De e-mailsjablonen worden gebruikt om e-mails op te stellen. Er zitten een paar sjablonen standaard in AdminPulse. Je kan zowel de bestaande sjablonen aanpassen als nieuwe sjablonen bijmaken.

Je vindt ze onder de Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen > tab: E-mailsjablonen.

Overzicht van de e-mailsjablonen

Op de pagina E-mailsjablonen krijg je een volledig overzicht van alle sjablonen die je kan gebruiken om e-mails automatisch of manueel te versturen. Bovenaan kan je het overzicht verfijnen met drie filters:

Sjabloon naam: filtert op de naam van het sjabloon.
Sjabloon voor: toont enkel sjablonen voor een specifieke context, zoals Relatie, Taakbeheer of Aanmaning.
Taal: toont sjablonen waarvoor je een bepaalde taal hebt aangemaakt.

De tabel bestaat uit drie kolommen:

Sjabloon naam: de naam van het sjabloon.
Sjabloon voor: geeft aan in welke context het sjabloon wordt gebruikt.
Sjabloon talen: toont in welke talen het sjabloon al beschikbaar is.

Wat betekent 'Sjabloon voor'?

In de kolom 'Sjabloon voor' zie je in welke context een sjabloon wordt toegepast. Enkele voorbeelden:

Factuur versturen, Factuur voldaan of Factuur gedeeltelijk betaald: deze sjablonen kan je instellen in de Algemene instellingen, zodat AdminPulse ze automatisch gebruikt.
Aanmaning: wordt gebruikt om herinneringen te versturen. AdminPulse stuurt één e-mail per openstaande factuur.
Aanmaning – gegroepeerd: hierbij ontvangt de klant één e-mail met daarin alle openstaande facturen samen.
💡 Handig als je klanten met meerdere openstaande facturen niet wilt overladen met afzonderlijke aanmaningsmails.
Taakbeheer: sjablonen die gebruikt worden bij e-mails die je vanuit taken verstuurt, zoals:
- Attest sociale lasten doorsturen
- Bizzcontrol – management rapport versturen
- BTW document naar klant
- BTW saldo naar klant

Sjabloon talen

Als je klanten verschillende talen spreken, kan je e-mailsjablonen in meerdere talen aanmaken (Nederlands, Frans en Engels). Elke klant ontvangt dan e-mails in de taal die in zijn relatiedossier staat ingesteld.

In de kolom Sjabloon talen zie je meteen voor welke talen een sjabloon al bestaat (bijvoorbeeld nl, fr of en). 👉 Ontbreekt een sjabloon in een taal? Dan kan je die toevoegen wanneer je het sjabloon bewerkt.

Mogelijke acties op e-mailsjablonen

In de kolom 'Acties' kan je verschillende handelingen uitvoeren op een sjabloon: bewerken, kopiëren of verwijderen. In dit hoofdstuk lees je wat elke optie doet en hoe je ermee werkt.

E-mailsjablonen bewerken

Klik op het potlood-icoon in de kolom 'Acties' om een sjabloon te openen en aan te passen.

Na het klikken op het potlood-icoon opent de editor. Hier kan je:

de naam van het sjabloon wijzigen (per taal),
de context instellen via Sjabloon voor,
documentlabels koppelen,
documenttypes automatisch laten toevoegen als bijlage,
de e-mailopties instellen als je het vinkje ‘Gebruik e-mailopties uit de algemene instellingen’ uitzet,
het onderwerp en de inhoud per taal aanpassen,
bijlagen toevoegen,
invulvelden invoegen.

De editor werkt zoals een klassieke tekstverwerker. Pas de tekst aan en klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

👉 Wanneer je een sjabloon in meerdere talen gebruikt, beheer je telkens onderwerp en inhoud per taal. Via de taalkeuzelijst voeg je eenvoudig extra talen toe.

HTML-modus gebruiken

Ken je wat HTML? Dan kan je de broncode rechtstreeks aanpassen via de knop 'Broncode'.

