Wens je op een eenvoudige manier brieven of documenten te genereren op basis van specifieke taken, dan kan dit eenvoudig via een briefsjabloon. Denk hierbij aan jaarlijkse vragenlijsten of jaarlijkse taak gerelateerde documenten (info brochures).
Inhoud
Brieven en documenten genereren
Op basis van de bestaande briefsjablonen kan je voor iedere taak een brief / document genereren.
- Navigeer naar het taak overzicht.
- Selecteer de gewenste taken waarvoor je een brief wenst te genereren, klik op Globale acties en vervolgens op Documenten genereren.
- Kies het gewenste sjabloon, en bijkomend of je het document wenst aan te maken als Word of als PDF document. Het aanmaken van Word documenten kan handig zijn indien je wenst dat klanten bepaalde informatie aanvullen in het document. Denk hierbij aan vragenlijsten.
Belangrijk: wanneer de klant de vragenlijst ingevuld terugstuurt, deze enkel zal kunnen worden gelinkt aan de juiste relatie en juiste taak, als de vragenlijst een QR-code bevat, én als PDF wordt opgeladen. Ofwel verstuur je de vragenlijsten dus als PDF en vullen je klanten de PDF in, ofwel stuur je Word-documenten uit en zet je ze zelf om in PDF voor je ze terug oplaadt in AdminPulse.
Taskflow instellingen
Je kan een taskflow instellen zodat een bepaalde (deel)taak van status gewijzigd wordt door AdminPulse wanneer je dit ingevulde document opnieuw toevoegt in het documentenscherm. Dit doe je door bij de opmaak van het document ook een QR-code te laten genereren.
Bij de Taskflow instellingen stel je dan een workflow in voor jouw specifieke (deel)taak.
Invulvelden
Je kan 3 typen invulvelden gebruiken binnen de briefsjablonen van taken:
- Standaard relatievelden
- Taak specifieke velden
- Eigen aangemaakte taak specifieke velden.
Deze invulvelden kan je raadplegen via de knoppen onderaan het briefsjablonen scherm:
Digitale handtekening
Wens je op een eenvoudige manier documenten op een digitale manier te laten handtekenen (Penneo, Adobe Sign, ...) ? lees dan een uitgebreide beschrijving in artikel Documenten - Digitale handtekening.