Dans l’aperçu Absences par employé (Grh > Absences par employé), vous visualisez rapidement les absences et les enregistrements de temps de vos employés sur une période donnée. Ce rapport vous aide à suivre les absences, à analyser les heures encodées et manquantes, ainsi qu’à contrôler les heures supplémentaires et la récup.

Quand cet aperçu fonctionne-t-il le mieux ?

Pour obtenir des chiffres corrects et complets dans l’écran Absences par employé, il est préférable que certains éléments soient configurés au préalable. Sinon, les résultats peuvent être incomplets ou prêter à confusion.

Types d’absence
Seuls les types d’absence pour lesquels un élément existe dans la liste de prix (comme les vacances ou la maladie) et pour lesquels des enregistrements ont été créés apparaissent dans cet aperçu.
Calendriers par employé
Idéalement, chaque employé dispose d’un calendrier. Celui-ci détermine le temps de travail prévu et sert de base au calcul des heures manquantes et des heures supplémentaires.

👉 Pour une introduction générale au module GRH dans AdminPulse et la configuration des types d’absence et des calendriers, consultez : Aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse

💡 Les chiffres ne correspondent pas à vos attentes ? Commencez par vérifier ces paramètres.

Filtres de données dans l’écran Absences par employé

En haut de l’écran, vous pouvez affiner l’aperçu à l’aide de filtres et d’options d’affichage. Vous vous concentrez ainsi rapidement sur les informations qui vous sont utiles.

Filtres disponibles

Période (De - Jusqu'à)
Définissez une date de début et de fin, ou utilisez les raccourcis tels que Ce mois, Ce trimestre ou une année spécifique.
Vous souhaitez, par exemple, vérifier si beaucoup de vacances sont planifiées sur une semaine donnée ? Dans ce cas, fixez les dates manuellement. Pour une analyse sur le long terme, vous pouvez sélectionner une année complète.
Tous les utilisateurs / employé spécifique
Affichez les données pour tous les employés, ou limitez l’aperçu à un employé en particulier.
Type d’employé
Ce filtre utilise le champ Type d’employé de la fiche employé (Options : Employé interne, Employé externe, Indépendant, Stagiaire ou Étudiant).
Tags d’employé (avec)
Filtrez les employés à l’aide d’un tag (par exemple une équipe, une fonction ou un groupe). Particulièrement utile dans les bureaux de plus grande taille.
Propres entreprises
Si vous travaillez avec plusieurs propres entreprises, ce filtre vous permet de consulter les chiffres par entreprise.

Options d’affichage

En plus des filtres, deux options d’affichage importantes sont disponibles via des interrupteurs :

Afficher les absences en jours
Détermine si les absences s’affichent en jours ou en heures.
Afficher uniquement les employés dont les heures sont manquantes
Pratique pour repérer rapidement les employés pour lesquels des enregistrements manquent.

💡 Utilisez l’affichage en jours surtout pour les vacances et congés, et l’affichage en heures pour un suivi plus détaillé.

Lire l’aperçu dans l’écran Absences par employé

Le tableau du rapport est composé de plusieurs sections.

💡 Des colonnes telles que Temps de travail prévu, Heures manquantes, Heures supplémentaires et Solde des heures supplémentaires ne s’affichent que si un calendrier est défini pour l’employé, car ces valeurs en dépendent.

💡 En bas du tableau, vous trouverez une ligne de totaux reprenant la somme par colonne.

Employé et absences

Employé : le nom de l’employé.
Absence : répartition par type d’absence défini dans la liste de prix (par exemple vacances ou maladie).
Total : total de toutes les absences enregistrées sur la période sélectionnée.

Heures et prestations

Heures de travail : nombre d’heures de travail enregistrées.
Heures effectuées : somme des heures de travail et des absences. Cette colonne n’est visible que si ce total diffère des heures de travail.
Temps de travail prévu : heures prévues selon le calendrier. Visible uniquement si un calendrier est défini et que des heures prévues existent.

Écarts et soldes

Heures manquantes : différence entre les heures effectuées et le temps de travail prévu. Visible uniquement si des calendriers sont définis et que des heures manquent.
Heures supplémentaires : heures supplémentaires enregistrées. Visible uniquement si des calendriers sont définis et que des heures supplémentaires existent.
Récup : heures de récup prises. Visible uniquement si des calendriers sont définis et que des heures de récup existent.
Solde des heures supplémentaires : solde restant après déduction de la récup (heures supplémentaires encodées moins heures récup). Visible uniquement si des calendriers sont activés.

Actions dans l’écran Absences par employé

Actions par employé

Cliquez sur la flèche située devant le nom d’un employé (elle apparaît lorsque vous passez la souris sur le nom) pour afficher des actions supplémentaires :

Aperçu des enregistrements : ouvre la liste des enregistrements de temps et d’absence de cet employé.
Ajouter un enregistrement : permet d’ajouter manuellement un enregistrement de temps pour cet employé.
Ajout d'une absence : permet d’enregistrer une nouvelle absence pour cet employé.
Ajouter récup : disponible uniquement si des calendriers sont activés.

👉 Ces actions ne sont visibles que si vous disposez des droits nécessaires pour créer des enregistrements. Tous les utilisateurs ne voient pas l’ensemble des options.

Exporter vers Excel

Via le bouton Exporter vers Excel, vous pouvez télécharger l’intégralité du rapport. L’export reprend exactement les mêmes filtres que ceux appliqués à l’écran et s’exécute en arrière-plan.

💡 Vous recevez une notification dès que le fichier est prêt à être ouvert.

Conseils pour l’utilisation de l’écran Absences par employé

Aucune donnée n’apparaît ? Vérifiez d’abord la période sélectionnée et les filtres appliqués.
Les heures manquantes ne correspondent pas ? Vérifiez que le calendrier est correctement configuré.
Un type d’absence est manquant ? Vérifiez si des enregistrements de ce type existent pour la période sélectionnée.

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