In AdminPulse kun je voorwaarden zoals verkoopvoorwaarden, betalingsvoorwaarden of andere vergelijkbare documenten toevoegen aan je facturen. Dit kan op drie manieren:
- Standaard: door ze op te nemen in aangepaste factuur- en e-mailsjablonen
- Eenmalig: door ze handmatig toe te voegen aan een specifieke factuur
In dit artikel lees je hoe je voorwaarden kunt toevoegen aan:
- Factuursjablonen
- E-mailsjablonen
- Individuele factuurvoorstellen
Voorwaarden toevoegen aan facturen
Optie 1: Voorwaarden opnemen in een factuursjabloon
Je kunt voorwaarden direct opnemen in het Word-bestand dat als sjabloon dient voor je facturen. Deze sjablonen vind je onder Instellingen > Factuursjablonen.
In Word kun je op verschillende manieren voorwaarden toevoegen aan een factuursjabloon:
- Op een aparte pagina: voeg een pagina-einde toe in het Word-document via Invoegen > Pagina-einde of met de sneltoets Ctrl + Enter. Alles wat na dit pagina-einde komt, wordt weergegeven op een nieuwe pagina in de factuur.
- In de voettekst: plaats je voorwaarden in de voettekst van het Word-document via Invoegen > Voettekst.
-
Als hyperlink: publiceer je voorwaarden op je website en voeg een klikbare link toe aan je factuursjablonen via Invoegen > Koppeling in Word.
💡 De link blijft klikbaar in de uiteindelijke pdf-factuur.
👉 Je bepaalt zelf de opmaak van de toegevoegde tekst in Word.
Factuursjabloon downloaden, bewerken en opnieuw uploaden
- Download het factuursjabloon via Instellingen > Factuursjablonen.
- Open het sjabloon in Word
- Voeg de voorwaarden toe (pagina, voettekst of hyperlink).
- Sla het Word-bestand op.
- Ga naar Instellingen > Factuursjablonen.
- Upload het aangepaste sjabloon opnieuw in AdminPulse.
💡 Vergeet niet om elk sjabloon afzonderlijk aan te passen als je er meerdere gebruikt.
Optie 2: Voorwaarden meesturen via een e-mailsjabloon (PDF als bijlage)
Je kunt je algemene voorwaarden of andere documenten ook automatisch als bijlage meesturen wanneer je je facturen verzendt.
- Ga naar Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen.
- Bewerk het e-mailsjabloon voor het verzenden van facturen.
- Voeg het gewenste pdf-bestand toe als bijlage.
- Sla je wijzigingen op.
💡 Gebruik pdf-bestanden om een correcte weergave te garanderen en de bestandsgrootte beperkt te houden.
👉 Werk je in AdminPulse met meerdere eigen bedrijven? Dan kan elke bedrijf een eigen e-mailsjabloon gebruiken met bijbehorende voorwaarden.
- Maak via Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen één of meerdere sjablonen per bedrijf aan, of bewerk de bestaande sjablonen.
- Ga vervolgens naar Instellingen > Algemene instellingen
- Per bedrijf, ga naar Facturatie-e-mail > E-mailsjabloon: factuur verzenden en kies daar het gewenste e-mailsjabloon met bijlage voor elk bedrijf.
Optie 3: Eenmalig voorwaarden meesturen via een bijlage
Wil je voorwaarden of andere documenten eenmalig meesturen? Dan kun je deze handmatig als bijlage toevoegen aan een specifiek factuurvoorstel.
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- Klik op het pijltje naast het juiste voorstel om het te openen
- Klik op + Bijlage toevoegen.
- Selecteer het pdf-bestand dat je wilt meesturen.
Voorwaarden meesturen via Peppol
Wat wordt wel en niet meegestuurd via Peppol?
Bij verzending via Peppol worden alleen de volgende documenten meegestuurd:
- De factuur zelf
- De (aparte) factuurdetails
- Bijlagen die direct aan de factuur zijn toegevoegd
👉 Pdf-bestanden die je toevoegt aan een e-mailsjabloon worden niet meegestuurd via Peppol.
👉 Let op: afhankelijk van het boekhoudpakket of systeem van de ontvanger kunnen factuurdetails mogelijk niet zichtbaar zijn, ook al zijn ze correct meegestuurd.
Hoe voeg je toch voorwaarden toe via Peppol?
Wil je toch voorwaarden meesturen via Peppol? Voeg deze dan rechtstreeks toe aan je factuursjabloon. Bijvoorbeeld:
- Op een aparte pagina (bijv. pagina 2 van het Word-document)
- In de voettekst
💡 Goed om te lezen
- Nog niet eerder gewerkt met factuursjablonen? Lees dan zeker: Factuurlay-out
- Meer informatie over het toevoegen van bijlagen aan facturatie-e-mails vind je hier: Bijlagen toevoegen aan facturatie-e-mails