Met een actie taskflow kan je klant via e-mail een bevestiging sturen. Wanneer AdminPulse de bevestiging ontvangt, kan de relevante (deel)taak automatisch van status wijzigen. Typische voorbeelden zijn de bevestiging van je klant dat alle benodigde documenten voor de btw-taak of de PB-taak zijn doorgegeven.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je kunt instellen dat documenten voor de btw-taak worden opgevraagd.
1. Actie taskflow instellen
Stel eerst de actie taskflow in. Daarmee bepaal je welke actie de klant kan bevestigen en welke status de taak of deeltaak daarna automatisch krijgt.
- Ga naar Instellingen > Taskflow instellingen en open het tweede tabblad Actie taskflow.
- Klik bovenaan op Toevoegen om een nieuwe actie taskflow aan te maken.
- Vul de volgende velden in:
- Naam: hier kies je zelf een naam voor de actie taskflow. Dit is alleen voor intern gebruik.
- Actie naam: de tekst die je hier invult, wordt getoond boven de actieknop. Je kunt deze tekst ook per taal invullen.
- Hoofdtaak: selecteer hier de relevante hoofdtaak.
- Deeltaak: optioneel kun je hier de relevante deeltaak selecteren.
- Nieuwe status: de status die de (deel)taak automatisch moet krijgen.
- Als geblokkeerd markeren of Als niet van toepassing markeren: je kunt de (deel)taak ook laten blokkeren of op niet van toepassing laten zetten.
- Voorbeeld: hier zie je een voorbeeld van de pagina die je klant te zien krijgt. Via de velden taal en Bedrijf kun je het voorbeeld bekijken voor een andere taal en/of ander Eigen Bedrijf.
2. E-mailsjabloon instellen
Voeg daarna de actieknop toe aan het e-mailsjabloon dat naar je klant wordt verstuurd.
- Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
- Klik bovenaan op Toevoegen om een nieuw e-mailsjabloon aan te maken, of bewerk een al bestaand e-mailsjabloon.
Ga met je cursor staan op de plaats in de e-mail waar de actieknop moet komen. Klik dan op Knop taskflow actie toevoegen.
- Het schermpje Voeg taskflow actie toe verschijnt dan. Vul de volgende velden in:
- Taskflow: selecteer de eerder aangemaakte actie taskflow.
- Knop tekst: de tekst die de actieknop moet bevatten.
- Knop kleur: klik op de kleur die je aan de actieknop wilt geven.
Klik dan op Opslaan.
De actieknop verschijnt dan in je e-mailsjabloon:
👉 De weergave van de actie in de e-mail hangt af van de mailapp van de ontvanger.
In Gmail en in de nieuwe versie van Outlook wordt die meestal correct weergegeven. In oudere versies van Outlook kan de knop als een gewone link verschijnen. AdminPulse heeft daar geen invloed op.
- Klik op Opslaan om je e-mailsjabloon op te slaan.
3. Taaksjabloon aanpassen met je e-mailsjabloon
Koppel tot slot het e-mailsjabloon aan de juiste deeltaak in je taaksjabloon.
Ga naar Instellingen > Taaksjablonen en voeg je nieuwe e-mailsjabloon toe aan de juiste deeltaak.
Voorbeeld: bevestiging dat de documenten voor de btw zijn doorgegeven
In dit voorbeeld zie je wat er gebeurt wanneer je klant via de actieknop bevestigt dat de documenten zijn doorgegeven.
Je klant krijgt automatisch een e-mail. Daarin wordt gevraagd alle documenten in te dienen en, zodra dit is gebeurd, dit te bevestigen via de actieknop.
💡 Dit gebeurt omdat in het taaksjabloon bij de btw-taak de deeltaak "Documenten aanvragen" van het type automatische e-mail is. Het e-mailsjabloon bevat de actieknop om de indiening te bevestigen.
Je klant klikt op de knop in de e-mail. Hij komt vervolgens op een pagina waarin hij kan bevestigen dat alle documenten zijn ingediend.
Wanneer hij klikt op Bevestigen, krijgt je klant nog de volgende boodschap te zien: Bedankt. Je mag dit venster sluiten.
💡 De tekst die de klant op deze pagina te zien krijgt, kun je zelf bepalen bij de Actie taskflow via het veld Actie naam.
De deeltaak "documenten ontvangen" wordt automatisch op klaar gezet.
💡 AdminPulse kan deze deeltaak op "klaar" zetten, omdat dit bij de Actie taskflow werd ingesteld.
De medewerker die is toegewezen aan de deeltaak "documenten ontvangen" krijgt een melding dat de klant heeft bevestigd.