Overzicht: medewerkers beheren en rollen toewijzen

Onder Instellingen > Medewerkers vind je een overzicht van alle medewerkers in je organisatie die toegang hebben tot AdminPulse.

Bovenaan het scherm zie je hoeveel licenties beschikbaar zijn en hoeveel daarvan al zijn toegewezen. Daaronder staat een overzicht van je medewerkers, met een aantal nuttige gegevens zoals hun prijsprofiel, rol en licentiestatus.

Onderaan deze pagina vind je ook een korte video met uitleg: 🎥 Snel weg met gebruikersbeheer

Het Medewerkers-scherm

Het Medewerkers-scherm (Instellingen > Medewerkers) is de centrale plek om medewerkers in je organisatie te bekijken en te beheren.

👉 Gebruikers met de standaardrollen Beheerder en Volledig gebruiker hebben toegang tot dit scherm.

Statistieken bovenaan het Medewerkers-scherm

Bovenaan het Medewerkers-scherm zie je meteen hoeveel licenties je nog vrij hebt. Nieuwe gebruikers verbruiken een licentie.

• Medewerkers: het totale aantal medewerkers in de huidige gefilterde lijst.
• Totaal standaardlicenties: het aantal standaardlicenties in je omgeving.
• Toegewezen: het aantal licenties dat al aan medewerkers is toegekend.
• Beschikbaar: het aantal licenties dat je nog kan toewijzen.
• Als je ook tijdelijke licenties gebruikt, zie je hiervoor aparte totalen, toegewezen licenties en beschikbare licenties.

Je ziet bovenaan het scherm ook twee actieknoppen om gebruikers aan je organisatie toe te voegen:

• + Tijdelijke medewerker toevoegen: voor medewerkers die tijdelijk toegang nodig hebben, zoals stagiairs of freelancers.
• + Medewerker toevoegen: voor nieuwe vaste medewerkers.

Filters in het Medewerkers-scherm

Met de filters bovenaan het Medewerkers-scherm bepaal je welke medewerkers in de lijst onderaan worden getoond.

• Medewerker kiezen: zoek op naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer of gsm-nummer van de medewerker.
• Medewerker type: filter op type medewerker, zoals Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair, Student (of «geen type»)
• Alle bedrijven: filter op een specifiek eigen bedrijf.
• Labels (met): filter op een of meerdere medewerkerlabels.
• Enkel actieve medewerkers: bepaal welke medewerkers je ziet.
  • Enkel actieve medewerkers: medewerkers zonder einddatum of met een einddatum in de toekomst.
  • Enkel niet-actieve medewerkers: medewerkers met een einddatum in het verleden.
  • Alle medewerkers: zowel actieve als niet-actieve medewerkers.

💡 Als je kiest voor 'niet-actieve' of 'alle medewerkers', zie je extra informatie in de tabel onderaan, zoals de kolom Zichtbaar in de applicatie en de schuifknop Toon verborgen in de applicatie.

• Alle rollen: filter op gebruikersrol.
• Schuifknop Toon verborgen in de applicatie: toon ook medewerkers die verborgen zijn in de applicatie. Deze optie is vooral relevant wanneer je niet-actieve of alle medewerkers bekijkt.

Wil je terug naar een neutrale start? Klik dan op de knop Filters terugzetten.

Overzicht van de medewerkers

Onder de filters zie je een lijst van medewerkers die voldoet aan de gekozen filterinstellingen. Elke rij bevat enkele essentiële gegevens van één medewerker, verdeeld over verschillende kolommen.

