HIX

Met de integratie tussen HIX en AdminPulse kun je relaties en gebruikers vanuit AdminPulse naar HIX synchroniseren. Daarnaast kun je documenten via HIX delen met klanten en, als HIX Signing is geactiveerd, documenten ook digitaal laten ondertekenen.

In dit artikel lees je hoe je de koppeling instelt, hoe synchronisatie naar HIX werkt, hoe je documenten deelt via het HIX-portaal en hoe je HIX Signing gebruikt voor digitale handtekeningen.

Koppeling tussen HIX en AdminPulse instellen

Om de koppeling in te stellen, navigeer je in AdminPulse naar Instellingen > Softwarekoppelingen. In de lijst met koppelingspartners vind je HIX. Klik daar op Connect.

Om de koppeling in te stellen, heb je je subdomein, API-sleutel en Client Group ID nodig.

• Domein: dit is de omgeving waarop je inlogt. Meestal ziet de URL er zo uit: https://jouwbedrijf.hixportal.com of https://jouwbedrijf.securelogin.nu.
• API-sleutel ophalen:
  1. Ga naar de HIX-applicatie.
  2. Navigeer naar Beheerdersportaal > Instellingen > Toegang > API.
  3. Klik op het +-teken om een nieuwe API-token aan te maken.
     👉 De API-token kun je na het aanmaken niet meer volledig inzien. Bewaar deze daarom op een veilige plek.
• Klantgroep-ID ophalen:
  1. Ga naar de HIX-applicatie.
  2. Navigeer naar Beheerdersportaal > Groepen.
  3. Het ID van de klantgroep vind je in de URL van de groepspagina.
     Voorbeeld: https://{subdomain}.hixportal.com/manage/groups/1234/overview (hierbij is 1234 het klantgroep-ID).

HIX Signing activeren (digitale handtekening)

HIX Signing is een extra mogelijkheid binnen de HIX-integratie. Het is niet mogelijk om HIX Signing te gebruiken zonder een actieve HIX-koppeling.

Wil je HIX ook gebruiken voor digitale ondertekening? Dan kun je dit inschakelen op dezelfde configuratiepagina door 'Gebruik HIX als digitale handtekening integratie partner' aan te vinken.

Na activatie moet je in HIX nog een webhook toevoegen, zodat statusupdates en getekende documenten terug naar AdminPulse worden gestuurd.

1. Gebruik de HIX Webhook settings-link om naar HIX te gaan
2. Voeg in HIX de Callback-URL toe die op de configuratiepagina in AdminPulse wordt getoond
3. Kies als activiteit: Taak status gewijzigd

Zonder deze webhook kan AdminPulse de ondertekenstatus niet verwerken en wordt het getekende document niet automatisch teruggeplaatst.

👉 Er kan maar één digitale handtekeningprovider tegelijk actief zijn. Als er al een andere provider is geconfigureerd, moet je die eerst verwijderen.

Relaties synchroniseren naar HIX

Zodra de koppeling met HIX is ingesteld volgens de bovenstaande stappen, kun je bestaande relaties synchroniseren. Om de synchronisatie te activeren, open je het relatiedossier van de klant.

Ga naar de sectie Accountant info en kies in het veld Software andere de optie HIX.

💡 Dit kan handmatig per relatie of voor meerdere relaties tegelijk via de globale actie ‘Veld aanpassen’ in het relatiescherm (Relatiedossiers > Relaties).

Je herkent een gekoppelde relatie aan het icoon met twee pijlen naast de naam Hix bij Software andere.

💡 Wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd. Telkens wanneer je de relatie bijwerkt, controleert het systeem of de gegevens moeten worden doorgestuurd, zolang HIX geselecteerd blijft in Software andere.

Er zijn vier verschillende soorten synchronisaties mogelijk:

• Bedrijven
  Bedrijven worden gesynchroniseerd als afzonderlijke entiteiten, volgens de mapping zoals hieronder beschreven.
• Personen
  Personen worden gesynchroniseerd als klantgebruikers en toegewezen aan de groep-ID van de connect-pagina.
• Eenmanszaken
  Eenmanszaken worden zowel gesynchroniseerd als bedrijf én als klantgebruiker. Vervolgens worden deze twee entiteiten in HIX aan elkaar gekoppeld.
• Gelinkte relaties
  • Als je in AdminPulse een persoon als contactpersoon koppelt aan een bedrijf, worden beide entiteiten in HIX aangemaakt, als ze nog niet bestaan, en aan elkaar gekoppeld.
  • Hetzelfde geldt voor een eenmanszaak die je koppelt aan een bedrijf: de gebruiker van de eenmanszaak wordt gekoppeld aan het bedrijf.
  • Ook als je een persoon koppelt aan een eenmanszaak, wordt die persoon gekoppeld aan het bedrijf van de eenmanszaak.
  • 💡 Contactpersonen worden alleen gesynchroniseerd als bij de gekoppelde relaties in AdminPulse het vinkje is portaalgebruiker is aangevinkt.

Mapping

Voor bedrijven

AdminPulse	HIX
Naam + rechtsvorm	Naam
Adres	Adres
KVK nr.	KvK-nummer(*)
Unieke ID code	Interne klant-ID
Btw-identificatienummer	Btw-nummer(*)
BTW / Omzetbelastingnr	Fiscaal nummer(*)
Loonheffingen nr	Loonheffingennummer(*)
BSN-nummer	BSN-nummer(*)

(*) Dit zijn identifiers in HIX.

