In AdminPulse bepaal je zelf hoe je facturen eruitzien en welke informatie erop wordt weergegeven. Dit gebeurt met behulp van factuursjablonen: Word-documenten die een specifieke opmaak en invulvelden bevatten, zoals {InvoiceNumber} of {RelationName}.

Wanneer je een factuur genereert, vult AdminPulse deze velden automatisch met gegevens in. Zo krijg je een nauwkeurige en gepersonaliseerde factuur.

Dit artikel geeft een overzicht van het scherm Factuursjablonen en legt uit hoe AdminPulse bepaalt welk sjabloon wordt toegepast bij het aanmaken van een factuur.

⏭️ In het volgende artikel van de reeks ontdek je hoe je sjablonen beheert in het Factuursjablonen-scherm: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties

⏭️ Het derde artikel in deze reeks gaat dieper in op het aanmaken en aanpassen van Word-factuursjablonen en het gebruik van invulvelden: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl

Overzicht van het scherm Factuursjablonen

In het scherm Factuursjablonen (Instellingen > Factuursjablonen) beheer je alle factuursjablonen die beschikbaar zijn binnen jouw AdminPulse-omgeving. Bovenaan vind je enkele filters, daaronder een overzichtstabel.

Filters in het Factuursjablonen-scherm

Helemaal bovenaan het Factuursjablonen-scherm kan je verschillende filters gebruiken om snel sjablonen te vinden:

Sjabloontype – filteren op type, zoals facturen of creditnota’s.
Taal – kies tussen Nederlands, Frans of Engels.
Eigen bedrijf – toon enkel sjablonen gelinkt aan een specifiek eigen bedrijf.
Toon alleen actieve sjablonen – vink aan om enkel sjablonen te tonen die momenteel actief zijn.

💡 Combineer meerdere filters om snel de juiste sjablonen te vinden. De resultaten verschijnen onderaan in een lijst op basis van je selectie.

Inhoud van het sjablonenoverzicht

De tabel onder de filters toont alle sjablonen die overeenkommen met je selectie. Bij elk sjabloon krijg je de volgende informatie:

Naam: de titel van het sjabloon.
Sjabloontype: bijvoorbeeld Factuur - Forfait, Factuurdetail of Creditnota.
Taal: de taal waarin het sjabloon is opgesteld.
Eigen bedrijf: het bedrijf waaraan het sjabloon gelinkt is.
Laatst aangepast: datum en tijd van de laatste wijziging.
Actief: aanduiding of het sjabloon momenteel actief is.
Acties: knoppen om het sjabloon te bewerken, vervangen, downloaden enz.
In het volgende artikel vind je een uitleg over elke actieknop: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties

💡 De standaard sortering is alfabetisch op naam. Je kan sorteren op andere kolommen, zoals Laatst aangepast, om snel recente wijzigingen terug te vinden. Klik opnieuw op een kolomtitel om de sorteervolgorde om te draaien.

Voorbeeldsjablonen downloaden en hergebruiken

Boven de overzichtstabel vind je het uitklapmenu Voorbeeldsjablonen, waar je standaardvoorbeelden kan downloaden.

De standaardvoorbeelden zijn handig om elementen over te nemen. Je kan bijvoorbeeld een tabel uit een sjabloon kopiëren en plakken in je eigen sjabloon.

Klik op Voorbeeldsjablonen om de lijst te openen.
Download het gewenste sjabloon in .docx-formaat met de knop met de pijl naar beneden.
Pas het document aan in Microsoft Word.
Upload je aangepaste versie via +Toevoegen (om een nieuw sjabloon te maken) of de actieknop Vervangen (om het huidige sjabloon aan te passen).
Meer info over het beheer van sjablonen: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties
Meer info over de inhoud en aanpassing van Word-documenten: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl
Activeer het sjabloon zodra je tevreden bent door de knop met het vinkje te gebruiken.

💡 Op zoek naar meer voorbeeldsjablonen? Bekijk dan zeker het volgende artikel: Voorbeeldsjablonen voor facturen en factuurdetails

Overzicht actieve factuursjablonen per eigen bedrijf

Indien je AdminPulse-omgeving met meerdere Eigen Bedrijven werkt, kan het moeilijk zijn om nog goed te weten welk factuursjabloon voor welk Eigen Bedrijf actief staat. Via het overzicht van de actieve factuursjablonen per eigen bedrijf geeft AdminPulse jou hier meer inzicht in.

