Qu'est-ce que CodaBox?
CodaBox propose plusieurs services, dont les factures et les signatures numériques, mais est surtout connu pour le traitement des transactions qui ont lieu sur un compte bancaire sous forme de fichiers CODA. Ces fichiers CODA peuvent ensuite être utilisés par une autre partie pour le contrôle des paiements et le recouvrement des factures.
Pour plus d'informations, consultez le site https://www.codabox.com/fr
Intégration dans AdminPulse
L'intégration de CodaBox dans AdminPulse permet la lecture automatique quotidienne des nouveaux fichiers CODA créés par CodaBox dans AdminPulse, ce qui permet de créer automatiquement des transactions et de vérifier les factures.
Attention: l'importation et le traitement des fichiers CODA ne seront effectués que pour les fichiers CODA du cabinet comptable. Aucun fichier CODA des clients finaux ne sera traité.
Pour mettre en place l'intégration de CodaBox avec AdminPulse, un certain nombre d'étapes sont nécessaires :
1. Compte CodaBox
Pour mettre en place l'intégration avec CodaBox, vous devez être client de CodaBox. En tant que client, vous pouvez alors avoir un accord pour un ou plusieurs numéros de TVA de votre (vos) entreprise(s).
Si vous n'êtes pas encore client de CodaBox, vous pouvez faire une demande en ligne à l'adresse https://www.codabox.com/fr
2. Saisie des données CodaBox dans AdminPulse
Si vous êtes client de CodaBox, vous devez configurer votre système via notre page web Admin-Connect. Cette page vous donne un aperçu pratique de toutes les intégrations avec des liens externes, y compris CodaBox. Vous pouvez naviguer vers Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ ou via le plan par étapes ci-dessous.
Allez à Paramètres généraux -> Contrôle des paiements
Sur la page d'accueil de Admin-Connect, vous trouverez le bouton pour faire l'intégration avec CodaBox.
3. Configurer le token de CodaBox
Pour permettre à AdminPulse d'accéder au service de traitement des dossiers CODA, un token doit d'abord être demandé. Pour ce faire, il suffit d'appuyer sur le bouton ci-dessous et d'entrer le numéro de TVA de l'entreprise.
Le numéro de TVA doit être saisi au format suivant: BE0734540318
La configuration des opérations dont les comptes bancaires sont liés à ce numéro de TVA doit être configurée avec CodaBox.
Si tout se passe bien, un e-mail vous parviendra bientôt dans votre boîte aux lettres avec le token.
Attention: l'adresse e-mail qui sera utilisée pour délivrer le token ne peut pas être configurée dans AdminPulse. Cette gestion est assurée par CodaBox. Si vous ne vous souvenez pas de l'adresse e-mail qui a été configurée lors de la conclusion de l'accord, vous pouvez demander au service d'assistance CodaBox.
Lorsque vous avez reçu le token, vous pouvez le saisir dans le champ de saisie de la page de configuration. Lorsque vous enregistrez la configuration, un nom d'utilisateur et un mot de passe vous seront demandés au nom d'AdminPulse pour télécharger et traiter automatiquement les fichiers CODA dans AdminPulse.
Attention : le token que vous avez saisi ne peut être utilisé qu'une seule fois. Par exemple, si vous avez demandé un token mais que vous n'avez pas encore reçu de courriel, et que vous demandez ensuite un autre token, seul le courriel contenant le deuxième token sera valide.
Attention : si un nouveau token est demandé pour le même numéro de TVA alors que la configuration a déjà été établie, l'ancien jeton expirera et AdminPulse ne pourra plus récupérer les fichiers CODA. Il est donc nécessaire de saisir à nouveau ce nouveau token dans la page de configuration.
Traitement des dossiers CODA
Comme mentionné précédemment, toutes les deux heures, les nouveaux fichiers CODA disponibles sur CodaBox seront ajoutés à la gestion documentaire d'AdminPulse. En même temps, un processus automatique commencera pour traiter ces fichiers CODA et ajouter les transactions entrantes à l'écran des transactions dans AdminPulse.
Les transactions créées peuvent être trouvées sous Facturation > Transactions
Conseil utile : si vous avez choisi sous Paramètres généraux > Contrôle des paiements de lier automatiquement les transactions créées via CODA, cela se produira également pour les fichiers CODA qui sont lus via CodaBox. Si la transaction ne pouvait pas être automatiquement liée à une facture basée sur l'AGO/le numéro de facture/le client/... il devra être lié manuellement à la facture afin de valider la facture.