Met het rapport Controlelijst facturatie (Rapporten > Controlelijst facturatie) controleer je vóór je factureert welke bedragen klaarstaan en welke relaties extra aandacht vragen, bijvoorbeeld door afwijkingen of een ontbrekend facturatieschema.

In dit artikel lees je:

waarvoor je de controlelijst gebruikt;
welke filters beschikbaar zijn;
wat de belangrijkste kolommen betekenen;
welke Excel-exports je kan maken.

💡 Het rapport toont één lijn per relatie. Wordt een relatie apart gefactureerd voor verschillende opdrachten? Dan verschijnt er één lijn per opdracht.

Waarvoor gebruik je het rapport Controlelijst facturatie?

De Controlelijst facturatie helpt je om je facturatieronde voor te bereiden en mogelijke afwijkingen sneller te vinden.

Je facturatieronde voorbereiden: de kolom Te factureren toont per relatie hoeveel je vandaag kan factureren. Dat bedrag houdt rekening met klaarstaande factuurvoorstellen, te factureren registraties en het eerstvolgende geplande forfait of voorschot.
Forfaits evalueren: ligt het Potentieel structureel hoger dan het forfaitbedrag? Dan is het forfait mogelijk te laag. De maandkolommen helpen je om de evolutie van de facturatie te bekijken.
Rendabiliteit opvolgen: met Gemiddeld bedrag per uur (gefactureerd) zie je wat een relatie effectief opbrengt per gefactureerd uur. Samen met Afgeboekt bedrag helpt dit om relaties te vinden waar veel tijd verloren gaat of waar je vaak bedragen afboekt.
Relaties zonder actief facturatieschema controleren: via de filter op facturatieschema’s vind je relaties zonder actief schema waarvoor toch facturabel werk openstaat. Zo voorkom je dat werk niet op een factuur terechtkomt.

Periode en filters instellen bij de controlelijst facturatie

Periode kiezen

Bovenaan het scherm kies je een periode via Factuurdatum vanaf en Factuurdatum tot. Je kan ook één van de snelkeuzes gebruiken: de laatste 12 maanden, het huidige jaar of het vorige jaar.

💡 De gekozen periode bepaalt alleen de gefactureerde en afgeboekte bedragen en uren, inclusief de maandkolommen. De kolommen over factuurvoorstellen, open registraties en geplande facturen tonen altijd de huidige stand van zaken, ongeacht de gekozen periode.

Basisfilters gebruiken

In het scherm kan je meteen filteren op:

Zoek relatie: toon alleen de gegevens van één specifieke relatie.
Facturatieschema's: filter op één of meerdere facturatieschema’s, op type schema zoals regie, forfait of voorschot/afrekening, op relaties zonder facturatieschema of op relaties met een inactief schema.

Extra filters toevoegen via Meer filters

Via de knop Meer filters voeg je extra filters toe. Gebruik het zoekveld Zoek filters om snel een specifieke filter terug te vinden.

Je kan filtercombinaties ook bewaren, zodat je ze later opnieuw kan gebruiken.

Je kan deze extra filters toevoegen:

Eigen bedrijf: toon alleen relaties van een specifiek eigen bedrijf. Deze filter is alleen beschikbaar wanneer er meerdere eigen bedrijven zijn.
Labels (met) en Labels (zonder): filter op relaties die een specifiek label wel of niet hebben.
Medewerkerprofielen: filter op medewerkerprofielen zoals Medewerker, Medewerker (vervanger), Medewerker facturatie, Medewerker senior, Medewerker vennoot of Medewerker verantwoordelijke. Een profiel dat specifiek in de instellingen van een opdracht is ingevuld, krijgt voorrang op de instelling op relatieniveau.
Opdrachtsjabloon: filter op relaties of opdrachten op basis van het gebruikte opdrachtsjabloon. Deze filter is alleen beschikbaar als je opdrachten gebruikt.
Relatiegroepen: toon alleen relaties uit een specifieke relatiegroep of zonder relatiegroep.
Relatietype: filter op een specifiek relatietype: bedrijf, eenmanszaak of persoon.
Sector: toon alleen relaties binnen een specifieke sector. Dit is handig wanneer je snel inzichten per sector wil krijgen.
Teams: toon alleen relaties die gelinkt zijn aan specifieke teams of zonder teams.

Het overzicht van de controlelijst facturatie lezen

In het overzicht zie je per relatie of opdracht de belangrijkste bedragen, uren en planningsinformatie voor je facturatiecontrole.

Via de knop Kolommen aanpassen kies je welke kolommen zichtbaar zijn. AdminPulse bewaart deze keuze per gebruiker.