In dit overzicht zie je onder andere de volgende kolommen:

• Naam: toont de voornaam en familienaam van de medewerker. Je kan op de naam klikken om de medewerkerfiche te openen.
• Telefoon: toont het telefoonnummer van de medewerker.
• E-mail: toont het e-mailadres waarmee de medewerker inlogt.
• Geboortedatum: toont de geboortedatum van de medewerker. 
• Prijsprofiel: toont welk prijsprofiel aan de medewerker is gekoppeld. Dit veld is in de rij bewerkbaar.
• Eigen bedrijf: toont tot welk eigen bedrijf de medewerker behoort.
• Teams: toont van welke teams de medewerker deel uitmaakt en welke relaties voor die medewerker zichtbaar zijn.
• Rol: toont de gebruikersrol van de medewerker. Die rol bepaalt welke rechten de medewerker heeft in AdminPulse.
• Medewerker type: toont het type medewerker, Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair of Student.
• Personeelsnummer: toont het interne referentienummer van de medewerker.
• Interne kost (per uur): wat een medewerker je kantoor per uur kost; gebruikt in het Klantrentabiliteit-rapport.
• Interne facturatie kost (per uur): het interne tarief dat een ander Eigen bedrijf betaalt wanneer jouw medewerker voor een klant van dat Eigen bedrijf werkt.
• Startdatum en Einddatum: tonen wanneer de medewerker in AdminPulse werd toegevoegd en eventueel gedeactiveerd. De einddatum bepaalt mee of een medewerker als actief of niet-actief wordt beschouwd in de filters.
• Datum indiensttreding en Datum uitdiensttreding: tonen de periode van tewerkstelling. Deze datums staan los van de start- en einddatum in AdminPulse zelf.
• Licentie: toont of een medewerker een standaard- of tijdelijke licentie heeft. Een medewerker heeft een toegewezen licentie nodig om te kunnen inloggen.
• Bevestigd: toont of de gebruiker zijn account al bevestigd heeft.
• 2FA: toont of twee-factorauthenticatie ingeschakeld is.
• Reset: hiermee stuur je een resetmail voor het wachtwoord, op voorwaarde dat je geen SSO gebruikt.
• Zichtbaar in de applicatie: toont of een medewerker nog zichtbaar is in lijsten en keuzeschermen binnen AdminPulse. Deze kolom zie je alleen bij de keuze «inactieve» of «alle» medewerkers.
• Verwijderen: hiermee maak je een medewerker inactief of herstel je een eerder gedeactiveerde medewerker.

Knoppen boven de medewerkerslijst

• Kolommen aanpassen: kies zelf welke kolommen al dan niet zichtbaar zijn in het overzicht.
• Exporteren: exporteer gegevens uit het overzicht.
  • Exporteer medewerkers naar Excel.
  • Exporteer correcties van overuren naar Excel, met keuze van periode.

Globale acties in het medewerkersoverzicht

Via Globale acties pas je in één keer bepaalde instellingen aan voor meerdere geselecteerde medewerkers. Dat is handig wanneer je dezelfde wijziging voor verschillende medewerkers tegelijk wilt doorvoeren.

Filter het overzicht eerst indien nodig en selecteer daarna de medewerkers die je wilt aanpassen. Klik vervolgens boven de lijst op Globale acties en kies de gewenste actie.

Gebruik je het selectievakje in de kolomkop, dan selecteer of deselecteer je in één keer alle zichtbare medewerkers in de lijst.

Globale actie: Interne kost aanpassen

Gebruik deze globale actie om de interne kost voor meerdere geselecteerde medewerkers tegelijk aan te passen.

1. Selecteer de medewerkers die je wilt aanpassen.
2. Klik op Globale acties en kies Interne kost aanpassen.
3. Kies of je de kost wilt aanpassen met een percentage of een bedrag (nieuw bedrag of bedrag bijtellen).
4. Vul de waarde in en stel indien nodig de afrondmethode en het aantal decimalen in.
5. Wil je ook bestaande registraties laten herberekenen met de nieuwe prijs, vink dan die optie aan en kies het gewenste datumbereik.
6. Controleer het voorbeeld en klik op OK om te bevestigen.

Globale actie: Interne facturatie kost aanpassen

Gebruik deze globale actie om de interne facturatie kost voor meerdere geselecteerde medewerkers tegelijk aan te passen.

1. Selecteer de medewerkers die je wilt aanpassen.
2. Klik op Globale acties en kies Interne facturatie kost aanpassen.
3. Kies of je de kost wilt aanpassen met een percentage of een bedrag (nieuw bedrag of bedrag bijtellen).
4. Vul de waarde in en stel indien nodig de afrondmethode en het aantal decimalen in.
5. Controleer het voorbeeld en klik op OK om te bevestigen.