Invulvelden gebruiken in je e-mailsjablonen

Met invulvelden voeg je dynamische informatie toe aan je e-mailsjabloon. AdminPulse vult deze velden automatisch in met informatie uit AdminPulse, zoals relatiegegevens, gegevens van je eigen kantoor, BTW-informatie, taakgegevens enzovoort. Zo maak je je mails persoonlijker en efficiënter.

In de editor kan je invulvelden op twee manieren toevoegen:

+ Invulvelden toevoegen: voeg één invulveld toe op de plaats waar je cursor staat. Je zoekt het gewenste invulveld op naam en AdminPulse plaatst het invulveld inclusief de accolades { } automatisch in je sjabloon.
+ Groep invulvelden toevoegen: voeg meerdere invulvelden uit eenzelfde groep toe. Je kiest zelf of AdminPulse ze invoegt als herhalende groep, als tabel of als losse invulvelden.

💡 Zet je cursor eerst op de plaats waar je het invulveld wilt invoegen. Het gekozen invulveld of de gekozen groep wordt daar toegevoegd.

Voorbeelden van gewone invulvelden:

{relationOrContact.firstName} voor de voornaam van de klant,
{company.phone} voor het telefoonnummer van je kantoor,
{task.deadline} voor de deadline van een taak.

⏭️ Meer uitleg over alle beschikbare invulvelden, groepen, tabellen en IF-logica vind je in deze artikels:

Documenten koppelen aan e-mailsjablonen

👉 Deze optie is alleen beschikbaar voor e-mailsjablonen voor Taakbeheer.

In sommige workflows, zoals het bulk verzenden van taakmails, is het handig dat documenten automatisch worden meegestuurd. Dit kan door documenttypes te koppelen aan een e-mailsjabloon.

Om documenten automatisch te laten meesturen, moet je het juiste documenttype selecteren bij 'Documenten van dit type automatisch toevoegen aan bijlage'. Dit is de lijst waarin je één of meerdere types kiest die relevant zijn voor het sjabloon, zoals zichtbaar in de screenshot hieronder.

Alleen documenten waarvan het documenttype overeenkomt met een type dat je hier selecteert, worden automatisch toegevoegd als bijlage bij de e-mail.

👉 Een vaste bijlage die altijd naar elke klant wordt meegestuurd (zoals algemene voorwaarden), kan je pas toevoegen nadat je het sjabloon één keer hebt opgeslagen.

Taskflow-actieknoppen invoegen in je e-mailsjabloon

👉 Deze optie is alleen beschikbaar voor e-mailsjablonen voor Taakbeheer.

In een Taakbeheer-e-mailsjabloon kan je via Knop taskflow actie toevoegen een klikbare knop toevoegen aan je e-mail. Wanneer de ontvanger op die knop klikt, voert AdminPulse automatisch een vooraf ingestelde taskflow-actie uit.
Zo kan bijvoorbeeld rechtstreeks een taak afgevinkt of een status gewijzigd worden.

Zo voeg je een taskflow-actieknop toe:

Zet je cursor op de plaats in de e-mail waar je de knop wilt invoegen.
Klik op Knop taskflow actie toevoegen.
Kies de gewenste taskflow uit de lijst van geconfigureerde taskflow-acties.
Vul de knop tekst in. Dit is de tekst die de ontvanger op de knop ziet.
Kies een knop kleur: groen, blauw, grijs of rood.
Klik op Opslaan. AdminPulse voegt de knop in op de plaats waar je cursor staat.

Wanneer de e-mail wordt verstuurd, maakt AdminPulse een unieke link per ontvanger. Als de ontvanger op de knop klikt, wordt de taskflow-actie uitgevoerd voor die specifieke relatie en taak.

👉 Voorwaarde: de taskflow-acties moeten vooraf ingesteld zijn via Instellingen > Taskflow instellingen > tab: Actie taskflows.

💡 Meer informatie: Hoe gebruik je een actie taskflow?

E-mailopties per e-mailsjabloon instellen

Bovenaan het sjabloon zie je de optie 'Gebruik e-mailopties uit de algemene instellingen'.

