In dit artikel lees je hoe je prijstabellen en prijsprofielen gebruikt om met verschillende tarieven te werken in AdminPulse.
Je leest ook hoe je een prijstabel koppelt aan een relatie, hoe je een standaard prijstabel instelt voor nieuwe relaties en hoe je prijzen kan indexeren en aanpassen.
Belangrijk om te weten
Met prijstabellen kan je de prijs van registraties op twee manieren laten variëren:
- Om voor verschillende klanten verschillende prijzen te hanteren, koppel je verschillende prijstabellen in hun relatiedossier.
- Om voor verschillende medewerkers verschillende prijzen te hanteren, maak je verschillende prijsprofielen aan. Per prijsprofiel vul je dan andere prijzen in.
Werk je niet met verschillende prijzen? Dan volstaat één prijstabel (Standaard) met één kolom.
💡 Als je voor de ene relatie met verschillende prijzen per medewerker wilt werken en voor de andere met vaste tarieven, maak je voor die ene relatie een prijstabel met verschillende prijzen in de verschillende kolommen. Voor de andere relatie geef je in alle kolommen dezelfde prijs in.
Prijstabellen
Je vindt de prijstabellen onder Registratie > Prijstabellen.
De standaard prijstabel
In de beginsituatie is er één prijstabel, namelijk de standaard prijstabel. Die tabel bevat de standaardprijzen en heeft één kolom. Omdat deze tabel de basis vormt voor je prijzen, kan je de standaard prijstabel niet verwijderen.
Om een prijs aan te passen, klik je op het bedrag, pas je het aan en klik je buiten het bedrag om op te slaan.
👉 Je kan een prijstabel niet verwijderen zolang die ingesteld staat als standaard prijstabel voor een eigen bedrijf.
Een prijstabel toevoegen
Om voor een of meerdere klanten een andere prijs te hanteren, kan je een prijstabel toevoegen. Zodra de tabel is aangemaakt, kan je de prijzen voor die tabel aanpassen.
- Klik op Nieuwe prijstabel maken.
- Geef de prijstabel een naam.
- Klik op OK. De nieuwe prijstabel verschijnt onmiddellijk in de lijst van prijstabellen.
💡 Bij het aanmaken van een nieuwe tabel worden de prijzen overgenomen uit de prijstabel die op dat moment geselecteerd is in de lijst.
De standaard prijstabel per eigen bedrijf instellen
Werk je met meerdere eigen bedrijven en meerdere prijstabellen? Dan stel je per eigen bedrijf de standaard prijstabel voor nieuwe relaties in via Instellingen > Algemene instellingen > Eigen bedrijf > Facturatie-instellingen.
Bij Standaard prijstabel voor nieuwe klanten stel je in welke prijstabel standaard wordt ingevuld bij nieuwe relaties.
👉 Deze instelling vult de prijstabel alleen automatisch in bij nieuwe relaties. Bestaande relaties worden hierdoor niet gewijzigd.
Een specifieke prijstabel toekennen aan een relatie
Standaard volgt een nieuwe relatie de standaard prijstabel van het eigen bedrijf. Om voor een relatie andere prijzen toe te passen, koppel je de juiste prijstabel in het relatiedossier.
- Open het relatiedossier.
- Ga naar de sectie Facturatie, onder Factuurgegevens en Instellingen.
- Klap bij Prijstabel de lijst open en kies de gewenste prijstabel.
Vanaf nu worden de prijzen uit die tabel toegepast voor deze relatie.
💡 Op opdrachtniveau: een opdracht gebruikt standaard de prijstabel die op de relatie ingesteld staat, tenzij er op de opdracht zelf een andere prijstabel is ingesteld.
Een prijstabel toekennen aan meerdere relaties tegelijk
Je kan ook prijstabellen toepassen op meerdere relaties tegelijk via een globale actie in het scherm Facturatieplanningen.
- Ga naar Relatiedossiers > Facturatieplanningen.
- Selecteer de gewenste relaties.
- Open Globale acties en kies Prijstabel aanpassen.
- Kies of je de prijstabel van de geselecteerde relaties of van de opdrachten wilt aanpassen en selecteer de gewenste prijstabel.
- Klik op OK. De actie wordt op de achtergrond uitgevoerd.
💡 Je kan de prijstabel van de geselecteerde opdrachten ook leegmaken. De opdrachten gebruiken dan opnieuw de prijstabel die op relatieniveau ingesteld staat, in plaats van de uitzondering die op opdrachtniveau ingesteld was.