👉 Deze globale actie is alleen zichtbaar als de functionaliteit voor interne facturatie in jouw omgeving beschikbaar is.

Globale actie: Prijsprofiel aanpassen

Gebruik deze globale actie om voor meerdere geselecteerde medewerkers tegelijk een ander prijsprofiel in te stellen.

1. Selecteer de medewerkers die je wilt aanpassen.
2. Klik op Globale acties en kies Prijsprofiel aanpassen.
3. Selecteer het prijsprofiel dat je wilt toewijzen.
4. Klik op OK om de wijziging op te slaan.

Globale actie: Labels toevoegen / verwijderen

Gebruik deze globale actie om in één keer labels toe te voegen aan of te verwijderen van meerdere geselecteerde medewerkers.

1. Selecteer de medewerkers die je wilt aanpassen.
2. Klik op Globale acties en kies Labels toevoegen / verwijderen.
3. Kies eerst de actie: Labels toevoegen of Labels verwijderen.
4. Selecteer daarna de labels die je wilt toevoegen of verwijderen.
5. Klik op OK om de wijziging op te slaan.

Een medewerker toevoegen

Heb je nog een beschikbare licentie? Dan kan je een nieuwe medewerker toevoegen via + Medewerker toevoegen bovenaan het Medewerkers-scherm (Instellingen > Medewerkers).
Vul de gegevens van de medewerker in en bevestig daarna met Toevoegen.

Het e-mailadres dat je invult, wordt ook de gebruikersnaam waarmee de medewerker inlogt in AdminPulse. Na het toevoegen ontvangt die medewerker automatisch een e-mail met een link om een wachtwoord in te stellen.

💡 Voeg je een medewerker toe, dan wordt meteen een licentie toegewezen. Controleer dus vooraf of je nog voldoende licenties beschikbaar hebt.

Gegevens van een medewerker bekijken en aanpassen

Wil je een medewerkersfiche bekijken of aanpassen? Open die dan door in het Medewerkers-scherm op de naam van de medewerker te klikken.

Op de medewerkersfiche vind je alle gegevens van de medewerker terug. Je kan er onder andere de persoonlijke gegevens, rol, teams, het prijsprofiel en andere instellingen aanpassen.

💡 Meer informatie over de medewerkersfiche en de beschikbare velden vind je in dit artikel: Overzicht: gegevens en instellingen op de medewerkersfiche

Een medewerker verwijderen

Verlaat een medewerker het bedrijf? Dan kan je die medewerker deactiveren in AdminPulse.

Wanneer je een medewerker verwijdert:

• blijven bestaande registraties behouden en zichtbaar in het registratiescherm;
• komt de toegewezen licentie opnieuw vrij, zodat je die voor een andere medewerker kan gebruiken. Je kan er ook voor kiezen om het aantal licenties te verminderen in het licentiebeheerscherm (Instellingen > Licentiebeheer);
• kan je de medewerker later opnieuw actief maken als dat nodig is.

Hoe verwijder je een medewerker?

Je kan een medewerker op twee manieren verwijderen:

• in het medewerkersoverzicht via het vuilbak-icoon achteraan de rij van de medewerker;
• of via de medewerkersfiche, door onderaan op Medewerker verwijderen te klikken.

Zodra je de medewerker verwijdert, vult AdminPulse automatisch een einddatum in.

Een verwijderde medewerker zichtbaar of verborgen maken

Bij het verwijderen van een medewerker kies je ook of die medewerker nog zichtbaar blijft in filters in verschillende schermen en in relatiedossiers.

Het is vaak handig om een verwijderde medewerker tijdelijk nog zichtbaar te laten. Zo kan je in verschillende schermen nog op die medewerker filteren en bijvoorbeeld relaties, taken of andere gekoppelde gegevens eerst overzetten naar een andere medewerker.

Heb je alles overgezet? Dan kan je de medewerker daarna ook verbergen in de applicatie.

👉 Als een medewerker nog ingesteld is als Medewerker, Medewerker vennoot of Medewerker verantwoordelijke,... in een relatiedossier en je maakt die medewerker onzichtbaar in de applicatie, dan wordt die koppeling in de relatiedossiers verwijderd.