Staat deze optie aangevinkt? Dan gebruikt AdminPulse automatisch de instellingen uit de Algemene instellingen en hoef je in het sjabloon zelf niets meer te wijzigen.

Haal je het vinkje weg? Dan verschijnt er een extra blok waarin je de e-mailinstellingen specifiek voor dit sjabloon kan instellen.

Je kan dan per sjabloon kiezen:

E-mail afzender naam: de naam die de ontvanger ziet als afzender.
E-mail afzender: het e-mailadres waarvan de mail verzonden wordt. Standaard is dit inbox@adminpulse.be. Wil je je eigen domein gebruiken (bijvoorbeeld kantoor@jouwbedrijf.be)? Dat kan zodra je domein geverifieerd en geactiveerd is. Meer info vind je in het artikel E-mailadres van het kantoor gebruiken als afzender.
E-mail antwoorden aan: het e-mailadres waar antwoorden naartoe gestuurd worden.
E-mail CC: een adres dat automatisch in CC wordt geplaatst (zichtbaar voor ontvangers).
E-mail BCC: een adres dat automatisch in BCC wordt geplaatst (onzichtbaar voor ontvangers).
E-mail naar: het standaardadres waar de e-mail naartoe wordt gestuurd in specifieke scenario’s.
💡 Bijvoorbeeld: wanneer een taak wordt afgerond, kan een e-mail naar de vennoot worden verstuurd om hem of haar op de hoogte te brengen.

In de keuzelijsten kan je verschillende bronnen kiezen, zoals Algemene instelling, Medewerker, Medewerker (vervanger), Medewerker facturatie, Medewerker senior, Medewerker vennoot, Medewerker verantwoordelijke, Naam van het eigen bedrijf, Verzender en Vrij e-mailadres of Vrije tekst.

👉 Zo kan je per sjabloon exact bepalen wie als afzender getoond wordt en welke adressen worden gebruikt voor antwoorden, CC en BCC.

Een e-mailsjabloon kopiëren

Je kan een bestaand sjabloon snel dupliceren via het kopie-icoon in de kolom 'Acties'.

De kopie wordt onmiddellijk aangemaakt. Daarna kan je het nieuwe sjabloon openen en verder aanpassen.

Een nieuw e-mailsjabloon toevoegen

Klik op +Toevoegen om een volledig nieuw sjabloon te maken.

Je kan meteen:

de naam van het sjabloon invullen,
een context kiezen via Sjabloon voor,
het bericht per taal opbouwen,
bijlagen en documenttypes koppelen,
invulvelden gebruiken.

E-mailsjablonen gebruiken in AdminPulse

Je bepaalt in de Algemene instellingen welke e-mailsjablonen AdminPulse standaard gebruikt voor facturatie en betalingsopvolging.

In de sectie Facturatie-e-mail kies je bij E-mailsjabloon: factuur verzenden welk sjabloon AdminPulse gebruikt om facturen te versturen.

In de sectie Betalingsopvolging kies je een sjabloon dat wordt gebruikt wanneer een factuur volledig of gedeeltelijk is betaald.

💡 Goed om te lezen

Wil je meer weten over hoe AdminPulse met e-mails omgaat, of hoe je de afzender-instellingen van je kantoor configureert? Deze artikelen helpen je verder:

Hoe pas je je e-mailverzendinstellingen aan? – Uitleg over alle algemene verzendinstellingen.
E-mailadres van het kantoor gebruiken als afzender – Hoe je je eigen e-maildomein verifieert en activeert, zodat je vanuit het adres van je kantoor kan mailen.
Invulvelden gebruiken in e-mailsjablonen – Hoe je gewone invulvelden, groepen en tabellen gebruikt in je e-mailsjablonen.
E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden – Uitleg over hoe je tekst alleen toont wanneer aan een bepaalde voorwaarde is voldaan.
Hoe gebruik je een actie taskflow? – Uitleg over hoe je actie taskflows instelt en gebruikt om acties automatisch te laten uitvoeren via een knop in een e-mail.

Gerelateerd aan