Onder de hoofding staat een totalenrij voor alle bedrag- en urenkolommen.

Relatie, opdracht en planning

Relatie: de naam van de relatie.
Opdracht: de naam van de opdracht, als je opdrachten gebruikt.
Facturatieschema: het facturatieschema van de relatie of opdracht. Staat hier Geen? Dan is er geen facturatieschema. Wordt het schema in het rood getoond? Dan is de facturatie stopgezet (de einddatum ligt in het verleden).
Laatste factuurdatum: de datum van de laatste factuur voor deze relatie of opdracht.
Volgende planningsdatum: de datum waarop het volgende factuurvoorstel gepland is.

Bedragen controleren

Bedrag volgende periode: het vaste bedrag van de eerstvolgende geplande schemalijn. Bij regielijnen zonder vast bedrag blijft deze kolom leeg.
Forfait / Voorschot: het forfait- of voorschotbedrag op het openstaande factuurvoorstel. Is er geen factuurvoorstel? Dan toont AdminPulse het bedrag van de eerstvolgende geplande schemalijn. Bevat het voorstel geen forfait of voorschot, dan staat hier € 0,00.
Bedrag factuurvoorstellen: het bedrag, exclusief btw, dat momenteel klaarstaat om te factureren binnen de factuurvoorstellen.
Potentieel: de oorspronkelijke waarde van alle registraties die nog niet gefactureerd zijn. Het gaat om open registraties en registraties in factuurvoorstellen, zonder rekening te houden met manuele aanpassingen zoals meer-/minwerk, of met binnen/buiten forfait. Een potentieel dat veel hoger ligt dan het forfaitbedrag verdient mogelijk extra aandacht vóór je factureert.
Te factureren: het totale bedrag dat vandaag nog gefactureerd kan worden. AdminPulse telt hiervoor het bedrag van de factuurvoorstellen, de open registraties en het eerstvolgende geplande forfait of voorschot, als dat nog niet in een factuurvoorstel zit. Bij een forfaitschema tellen alleen de registraties buiten forfait mee.
Niet-afgerekende voorschotten worden in mindering gebracht wanneer er geen factuurvoorstel en geen gepland bedrag is.
Gemiddeld bedrag per uur: het bedrag Te factureren gedeeld door Geregistreerde uren (te factureren). Zo zie je, op basis van het bedrag dat je zal factureren en het aantal geregistreerde uren, het gemiddelde bedrag per uur.
Gefactureerd bedrag: het totale bedrag, exclusief btw, dat binnen de geselecteerde periode werd gefactureerd voor deze relatie of opdracht. Interne doorfacturatie telt niet mee.
Afgeboekt bedrag: het bedrag van facturen die binnen de geselecteerde periode intern werden afgeboekt.
Gemiddeld bedrag per uur (gefactureerd): het Gefactureerd bedrag gedeeld door de Gefactureerde uren. Zo zie je, op basis van het totaal gefactureerde bedrag en de gefactureerde uren, hoeveel er gemiddeld per uur werd gefactureerd.

Uren en maandkolommen opvolgen

Totale uren: de som van Geregistreerde uren (te factureren) en Gefactureerde uren.
Geregistreerde uren (te factureren): het aantal uren dat nog niet gefactureerd werd. Dit zijn open registraties en registraties op factuurvoorstellen. Deze kolom houdt geen rekening met de geselecteerde periode.
Gefactureerde uren: het totaal aantal uren dat gefactureerd werd voor deze relatie of opdracht, waarvan de factuurdatum binnen de gekozen periode valt.
Maanden: één kolom per maand binnen de geselecteerde periode, met het gefactureerde bedrag van die maand. Deze informatie helpt je om forfaitaanpassingen te onderbouwen of afwijkingen te detecteren, bijvoorbeeld wanneer er veel tijd werd besteed aan een relatie.

💡 Bedragen van definitieve facturen, zoals gefactureerde en afgeboekte bedragen, zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met leesrechten op facturen.

Exporteren naar Excel

Via de knop Exporteren naar Excel kan je de controlelijst exporteren. AdminPulse maakt het bestand op de achtergrond aan. Zodra het bestand klaar is, start de download automatisch.

Je kiest tussen twee aparte exports: de overzicht en details.

Overzicht exporteren

De overzicht-export bevat een algemeen overzicht dat lijkt op het overzicht in AdminPulse. De export bevat ook extra kolommen, zoals klantnummer, btw-nummer, ondernemingsnummer, eigen bedrijf, medewerkerprofielen en niet-afgerekende voorschotten.

Details exporteren

De detail-export toont per relatie of opdracht de factuurhistoriek en een detail van de registraties.

Gerelateerd aan