Met conditionele invulvelden maak je de tekst in een e-mailsjabloon dynamisch. Bepaalde passages verschijnen alleen als aan een voorwaarde voldaan is, zoals het type klant, de betaalmethode of de Peppol-status. Zo stuur je een relevante, gepersonaliseerde e-mail zonder meerdere sjablonen te moeten beheren.
👉 Dit artikel bouwt verder op E-mailsjablonen - invulvelden. In dat artikel lees je hoe je gewone invulvelden toevoegt en welke invulvelden beschikbaar zijn.
Dit artikel legt uit hoe je tekst conditioneel toont op basis van klant- of factuurgegevens.
Hoe werkt een conditioneel invulveld?
Een conditioneel invulveld bestaat uit een openingstag, de tekst die je wil tonen en een sluitingstag. De tekst tussen de twee tags verschijnt alleen als de voorwaarde geldt.
De basisstructuur ziet er zo uit:
{IF_veldnaam}Tekst die je wil tonen.{ENDIF_veldnaam}
Vervang veldnaam door het veld waarvoor je een voorwaarde wil instellen.
Er zijn verschillende logische varianten, afhankelijk van wat je wil controleren:
-
{IF_veldnaam}...{ENDIF_veldnaam}toon de tekst als de voorwaarde geldt. -
{IFNOT_veldnaam}...{ENDIFNOT_veldnaam}toon de tekst als de voorwaarde niet geldt. -
{IFNOTEMPTY_veldnaam}...{ENDIFNOTEMPTY_veldnaam}toon de tekst als het veld niet leeg is. -
{IFEMPTY_veldnaam}...{ENDIFEMPTY_veldnaam}toon de tekst als het veld leeg is.
💡 Je kan conditionele blokken ook nesten: je plaatst dan een {IF_...} binnenin een ander {IF_...}. Zo toon je tekst alleen wanneer meerdere voorwaarden tegelijk kloppen, bijvoorbeeld als Peppol verplicht is én de Peppol-verzending mislukt is.
💡 De velden met {IF_} zijn beschikbaar via het zoekveld + Invulvelden toevoegen onderaan de mailsjablooneditor.
Gebruik de knop {Invulvelden} om de volledige lijst met beschikbare invulvelden te openen.
Tekst tonen als een voorwaarde geldt of niet geldt
Gebruik {IF_...} als tekst moet verschijnen wanneer een voorwaarde geldt. Gebruik {IFNOT_...} als tekst net moet verschijnen wanneer die voorwaarde niet geldt.
Hieronder vind je voorbeelden van invulvelden die je met deze logica kan gebruiken, gegroepeerd per type gegevens. De tabellen tonen telkens de variant {IF_...}.
Betaalmethode
Gebruik deze conditionele invulvelden als je een andere tekst wil tonen naargelang de betaalmethode van de klant. Je stelt de betaalmethode in via Relatiedossier > Accountant info > Financieel.
👉 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_relation.paymentmethod.manual}...{ENDIF_relation.paymentmethod.manual} |
De klant betaalt via manuele overschrijving. |
{IF_relation.paymentmethod.direct}...{ENDIF_relation.paymentmethod.direct} |
De klant betaalt via domiciliëring. |
Voorbeeld:
{IF_relation.paymentmethod.manual}
Gelieve het bedrag over te schrijven op rekeningnummer IBAN: {company.iban}.
Gebruik als mededeling: {invoice.paymentReference}.{ENDIF_relation.paymentmethod.manual}{IF_relation.paymentmethod.direct}
Het factuurbedrag wordt automatisch van uw rekening afgehouden via domiciliëring.{ENDIF_relation.paymentmethod.direct}
💡 Wil je de betaalmethode ook dynamisch tonen op de factuur zelf? Lees dan FAQ - Hoe stel ik per klant een betaalmethode in en toon ik die op de factuur?
BTW-periodiciteit
Gebruik deze conditionele invulvelden als je de tekst wil aanpassen aan de BTW-periodiciteit van de klant. Dat is handig als je in een e-mail wil verwijzen naar deadlines of aangiftefrequentie. Je stelt de BTW-periodiciteit in via Relatiedossier > Accountant info > BTW.
