In de Afwezigheden kalender (Hrm > Afwezigheden kalender) krijg je een duidelijk maandoverzicht van de afwezigheden van je medewerkers en collega’s.
Je gebruikt dit scherm vooral om de planning af te stemmen, afwezigheden op te volgen en snel te zien waar er bezetting ontbreekt.
💡 In de Afwezigheden kalender zie je ook of iemand van thuis werkt (volgens registratie of uurrooster), aangeduid met een huis-icoon. Zo zie je in één oogopslag of je collega die dag werkt en of dat van thuis uit of op kantoor is.
Hoe lees je de Afwezigheden kalender?
Opbouw van het overzicht
Het scherm is opgebouwd als een kalender:
- Elke rij is een medewerker.
- Elke kolom is een dag van de geselecteerde maand (met de weekdag erboven).
Volledige en gedeeltelijke afwezigheden
Afwezigheden worden in de kalender getoond als blokjes in de dagkolom:
- Een volle dag zie je als een volledig gevuld blokje.
-
Een gedeeltelijke dag zie je als een kleiner blokje.
- Ochtend: balk links
- Namiddag: balk rechts
Zet je muis op een blokje om de details te bekijken (bv. periode/uren en, afhankelijk van je rechten, het type).
Kleuren en legende
Als je rechten hebt om afwezigheidsdetails te zien, krijgt elk afwezigheidstype zijn eigen kleur. Onderaan de kalender vind je de legende die toont welke kleur bij welk type hoort.
Andere aanduidingen
- Feestdagen worden apart gemarkeerd met een paarse kleur in de kalender.
- Thuiswerk (volgens registratie of uurrooster) herken je aan het huis-icoon op de betreffende dag.
- Niet-werkdagen (weekends, vrije dagen volgens uurrooster) worden met een grijze achtergrond getoond.
👉 Zie je minder detail dan een collega (bv. geen types of kleuren)? Dat hangt bijna altijd samen met je rol en rechten.
Filters bovenaan het Afwezigheden-kalenderscherm
Bovenaan de Afwezigheden kalender kan je filteren, zodat je enkel ziet wat voor jou relevant is. Zo vermijd je ruis, zeker in grotere teams.
Beschikbare filters
- Maand en Jaar: kies de periode die je wil bekijken.
- Alle gebruikers: toon iedereen, of kies één specifieke medewerker.
- Medewerker type: filter op basis van het veld Medewerker type uit de medewerkerfiche (bv. Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair, Student).
- Teams: focus op één team.
- Eigen bedrijven: werk je met meerdere Eigen Bedrijven, selecteer dan het relevante Eigen Bedrijf.
- Afwezigheden type: toon alleen een bepaald type afwezigheid (zoals gedefinieerd in de prijslijst).
- Medewerkerlabels (met): toon medewerkers met specifieke medewerkerlabels.
Daarnaast is er een schuifknop beschikbaar:
- Toon enkel medewerkers met afwezigheden: vink dit aan om medewerkers zonder geregistreerde afwezigheden in de geselecteerde periode te verbergen.
Wil je terug naar een neutrale start? Klik dan op Filters terugzetten.
💡 Handige filtercombinaties:
- Teams + Maand/Jaar om snel de bezetting van één team te beoordelen.
- Medewerkerlabels (met) + Toon enkel medewerkers met afwezigheden om bv. enkel “Jobstudenten” met geplande afwezigheden te zien.
Welke afwezigheden worden weergegeven?
Alle geregistreerde afwezigheden verschijnen in de Afwezigheden kalender, ook afwezigheden met een toekomstige datum. Zo kan je bijvoorbeeld nu al zien wie tijdens een komende vakantieperiode afwezig is, als die dagen al ingegeven zijn.
👉 Zie je niet wat je verwacht? Controleer dan eerst je filters (zeker Teams, Eigen bedrijven en Toon enkel medewerkers met afwezigheden). Als dat klopt, kijk dan ook even naar je rol (zie hieronder).
Wat zie je (niet), afhankelijk van je rol?
Wat je precies ziet in de Afwezigheden kalender hangt af van je rol en rechten. Daardoor kan dezelfde kalender er anders uitzien voor verschillende gebruikers.
Beheerder, Volledige gebruiker en Facturatiegebruiker
Voor deze rollen geldt doorgaans:
- Afwezigheden worden getoond in kleur per type (met een legende onderaan).
- Je kan details bekijken door over een blokje te zweven.
Relatie beheerder en Enkel registreren
Voor deze rollen geldt doorgaans:
- Je ziet dat iemand afwezig is, maar niet welk type afwezigheid het is.
- Afwezigheden worden daarom vaak in grijs weergegeven.
👉 Ben je in de Afwezigheden kalender en zie je geen types/kleuren, dan is dat omdat je rol minder detail mag tonen.
Een afwezigheid of recup toevoegen vanuit de Afwezigheden kalender
Merk je dat er nog een afwezigheid of recup ontbreekt? Dan kan je die toevoegen via de knop '+ Afwezigheid toevoegen' bovenaan.
👉 Belangrijk: zie je je nieuwe registratie niet meteen in de kalender? Ververs dan de pagina of pas een filter aan.
Een afwezigheid of recup voor jezelf toevoegen
Klik op '+ Afwezigheid toevoegen' om een afwezigheid toe te voegen. Wil je recup registreren, klik dan op het pijltje naar beneden en kies 'Recup toevoegen'.
Meer details vind je hier: FAQ - Hoe voeg je afwezigheden toe?
Een afwezigheid of recup voor een andere medewerker toevoegen
Als je de juiste rechten hebt, kan je ook afwezigheden of recup toevoegen voor andere medewerkers.
- Kies in Alle gebruikers eerst de medewerker voor wie je de afwezigheid wil toevoegen.
- Klik op het pijltje naast '+ Afwezigheid toevoegen'.
- Kies de optie om een afwezigheid of recup toe te voegen voor de geselecteerde medewerker en vul de gegevens in.
Meer informatie vind je hier: FAQ - Hoe kan ik een registratie, afwezigheid of recup toevoegen voor een collega?
👉 Zie je de opties om voor iemand anders toe te voegen niet? Dan heb je waarschijnlijk niet de nodige rechten, of je hebt geen specifieke medewerker geselecteerd in Alle gebruikers.