Als het loonheffingennummer is ingevuld, moet het het juiste formaat hebben om de synchronisatie te laten werken: xxxxxxxxx of xxxxxxxxxLxx, waarbij de x cijfers zijn.

💡 Voor bedrijven wordt het e-mailadres niet gesynchroniseerd naar HIX.

Voor gebruikers

AdminPulse	HIX
Voornaam*	samengevoegd tot naam
Tussenvoegsel	samengevoegd tot naam
Achternaam*	samengevoegd tot naam
E-mailadres*	E-mail
E-mailadres	Gebruikersnaam
Mobiel nummer	Mobiel nummer

De gebruiker wordt aangemaakt als klantgebruiker en gekoppeld aan de groep waarvan het ID is ingevuld op de connect-pagina. De groep kan daarna niet meer via de API worden aangepast; dat kan alleen in de HIX-omgeving.

Als op de connect-pagina Send an email to new HIX user is aangevinkt, ontvangt de gebruiker bij het aanmaken automatisch een e-mail.

Link naar HIX vanuit de relatie

Als de relatie vanuit AdminPulse naar HIX is gesynchroniseerd, word je via het HIX-logo bij de externe links direct doorgestuurd naar de juiste relatie in HIX.

Het icoon bouwt op de achtergrond de juiste URL op en opent die in een nieuw tabblad.

Voorbeeld van de link:

https://jouwsubdomain.hixportal.com/manage/companies/HIXID/overview

Documenten delen met klanten via HIX

Via HIX kun je eenvoudig documenten beschikbaar maken voor je klanten. Zodra een document is gesynchroniseerd met HIX én als publiek is gemarkeerd, kunnen je klanten het rechtstreeks via hun portaal raadplegen. Hieronder lees je welke stappen nodig zijn om dit correct te laten verlopen.

Voorwaarden om een document te synchroniseren met HIX

💡 Deze voorwaarden gelden voor het delen van documenten via het HIX-portaal.

Om een document correct te synchroniseren met HIX, moeten een aantal zaken in orde zijn:

• De HIX-verbinding moet correct zijn ingesteld.
• De relatie die aan het document is gekoppeld, moet al gesynchroniseerd zijn met HIX.
  Als er meerdere relaties zijn gekoppeld, worden alleen documenten doorgestuurd die gekoppeld zijn aan relaties die al met HIX zijn gesynchroniseerd. Als geen van de gekoppelde relaties is gesynchroniseerd, wordt het document niet naar HIX doorgestuurd.
• Het documenttype in AdminPulse moet gekoppeld zijn aan een bestaand bestandstype in HIX.
  Het koppelen van documenttypes tussen AdminPulse en HIX doe je via Softwarekoppelingen > HIX. Daar kun je een documenttype van AdminPulse koppelen aan een bestandstype in HIX.
  
  💡 In HIX kun je zelf bestandstypen aanmaken via de handmatige taken. Per bestandstype geef je ook aan of de klant goedkeuring moet geven of dat het document alleen ter informatie wordt gedeeld.
  
• De optie Publiek op portaal moet geactiveerd zijn voor het document.
  In het documentenscherm kun je voor een document het vinkje Publiek op portaal aanvinken.
  
  Zodra dit het geval is en er een wijziging wordt doorgevoerd, controleert AdminPulse of het document al naar HIX is geüpload. Als dat nog niet zo is, wordt het document geüpload.

Wat gebeurt er bij wijzigingen aan het document?

• Verdere aanpassingen aan de metadata van het document, zoals documentdatum, type of naam, zorgen niet voor een update in HIX.

• Wanneer het document wordt vervangen, bijvoorbeeld bij het bewerken van een Excel-bestand, wordt de bestaande versie in HIX verwijderd en vervangen door de nieuwe versie.

• Wanneer de vlag "Publiek op portaal" wordt uitgeschakeld of het document wordt verwijderd, wordt het document ook automatisch uit HIX verwijderd.

Documenten laten ondertekenen via HIX

Naast het delen van documenten via het portaal, kun je HIX ook gebruiken om documenten digitaal te laten ondertekenen.

Lees in dit artikel hoe je documenten ter ondertekening deelt: Documenten - Digitale handtekening

Voorwaarden

• HIX Signing moet geactiveerd zijn in de HIX-koppeling in AdminPulse.
• De ondertekenaar moet in HIX bekend zijn, via een eerdere synchronisatie of een unieke e-mailmatch. Anders verschijnt er een foutmelding.
• Het document wordt voor ondertekening als PDF verwerkt.

Ondertekenlocatie bepalen met anchors

• De locatie voor ondertekening kan met anchors in het document worden bepaald.
• Als er geen anchors aanwezig zijn, kan AdminPulse tijdens het opstarten van het ondertekenverzoek automatisch handtekeningvelden toevoegen. In dat geval worden de handtekeningen op een lege pagina aan het einde van het document geplaatst.

Statusverloop

• In afwachting: het ondertekenverzoek is verzonden en wacht op actie.
• Geweigerd: de ondertekening is afgewezen.
• Voltooid: het ondertekende document wordt automatisch opgehaald en in AdminPulse bijgewerkt. Na voltooiing wordt het ondertekende bestand opgeslagen met het suffix -signed.pdf.

Ondertekenverzoeken en synchronisaties opvolgen

Je kunt de voortgang van ondertekenverzoeken, de synchronisatie van relaties en eventuele fouten opvolgen via het scherm Synchronisaties in AdminPulse.

Lees in het volgende artikel hoe je synchronisaties opvolgt: Overzicht: synchronisatiefouten opvolgen