👉 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_relation.vatperiodicity.monthly}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.monthly} |
BTW-periodiciteit is "Maandelijks". |
{IF_relation.vatperiodicity.quarterly}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.quarterly} |
BTW-periodiciteit is "Per kwartaal". |
{IF_relation.vatperiodicity.yearly}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.yearly} |
BTW-periodiciteit is "Jaarlijks". |
{IF_relation.vatperiodicity.smallenterprise}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.smallenterprise} |
BTW-periodiciteit is "Vrijstelling kleine ondernemingen". |
{IF_relation.vatperiodicity.notsubjecttovat}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.notsubjecttovat} |
De klant is niet BTW-plichtig. |
{IF_relation.vatperiodicity.article44}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.article44} |
BTW-periodiciteit is "Vrijgesteld onder artikel 44". |
{IF_relation.vatperiodicity.agriculture}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.agriculture} |
BTW-periodiciteit is "Landbouw". |
{IF_relation.vatperiodicity.specialvatlawyers}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.specialvatlawyers} |
BTW-periodiciteit is "Bijzondere BTW-regeling advocaten". |
{IF_relation.vatperiodicity.unknown}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.unknown} |
BTW-periodiciteit is onbekend of niet ingesteld. |
Voorbeeld:
{IF_relation.vatperiodicity.monthly}
Als maandelijkse BTW-plichtige dien je je aangifte elke maand in voor de 20e.{ENDIF_relation.vatperiodicity.monthly}{IF_relation.vatperiodicity.quarterly}
Als kwartaalaangever dien je je BTW-aangifte in voor de 20e van de maand na het kwartaal.{ENDIF_relation.vatperiodicity.quarterly}
Type relatie
Gebruik deze conditionele invulvelden als je de aanspreking of inhoud wil aanpassen aan het type relatie: een privépersoon, een vennootschap of een eenmanszaak. Je stelt het type relatie in via Relatiedossier > Identificatie.
👉 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_relation.isPerson}...{ENDIF_relation.isPerson} |
De relatie is een privépersoon. |
{IF_relation.isEnterprise}...{ENDIF_relation.isEnterprise} |
De relatie is een onderneming: een bedrijf of een eenmanszaak, maar geen privépersoon. |
{IF_relation.iscompany}...{ENDIF_relation.iscompany} |
De relatie is een bedrijf, bijvoorbeeld een BV of NV. |
{IF_relation.issoleproprietor}...{ENDIF_relation.issoleproprietor} |
De relatie is een eenmanszaak. |
Voorbeeld (aangepaste aanspreking):
{IF_relation.iscompany}Geachte heer, mevrouw,{ENDIF_relation.iscompany}{IF_relation.issoleproprietor}Beste ondernemer,{ENDIF_relation.issoleproprietor}{IF_relation.isPerson}Beste,{ENDIF_relation.isPerson}
Peppol
Gebruik deze conditionele invulvelden als je tekst wil tonen op basis van de Peppol-status van de klant of de afleverstatus van een factuur.
👉 {IF_relation.isPeppolRequired} is beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen. {IF_invoice.peppoldeliveryfailed} is alleen beschikbaar in e-mailsjablonen die gekoppeld zijn aan het verzenden van facturen, zoals "Factuur versturen" of aanmaningen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_relation.isPeppolRequired}...{ENDIF_relation.isPeppolRequired} |
Peppol is verplicht voor deze relatie. |
{IF_invoice.peppoldeliveryfailed}...{ENDIF_invoice.peppoldeliveryfailed} |
De Peppol-verzending van de factuur is mislukt. |
Voorbeeld (geneste conditie voor Peppol-melding):
{IF_relation.isPeppolRequired}
Vanaf 01/01/2026 zijn wij verplicht om facturen elektronisch te verzenden via Peppol voor Belgische bedrijven. Uw facturen worden daarom automatisch via dit netwerk bezorgd.{IF_invoice.peppoldeliveryfailed}
De factuur werd via Peppol verzonden, maar de aflevering is niet gelukt. We bezorgen ze daarom per e-mail. Controleer uw Peppol-registratie of neem contact met ons op, zodat we toekomstige facturen correct kunnen bezorgen.{ENDIF_invoice.peppoldeliveryfailed}{ENDIF_relation.isPeppolRequired}
In dit voorbeeld verschijnt de Peppol-foutmelding alleen als Peppol verplicht is voor de klant én de verzending mislukt is. Bij andere klanten verschijnt er niets.
