Documenten - Publiek maken via API

Je kunt documenten in AdminPulse beschikbaar maken via de API. Externe software kan die documenten dan ophalen en tonen aan je klanten, bijvoorbeeld via Skwarel, Silverfin, Accounton of Claritalk.

Let op: een document in AdminPulse markeren als Publiek op portaal maakt het niet automatisch zichtbaar voor je klanten. Daarvoor moet er ook een koppeling zijn met een portaal of externe toepassing die de documenten via de API ophaalt en toont.

💡 Een typisch voorbeeld: activeer Publiek op portaal op het documenttype Jaarrekening of op een label zoals Voor klant. Zo kunnen die documenten automatisch beschikbaar worden in het klantenportaal.

In dit artikel lees je op welke manieren je documenten publiek kunt maken voor gebruik via de API, zowel handmatig als automatisch.

Documenten handmatig publiek maken

Je kunt een document afzonderlijk publiek maken, of meerdere documenten tegelijk via een batch operation.

Één document publiek maken

1. Open het document.
2. Vink Publiek op portaal aan.
3. Klik op Opslaan.

Meerdere documenten in bulk publiek maken

1. Ga naar Documenten > Documenten.
2. Gebruik indien nodig filters om de juiste documenten sneller terug te vinden.
3. Selecteer de gewenste documenten, één voor één of via het selectievak bovenaan het overzicht.
4. Ga naar Globale acties en kies Publiek op portaal instellen.
5. Vink het selectievak aan.
6. Klik op 'Ok' om de batch operation uit te voeren.

💡 Je kunt dezelfde batch operation ook gebruiken om documenten niet meer publiek te maken. Dan vink je het selectievak uit.

Documenten automatisch publiek maken via een label of documenttype

Je kunt instellen dat documenten automatisch publiek worden zodra ze een bepaald label of documenttype krijgen. Zo hoef je niet elk document afzonderlijk te markeren.

Zo stel je dat in:

1. Ga naar Instellingen > Labels.
2. Open het tabblad Documentlabels als je dit per label wilt instellen, of Documenttypes als je dit per documenttype wilt instellen.
3. Vink in de kolom Publiek op portaal het vakje aan naast het label of documenttype waarvoor je dit wilt activeren.

Vanaf dat moment wordt elk document met dat label of documenttype automatisch als publiek gemarkeerd. Dat geldt zowel voor labels die je handmatig toevoegt als voor labels die automatisch worden toegekend via documentherkenning.

👉 De automatische markering gebeurt op het moment dat een document het label of documenttype krijgt, bijvoorbeeld bij het uploaden, wanneer je later handmatig een label toevoegt of wanneer je het documenttype wijzigt.

👉 Pas je de instelling Publiek op portaal achteraf aan voor een label of documenttype? Dan heeft dat geen effect op documenten die al eerder zijn verwerkt.