Wat is CodaBox?
CodaBox heeft verschillende diensten, waaronder digitale facturen en digitale handtekeningen, maar is vooral bekend voor het verwerken van verrichtingen die op een bankrekening gebeuren in de vorm CODA-bestanden. Deze CODA-bestanden kunnen dan door een andere partij gebruikt worden om de betalingsopvolging te doen en facturen af te punten.
Meer informatie vind je op https://www.codabox.com
Integratie in AdminPulse
De integratie van CodaBox in AdminPulse laat toe om dagelijks automatisch de nieuwe CODA-bestanden die gemaakt werden door CodaBox, in te lezen in AdminPulse en zo automatisch verrichtingen te maken en facturen af te vinken.
Let op: het importeren en verwerken van CODA bestanden zal enkel gebeuren voor de CODA bestanden van het boekhoudkantoor. Er worden dus geen CODA bestanden van eindklanten verwerkt.
Om de integratie van CodaBox met AdminPulse op te zetten zijn er een aantal stappen nodig:
1. CodaBox account
Om de integratie met CodaBox op te zetten, dien je klant te zijn van CodaBox. Als klant kan je dan een overeenkomst hebben voor één of meerdere BTW-nummers van je onderneming(en).
Als je nog geen klant bent van CodaBox, kan je dit online aanvragen op https://www.codabox.com
2. Ingave CodaBox gegevens in AdminPulse
Wanneer je klant bent van CodaBox, dien je de configuratie op te zetten via onze Admin-Connect webpagina. Via deze pagina krijg je een handig overzicht van alle integraties met externe koppelingen, waaronder dus CodaBox. Je kan navigeren naar Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ of via onderstaand stappenplan.
Ga naar Algemene instellingen -> Betalingsopvolging
Op de startpagina van Admin-Connect vind je een knop om de integratie met CodaBox te maken.
3. Token configureren
Om AdminPulse toegang te geven tot de dienst om CODA bestanden te verwerken, moet er eerst een token aangevraagd worden. Dit doe je door op onderstaande knop te drukken en het BTW-nummer van de onderneming in te geven.
Het BTW-nummer moet in volgend formaat worden ingegeven: BE0734540318
De configuratie van welke verrichtingen op welke bankrekeningen gekoppeld zijn met dit BTW-nummer, dien je met CodaBox af te stemmen.
Als alles goed gaat, zal er kortelings een e-mail in je mailbox terecht komen met het token.
Opgelet: het emailadres dat gebruikt zal worden om het token af te leveren, kan niet geconfigureerd worden in AdminPulse. Dit beheer wordt door CodaBox gedaan. Als je dus niet meer weet welk emailadres geconfigureerd werd bij het opstellen van de overeenkomst, kan u dit navragen bij de helpdesk van CodaBox.
Wanneer je het token ontvangen hebt, kan je dit ingeven in het invulveld op de configuratiepagina. Wanneer je dan de configuratie opslaat, zal er namens AdminPulse een gebruikersnaam en wachtwoord opgevraagd worden om de CODA bestanden automatisch te gaan downloaden en verwerken in AdminPulse.
Opgelet: het token dat je ingevuld hebt, kan maar één keer gebruikt worden. Als je bijvoorbeeld een token hebt aangevraagd maar nog geen email ontvangen hebt, en vervolgens nog eens token aanvraagt, zal enkel de email met het tweede token geldig zijn.
Opgelet: indien er voor hetzelfde BTW nummer een nieuw token opgevraagd wordt, wanneer de configuratie reeds werd opgezet, zal het oude token vervallen en zal AdminPulse niet meer in staat zijn om de CODA bestanden op te halen. Het is dus nodig om ook dit nieuwe token opnieuw in te vullen in de configuratiepagina.
Verwerken van de CODA bestanden
Zoals eerder aangegeven, zullen elke nacht de nieuwe CODA bestanden die beschikbaar zijn op CodaBox toegevoegd worden aan het documentbeheer van AdminPulse. Tegelijk zal er een achtergrondproces starten om deze CODA bestanden te verwerken en de inkomende verrichtingen toe te voegen aan het verrichtingen scherm in AdminPulse.
De aangemaakte verrichtingen vind je onder Facturatie > Verrichtingen
Handige tip: als je Onder algemene instellingen > Betalingsopvolging hebt gekozen om de aangemaakte transacties via CODA automatisch te linken, zal dit ook gebeuren voor de CODA bestanden die via CodaBox worden ingelezen. Als de verrichting niet automatisch aan een factuur gekoppeld kon worden op basis van OGM/factuurnummer/klant/... zal deze manueel gekoppeld moeten worden aan de factuur om de factuur af te punten.