Welke informatie vind je terug in de tabel Overzicht actieve factuursjablonen per eigen bedrijf

Eigen Bedrijf: De informatie in de tabel wordt weergegeven per Eigen Bedrijf

Sjabloontype: Per Eigen Bedrijf krijg je de sjabloontypes te zien waarvoor een actief factuursjabloon bestaat

Nederlands/Frans/Engels: Er wordt een opsplitsing gemaakt per taal

Resultaat: De naam van het actieve factuursjabloon wordt getoond

Wat betekenen de symbolen die gebruikt worden in de tabel Overzicht actieve factuursjablonen per eigen bedrijf

Welk sjabloon wordt toegepast?

AdminPulse bepaalt op basis van enkele parameters automatisch welk factuursjabloon gebruikt wordt bij het aanmaken van een factuur.

Automatische taalkeuze

AdminPulse kiest automatisch een sjabloon in de taal van de relatie. Als er in die taal geen actief sjabloon beschikbaar is, verschijnt de foutmelding: “Geen factuursjabloon gevonden in ‘taal’.”

Foutmelding: geen actief sjabloon voor taal

💡 Werk je met klanten in meerdere talen? Denk eraan om in die talen ook sjablonen te maken of aan te passen.

Automatische keuze van sjabloontype

AdminPulse kiest het sjabloontype automatisch op basis van het type factuur dat je aanmaakt. De volgende types zijn beschikbaar:

Factuur (standaard)
Factuur – Afrekening
Factuur – Forfait
Factuur – Regie
Factuur – Voorschot
Factuur – Vrij
Factuurdetail
Creditnota (standaard)
Creditnota – Afrekening
Interne facturatie

Stel dat je een forfaitfactuur aanmaakt, dan zal AdminPulse nakijken of er een actief sjabloon bestaat van type Factuur – Forfait in de juiste taal. Zo ja, dan wordt die gebruikt.
Als er geen actief sjabloon voor dat specifieke type beschikbaar is, dan valt AdminPulse terug op het standaardtype Factuur of Creditnota, afhankelijk van het geval, in de juiste taal.

Actieve factuursjablonen

Alleen actieve sjablonen worden automatisch gebruikt bij het aanmaken van facturen. Gebruik de knop met het vinkje om een sjabloon te activeren zodra je er tevreden mee bent.

👉 Een uitzondering vormen sjablonen van het type 'Factuur' die expliciet ingesteld zijn op relatieniveau (Relatiedossier > sectie Facturatie > Facturatiegegevens en instellingen) of facturatieplanningniveau (Relatiedossier > sectie Facturatie > Facturatieplanning - per Opdracht) — deze hoeven niet actief te zijn om toegepast te worden.

Specifieke factuursjablonen instellen op relatie- of facturatieplanning-niveau

Wil je afwijken van de algemene regels die door AdminPulse worden toegepast (zie hierboven)? Bepaal dan het gebruik van specifieke sjablonen voor deze uitzonderingen.

Waar kan je specifieke factuursjablonen instellen?

Met AdminPulse kan je sjablonen zeer gericht koppelen - zowel aan een relatie als aan een specifieke facturatieplanning binnen die relatie:

Facturatieplanningniveau:
Relatiedossier > sectie: Facturatie > blok: Facturatieplanning > tandwielicoon bij de facturatieplanning
Hier kan je specifieke sjablonen koppelen aan een facturatieplanning.
Relatieniveau:
Relatiedossier > sectie: Facturatie > blok: Facturatiegegevens en instellingen
Stel hier specifieke sjablonen in voor alle facturatie bij deze relatie.

Hiërarchie van sjabloontoepassing

AdminPulse past factuursjablonen toe volgens een duidelijke volgorde. Als er een sjabloon is ingesteld op een specifieker niveau, krijgt dat altijd voorrang op algemenere niveaus.

Niveau van de facturatieplanning: als er op dit niveau een sjabloon gekoppeld is, wordt dat gebruikt, ongeacht de andere instellingen.
Relatieniveau: als er geen uitzondering is ingesteld in de facturatieplanning, gebruikt AdminPulse het sjabloon dat op relatieniveau is ingesteld.
Als er geen uitzondering is op het niveau van de facturatieplanning of de relatie, dan worden de actieve sjablonen per eigen bedrijf toegepast zoals ze zijn ingesteld in het scherm Factuursjablonen.

⏭️ Klaar om zelf sjablonen toe te voegen of bestaande sjablonen te vervangen? Ga verder met lezen in het volgende artikel: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties

Gerelateerd aan

wereldbol	Dit sjabloon wordt niet enkel voor dit Eigen Bedrijf gebruikt maar voor álle Eigen Bedrijven.
rode gevarendriehoek	Hiervoor ontbreekt een factuursjabloon.
info-teken	Hiervoor staat geen specifiek sjabloon ingesteld. In plaats daarvan wordt het sjabloon van sjabloontype "factuur" of "creditnota" gebruikt. 💡Je ziet dit ook aan de naam van het sjabloon, die staat namelijk cursief.