Factuurkenmerken
Gebruik deze conditionele invulvelden als je de tekst wil aanpassen op basis van kenmerken van de verstuurde factuur: of het een factuur of creditnota is, en of betaling onmiddellijk vereist is.
👉 Alleen beschikbaar in e-mailsjablonen die gekoppeld zijn aan het verzenden van facturen, zoals "Factuur versturen" of aanmaningen. In andere sjabloontypen worden deze condities nooit actief.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_invoice.isinvoice}...{ENDIF_invoice.isinvoice} |
Het document is een factuur, geen creditnota. |
{IF_invoice.issamedaypayment}...{ENDIF_invoice.issamedaypayment} |
De factuurdatum en vervaldatum vallen op dezelfde dag. De betaling is dus onmiddellijk vereist. |
Voorbeeld:
{IF_invoice.isinvoice}
Gelieve het bedrag te betalen voor {invoice.dueDate}.{ENDIF_invoice.isinvoice}{IF_invoice.issamedaypayment}
Deze factuur is onmiddellijk betaalbaar.{ENDIF_invoice.issamedaypayment}
Schema jaarrekening
Gebruik deze conditionele invulvelden als je in een e-mail wil verwijzen naar het schema van de jaarrekening van de klant. Je stelt het schema in via Relatiedossier > Legaal > Financieel.
👉 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_relation.financialstatementscheme.full}...{ENDIF_relation.financialstatementscheme.full} |
De relatie heeft het volledig schema. |
{IF_relation.financialstatementscheme.reduced}...{ENDIF_relation.financialstatementscheme.reduced} |
De relatie heeft het verkort schema. |
{IF_relation.financialstatementscheme.micro}...{ENDIF_relation.financialstatementscheme.micro} |
De relatie heeft het microschema. |
{IF_relation.financialstatementscheme.minimal}...{ENDIF_relation.financialstatementscheme.minimal} |
De relatie heeft het minimaal schema. |
{IF_relation.financialstatementscheme.notapplicable}...{ENDIF_relation.financialstatementscheme.notapplicable} |
Het schema is niet van toepassing voor deze relatie. |
Tekst tonen als een veld leeg of ingevuld is
Gebruik {IFNOTEMPTY_...} en {IFEMPTY_...} wanneer tekst alleen mag verschijnen op basis van de inhoud van een vrij te kiezen veld: ingevuld of leeg.
Deze condities werken met velden uit het relatiedossier, zoals een opmerking, referentie of contactpersoon. Je vindt alle beschikbare velden via de knop {Invulvelden} in de sjablooneditor.
👉 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
Voorbeeld (opmerking tonen als die ingevuld is):
{IFNOTEMPTY_relation.remark}
Opmerking: {relation.remark}{ENDIFNOTEMPTY_relation.remark}
Voorbeeld (melding tonen als een veld leeg is):
{IFEMPTY_relation.remark}
Er is nog geen opmerking toegevoegd aan uw dossier.{ENDIFEMPTY_relation.remark}
Tips voor het gebruik van conditionele invulvelden
-
Sluit elk blok correct af. Een
{IF_}mag nooit openblijven. Gebruik altijd de bijbehorende{ENDIF_}. Anders verwerkt AdminPulse het sjabloon niet correct. - Test je sjabloon. Gebruik een fictieve testklant met de juiste eigenschappen, bijvoorbeeld een klant met domiciliëring. Zet het e-mailadres van die testklant op je eigen e-mailadres en stuur een testmail naar jezelf. Zo controleer je of de juiste tekst verschijnt.
- Gebruik nesting voor gecombineerde voorwaarden. Plaats een conditioneel blok binnen een ander conditioneel blok als je meerdere voorwaarden tegelijk wil controleren.
💡 Goed om te lezen
- Algemene introductie naar e-mailsjablonen en hun beheer: E-mailsjablonen aanmaken, aanpassen en gebruiken
- Introductie naar het gebruik van invulvelden in e-mailsjablonen: E-mailsjablonen - invulvelden
- Wil je de betaalmethode ook tonen op de factuur zelf? Lees dan hoe je dat instelt via conditionele invulvelden in het factuursjabloon: FAQ - Hoe stel ik per klant een betaalmethode in en toon ik die op de factuur?