💡 Wil je een verwijderde medewerker later opnieuw activeren? Dan kan je die via de schuifknop Toon verborgen in de applicatie opnieuw zichtbaar maken en herstellen vanuit het overzicht van de medewerkers.

Rollen en toegangsrechten van medewerkers

Je kan aan medewerkers een gebruikersrol toewijzen. Die rol bepaalt tot welke onderdelen van AdminPulse een medewerker toegang heeft.

Welke standaardrollen zijn er?

AdminPulse heeft de volgende standaardrollen:

• Beheerder
• Volledig gebruiker
• Facturatie gebruiker
• Relatie beheerder
• Enkel registreren

💡 Facturatie gebruiker heette vroeger Standaard gebruiker. Deze rol kan factuurvoorstellen bewerken, maar geen facturen nummeren.

Welke rechten heeft elke standaardrol?

Elke standaardrol geeft toegang tot andere onderdelen van AdminPulse. In de onderstaande tabel zie je per rol tot welke onderdelen een medewerker toegang heeft.

Daarbij betekenen de symbolen in de tabel het volgende:

• Beheer (X): de medewerker kan dit onderdeel bekijken en beheren (lees- en schrijfrechten)
• Raadplegen (O): de medewerker kan dit onderdeel alleen bekijken (leesrechten)
• Asterisk (*): de medewerker heeft alleen toegang tot zijn eigen gegevens (lees- en schrijfrechten)
• Leeg: de medewerker heeft geen toegang

💡 Zijn de standaardrollen niet voldoende? Ontdek hoe je eigen gebruikersrollen creëert: Gebruikersrollen op maat aanmaken en beheren

		Beheerder	Volledig gebruiker	Facturatie gebruiker	Relatie beheerder	Enkel registreren
Relatiedossiers	Relaties	X	X	X	X	O
	Eigen interacties	X	X	X	X	X
	Interacties van andere medewerkers	X	X	X	X	O
Registratie	Prijslijst	X	X	O
	Registratie (eigen registraties)	X	X	X	X	X
	Registratie overzicht (alle registraties)	X	X	O
Facturatie	Facturen	X	X	O
	Factuurvoorstellen	X	X	X
	Open registraties	X	X	O
	Interne facturatie	X	X
	Verrichtingen	X	X
	Nieuwe vrije factuur	X	X	X
	Nieuwe vrije creditnota	X	X	X
Taakbeheer	Taakbord	X	X	X	X	X
	Taakoverzicht	X	X	X	X	X
	Taaklijst	X	X	X	X	X
Documenten	Overzicht documenten	X	X	X	X
HRM	Uren per medewerker	X	X	X	X*	X*
	Afwezigheden per medewerker	O	O	O	O*	O*
	Afwezigheden tellers	X
	Afwezigheden kalender	X	X	X*	O	O
Rapporten	Registraties per relatie	O	O	O	O*	O*
	Registraties per medewerker	O	O	O	O*	O*
	Registraties per prijslijst item	O	O	O	O*	O*
	Registraties per taaksjabloon	O	O	O	O*	O*
	Klantrentabiliteit	O	O
	Controlelijst facturatie	O	O	O
Accountbeheer	Eigen bedrijf	X	O	O
	Instellingen	X	O	O
	Licenties en gebruikers	X	O

Belangrijk bij rollen zonder toegang tot facturatie

👉 Medewerkers met de rollen Enkel registreren en Relatie beheerder hebben geen toegang tot facturatie. Zij zien daarom ook elders in AdminPulse geen financiële gegevens, zoals de facturatiegrafieken op het persoonlijke dashboard en bedragen in registraties.

💡 Wens je medewerkers zonder facturatietoegang toch toegang geven tot facturen in het Documenten overzicht? Dan kan dat via Algemene Instellingen > Documenten > Toon factuur documenten aan alle gebruikers via documenten.

🎥 Snel weg met gebruikersbeheer

In deze korte video zie je hoe je gebruikers toevoegt en rollen - standaard of op maat - toewijst in AdminPulse: