In AdminPulse kan je voorwaarden zoals verkoopsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden of andere gelijkaardige documenten toevoegen aan je facturen. Dit kan op drie manieren:
- Standaard: door ze op te nemen in aangepaste factuur- of e-mailsjablonen
- Eenmalig: door ze handmatig toe te voegen aan een specifieke factuur
In dit artikel lees je hoe je voorwaarden kan toevoegen aan:
- Factuursjablonen
- E-mailsjablonen
- Individuele factuurvoorstellen
Voorwaarden toevoegen aan facturen
Optie 1: Voorwaarden opnemen in een factuursjabloon
Je kan voorwaarden rechtstreeks opnemen in het Word-document dat wordt gebruikt als sjabloon voor je facturen. Die sjablonen vind je terug via Instellingen > Factuursjablonen.
Je hebt in Word verschillende mogelijkheden om voorwaarden in een factuursjabloon toe te voegen:
- Op een aparte pagina: voeg een pagina-einde in het Word-document toe via Invoegen > Pagina-einde of met de sneltoets Ctrl + Enter. Alles wat na dit pagina-einde komt, verschijnt op een nieuwe pagina in de factuur.
- In de voettekst: plaats je voorwaarden in de voettekst in het Word-document via Invoegen > Voettekst.
-
Als hyperlink: publiceer je voorwaarden op je website en voeg een klikbare link toe aan je factuursjablonen via Invoegen > Koppeling in Word.
💡 De link blijft klikbaar in de uiteindelijke pdf-factuur.
👉 De opmaak van de tekst die je toevoegt, bepaal je zelf in Word.
Factuursjabloon downloaden, bewerken en opnieuw opladen
- Download het factuursjabloon via Instellingen > Factuursjablonen.
- Open het met Word
- Voeg je voorwaarden toe (pagina, voettekst of hyperlink).
- Sla het Word-bestand op.
- Ga naar Instellingen > Factuursjablonen.
- Upload het aangepaste sjabloon opnieuw in AdminPulse.
💡 Vergeet niet om elk sjabloon apart aan te passen als je er meerdere gebruikt.
Optie 2: Voorwaarden toevoegen via e-mailsjabloon (pdf als bijlage)
Je kan je algemene voorwaarden of andere documenten ook automatisch laten meesturen bij het verzenden van je facturen.
- Ga naar Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen.
- Bewerk het e-mailsjabloon voor het verzenden van facturen.
- Voeg het gewenste pdf-bestand toe als bijlage.
- Sla je wijzigingen op.
💡 Gebruik documenten in het pdf-formaat om een correcte weergave te garanderen en de bestandsgrootte beperkt te houden.
👉 Werk je met meerdere eigen bedrijven in AdminPulse? Dan kan elk bedrijf een eigen e-mailsjabloon met bijhorende voorwaarden gebruiken.
- Maak via Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen één of meerdere sjablonen aan per bedrijf, of pas de bestaande sjablonen aan.
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen
- Per eigen bedrijf ga verder naar Facturatie-e-mail > E-mailsjabloon: factuur verzenden en kies daar het gewenste e-mailsjabloon met bijlage voor elk eigen bedrijf.
Optie 3: Eenmalig een pdf-document met voorwaarden toevoegen aan een factuur
Als je voorwaarden of andere documenten eenmalig wil meesturen, dan kan je ze handmatig als bijlage toevoegen aan een specifiek factuurvoorstel.
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- Klik op het pijltje naast het juiste voorstel om het te openen
- Klik op + Bijlage toevoegen.
- Selecteer het pdf-bestand dat je wil meesturen.
Voorwaarden meesturen via Peppol
Wat wordt wél en niet meegestuurd via Peppol?
Bij verzending via Peppol worden alleen de volgende elementen meegestuurd:
- De factuur zelf
- De (aparte) factuurdetails
- Bijlagen die rechtstreeks aan de factuur zijn toegevoegd
👉 Pdf-bestanden die je toevoegt aan een e-mailsjabloon worden niet meegestuurd via Peppol.
👉 Let op: afhankelijk van het (boekhoud)pakket van de ontvanger kunnen factuurdetails niet zichtbaar zijn, ook al zijn ze correct meegestuurd.
Hoe voorwaarden toch meesturen via Peppol?
Wil je voorwaarden toch meesturen via Peppol? Voeg ze dan rechtstreeks toe aan je factuursjabloon, bijvoorbeeld:
- Op een aparte pagina (bv. pagina 2 van het Word-document)
- In de voettekst
💡 Goed om te lezen
- Heb je nog nooit met factuursjablonen gewerkt? Lees dan zeker: Factuur lay-out
- Meer informatie over het toevoegen van bijlagen aan facturatie-e-mails vind je hier: Bijlagen toevoegen aan facturatie-e-mails