Prijstabel indexeren of aanpassen
Prijzen voor tijd, product/kost of afstand indexeren
Je kan in de prijstabel de bedragen van het type Tijd, Product/kost of Afstand eenvoudig indexeren of op een andere manier aanpassen met de knop Bedrag aanpassen.
- Ga naar Registratie > Prijstabellen
- Selecteer aan de linkerkant de prijstabel die je wilt aanpassen.
- Daarna kan je de prijslijstitems selecteren. Je kan ze ook bovenaan allemaal selecteren.
- Klik op Bedrag aanpassen.
- Je kan vervolgens kiezen of de aanpassing van toepassing is op alle prijstabellen of enkel op een bepaalde prijstabel. Je kan ook kiezen of de aanpassing van toepassing is op alle prijsprofielen of enkel op een bepaald profiel.
Bij het veld Methode kan je kiezen tussen:- Percentage: past de prijs aan met een percentage. Gebruik een positief percentage om de prijs te verhogen en een negatief percentage om de prijs te verlagen. Kies vervolgens een afrondmethode.
- Nieuw bedrag: vervangt de prijs door een nieuw bedrag.
- Bedrag bijtellen: telt een vast bedrag bij de bestaande prijs. Gebruik een positief bedrag om de prijs te verhogen en een negatief bedrag om de prijs te verlagen.
- Verifieer aan de hand van het getoonde voorbeeld dat de aanpassing naar wens is.
- Klik op OK om te bevestigen.
👉 Belangrijk:
- Pas je tarieven vóór je factureert.
- Bestaan er al registraties die aan de nieuwe prijs gefactureerd moeten worden? Dan moet je die registraties herberekenen. Alleen je tarieven aanpassen is niet voldoende.
Doe je dit niet, dan worden registraties gefactureerd aan oude tarieven en is rechtzetten achteraf vaak omslachtiger.
Prijzen manueel aanpassen
Je kan de prijzen ook in de prijstabel zelf aanpassen. Klik op de prijs die je wilt aanpassen. Het veld wordt dan bewerkbaar:
Tarieven / prijzen herberekenen vanaf een bepaalde periode
Als aangepaste prijzen moeten gelden vanaf een datum in het verleden, kan je dit doen met de knop Prijs registraties herberekenen.
- Ga naar Registratie > Prijstabellen
- Klik op Prijs registraties herberekenen.
- Selecteer een datum vanaf wanneer er herberekend moet worden.
- Kies de prijstabel, het prijsprofiel en het prijslijstitem.
- Selecteer desgewenst een specifieke gebruiker of laat dit leeg om het voor alle gebruikers toe te passen.
- Selecteer desgewenst een specifieke relatie of laat dit leeg om het voor alle relaties toe te passen.
- Beperk de herberekening tot een eigen bedrijf, als je met meerdere eigen bedrijven werkt.
- Kies ook of manueel gewijzigde prijzen wel of niet overschreven moeten worden.
- Bevestig met OK.
Onderaan zie je hoeveel registraties op basis van de gekozen criteria zullen worden aangepast.
👉 Opgelet: enkel registraties die niet aan een factuurvoorstel of factuur hangen, worden herberekend.
Prijsprofielen
Als je verschillende prijzen voor verschillende medewerkers wilt toepassen, kan je prijsprofielen toevoegen. Dat doe je onder Instellingen > Prijsprofielen.
In de startsituatie bestaat er één prijsprofiel (Standaard). Dit profiel is aan alle medewerkers toegekend.
💡 Werk je met meerdere prijsprofielen? Dan herken je het standaard prijsprofiel aan het gele sterretje naast de naam. Dit profiel wordt gebruikt wanneer er voor een medewerker geen ander prijsprofiel is ingesteld.
Klik op + Toevoegen om een profiel toe te voegen. Je moet er enkel een naam voor opgeven:
Zodra een profiel is toegevoegd, verschijnt er in elke prijstabel een bijkomende kolom:
Bij het toevoegen van die kolom worden de prijzen uit het standaard prijsprofiel overgenomen. Om voor het nieuwe profiel een andere prijs te gebruiken, moet je de prijzen in die kolom nog aanpassen.
Om voor een medewerker de tarieven toe te passen die bij dit nieuwe profiel horen, moet je dat profiel nog toekennen aan die medewerker. Dat doe je onder Medewerkers.
🎥 Snel weg met prijstabellen en prijslijsten
In deze twee video’s zie je hoe je flexibel kan werken met prijstabellen en prijslijsten om je prijszetting eenvoudig toe te passen in AdminPulse: