pouvez encore enregistrer des heures de travail pendant un jour d'absence.

Ajouter une absence via Nouvel enregistrement

Via Nouvel enregistrement, vous ajoutez une absence pour un jour précis.

1. Allez dans Enregistrement > Nouvel enregistrement et cliquez sur Ajouter une absence en bas de l'écran.
2. Renseignez les informations. Vous trouverez plus de détails sur les champs disponibles dans la section Détails de la fenêtre Ajouter une absence.
3. Cliquez sur Sauver.

L'absence apparaît dans la liste des enregistrements du jour sélectionné. Utilisez les flèches de navigation en haut de l'écran pour passer à un jour précédent ou suivant.

Ajouter une absence via l'aperçu des enregistrements

Via l'aperçu des enregistrements, vous pouvez ajouter des absences et consulter les enregistrements existants.

1. Allez dans Enregistrement > Aperçu.
2. Cliquez sur la flèche à côté de Ajouter, puis sélectionnez Ajouter une absence.
3. Renseignez les informations relatives à l'absence et cliquez sur Sauver. Vous trouverez plus de détails sur les champs disponibles dans la section Détails de la fenêtre Ajouter une absence.

L'absence apparaît dans l'aperçu. Vous pouvez notamment filtrer celui-ci par utilisateur, par date ou par type d'absence.

Ajouter une absence via le calendrier d'absences

Via le calendrier d'absences, vous ajoutez des absences depuis un aperçu visuel par utilisateur et par jour.

1. Allez dans Grh > Calendrier d'absences.
2. Cliquez sur +Ajouter une absence en haut à droite, puis sélectionnez Ajouter une absence.
3. Renseignez les informations relatives à l'absence et cliquez sur Sauver. Vous trouverez plus de détails sur les champs disponibles dans la section Détails de la fenêtre Ajouter une absence.

L'absence apparaît immédiatement dans le calendrier. Vous y voyez toutes les absences par utilisateur et par jour.

Détails de la fenêtre Ajouter une absence

Dans la fenêtre Ajouter une absence, vous renseignez les informations relatives à l'absence.

Champs disponibles lors de l'ajout d'une absence

• Entreprise propre : Sélectionnez l'entreprise concernée si plusieurs entreprises propres sont configurées.
• Date : Indiquez la date de début de l'absence.
• Type d'absence : Sélectionnez le type d'absence, par exemple un congé ou une maladie.
• Durée de l'absence : Choisissez comment vous souhaitez renseigner la durée : en heures, en demi-journée, pour toute la journée ou pour plusieurs jours.
  • En heures (De – Jusqu'à ou Durée)
    • Si vous êtes absent une partie de la journée, renseignez l'heure de début et de fin dans les champs De et Jusqu'à. AdminPulse calcule automatiquement la durée.
    • Vous pouvez également renseigner directement une Durée. AdminPulse place alors l'absence à la suite de votre dernier enregistrement.
    • 👉 Utilisez De – Jusqu'à pour déterminer précisément l'heure de début et de fin. Utilisez Durée si vous souhaitez uniquement indiquer la durée de l'absence.
  • Demi-journée
    • Choisissez Demi-journée si vous êtes absent pendant une demi-journée. Indiquez ensuite si l'absence concerne le matin ou l'après-midi.
  • Toute la journée
    • Si vous êtes absent toute la journée, sélectionnez Toute la journée. Vous ne devez pas renseigner d'heure de début ou de fin. AdminPulse enregistre l'absence à partir de l'heure de début de votre horaire et utilise comme durée le nombre d'heures que vous auriez normalement dû travailler ce jour-là.
  • Blocs ou périodes (plusieurs jours)
    • Pour ajouter plusieurs journées complètes consécutives, par exemple pour un congé, une récupération ou une absence plus longue, utilisez Toute la journée en combinaison avec une période.
    • Indiquez le nombre de jours consécutifs pendant lesquels l'absence s'applique. Comptez uniquement les jours où vous auriez normalement dû travailler selon votre horaire. AdminPulse calcule les dates de début et de fin et détermine les heures sur la base de cet horaire.
    • 👉 AdminPulse ignore les jours où aucun travail n'est prévu selon votre horaire, comme les week-ends, les jours fixes non travaillés et les jours fériés.
• Remarque interne : Ajoutez éventuellement une remarque interne pour conserver des informations complémentaires sur l'absence.

Cliquez sur Sauver pour enregistrer l'absence ou sur Annuler pour fermer la fenêtre sans enregistrer les informations.

Pouvez-vous enregistrer des heures de travail un jour d'absence ?

Oui. En cas d'absence partielle, vous pouvez également enregistrer des heures de travail. Pour une journée complète d'absence, cela n'est possible que si le paramètre GRH correspondant est activé.

Autoriser les enregistrements pendant une journée complète d'absence

Cette possibilité est configurée pour l'ensemble de l'environnement AdminPulse via Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de Grh. Vous y trouverez le paramètre Enregistrements d'heures supplémentaires autorisés pendant un jour d'absence.

• Le paramètre est désactivé : AdminPulse n'autorise aucun enregistrement de temps pendant une journée complète d'absence.
• Le paramètre est activé : Vous pouvez enregistrer des heures de travail pendant une journée complète d'absence. AdminPulse considère ces heures comme des heures supplémentaires.

👉 Ce paramètre s'applique à l'ensemble de l'environnement AdminPulse, même si plusieurs entreprises propres y sont configurées.

Vue d'ensemble et rapports sur les absences

L'aperçu des enregistrements (Enregistrement > Aperçu) affiche aussi bien le temps travaillé que les absences. Le filtre de la colonne Type vous permet notamment :

• De consulter les enregistrements d'un utilisateur pour un mois donné.
• De consulter le nombre total de jours de congé d'un utilisateur par année.
• D'obtenir un aperçu des jours de maladie ou d'autres types d'absences.

Vous trouverez également d'autres données relatives aux absences dans le menu Grh. Les données affichées dépendent de vos droits d'accès.

💡 Bon à lire

• Vous souhaitez ajouter une absence pour un collègue ? Consultez FAQ - Comment ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour un(e) collègue ?
• Pour en savoir plus sur les fonctionnalités GRH dans AdminPulse, consultez Aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse.