Je kan een koppeling aanmaken tussen AdminPulse en Exact Online om facturen te exporteren naar je boekhoudpakket.

Koppeling AdminPulse

Navigeer naar Algemene instellingen > Geconnecteerde applicaties.
Klik bij Exact Online op Connect.
Er opent een nieuwe pagina. Geef eerst je gebruikersnaam en daarna je wachtwoord in om te koppelen met Exact Online.
Selecteer nu de administratie waarnaar je je facturen wilt exporteren.
Daarna kom je op een nieuwe pagina waarop je nog een aantal zaken correct moet instellen. Hieronder worden deze opties één voor één uitgelegd.

Vinkje om nieuwe relaties aan te maken in Exact Online

Wanneer je een factuur exporteert naar Exact Online, zoekt AdminPulse eerst of er al een bestaande klant in Exact Online aanwezig is. Daarbij kijkt AdminPulse naar:

de naam
het nr. boekhouding
het btw-nummer

Vindt AdminPulse geen overeenkomende relatie, dan kan het zelf een nieuwe klant aanmaken in Exact Online. Dat gebeurt alleen als het vinkje Create new relation when exporting invoices if no relation was found based on name, accounting no. or VAT number is ingeschakeld:

Vinkje om gegevens van de relatie bij wijziging in AdminPulse ook aan te passen in Exact Online

Als je de optie Create or update relation in Exact Online each time a new relation is created or updated in AdminPulse inschakelt, probeert AdminPulse nieuwe of gewijzigde relaties ook in Exact Online aan te maken of bij te werken.

Dat geldt voor:

bedrijven van het type klant
eenmanszaken van het type klant

Voor personen van het type klant geldt een extra voorwaarde. Zolang er nog geen koppeling bestaat tussen de relatie in AdminPulse en een klant in Exact Online, maakt AdminPulse bij een wijziging geen nieuwe klant aan in Exact Online.

Die koppeling ontstaat pas na een geslaagde factuurexport naar Exact Online. Zodra die koppeling bestaat, kunnen latere wijzigingen in AdminPulse wel naar Exact Online worden gesynchroniseerd, als dit vinkje is ingeschakeld.

Welke gegevens worden aangemaakt of bijgewerkt?

Als deze optie actief is, worden de volgende gegevens aangemaakt of aangepast:

adresgegevens
e-mailadres

Vinkje om de factuurtekst te gebruiken als omschrijving in Exact Online

Deze optie bepaalt welke omschrijving Exact Online gebruikt voor de boeking en de boekingslijn.

Vink je dit af:

Dan wordt de omschrijving van de boeking ingevuld met de factuuromschrijving in AdminPulse. Vaak is deze leeg.
In de omschrijving van de boekingslijn wordt de naam van de relatie gezet. Dit gebeurt omdat factuurlijnen gegroepeerd worden. Bij verschillende omschrijvingen kan je die niet groeperen. Daarom wordt gekozen om de relatienaam te tonen.

Vink je dit aan:

Dan wordt de factuurtekst zowel voor de boeking als voor de boekingslijn overgenomen. Een vaak gebruikte factuurtekst is bijvoorbeeld “prestaties voor januari 2024”.

Vinkje om de betaalstatus te laten overkomen van Exact Online naar AdminPulse

Vink je deze optie aan, dan controleert AdminPulse automatisch de betaalstatus van openstaande geëxporteerde facturen en neemt het betalingen uit Exact Online over.

De synchronisatie loopt twee keer per dag. Afhankelijk van de zomer- of wintertijd kan het exacte uur licht verschillen. De synchronisatie loopt rond middernacht en rond 9 uur (zomertijd).

Opmerking: de eerste keer dat je de betaalstatus laat overkomen, neemt AdminPulse betalingen over die maximaal 31 dagen oud zijn. Eerdere betalingen worden niet automatisch overgenomen en moeten handmatig worden verwerkt. Vanaf dan worden nieuwe betalingen automatisch overgenomen tijdens de synchronisaties.

Gewenste boekstuknummer in Exact Online

Er zijn drie mogelijke opties om te bepalen welk nummer gebruikt wordt als boekstuknummer in Exact Online:

Exact Online sequence number: er wordt geen rekening gehouden met het factuurnummer in AdminPulse. Exact Online neemt het volgende boekstuknummer.
AdminPulse invoice number: het factuurnummer wordt in Exact Online overgenomen als boekstuknummer.
Opmerking: als je factuurnummer in AdminPulse ook letters bevat, worden deze niet mee overgenomen. Factuurnummer “FAC2022001” wordt bijvoorbeeld boekstuknummer “2022001”.
AdminPulse invoice counter number (ex.150): het volgnummer van het factuurnummer in AdminPulse wordt genomen als boekstuknummer.

Opmerking: als je de nummering van AdminPulse overneemt, zorg er dan voor dat de nummering voor facturen en creditnota's doorloopt. Kies je voor een aparte nummering, dan kunnen een factuur en creditnota bij export hetzelfde nummer krijgen in Exact Online. Dat kan niet. De onderstaande optie moet dus afgevinkt staan:

Dagboek

Geef de juiste code voor het dagboek mee voor facturen en de juiste code voor het dagboek voor creditnota's. In Exact Online vind je de juiste dagboekcode hier terug:

Administraties

Bij het opzetten van de koppeling in Exact Online werd je gevraagd om de administratie te kiezen waarnaar je de facturen wilt exporteren.

Deze administraties vind je ook terug in Exact Online:

In het veld division-administration zie je welke administratie gekozen werd. Wil je een andere administratie gebruiken, dan kan je dit aanpassen via de knop Change division.

Meerdere eigen bedrijven koppelen met verschillende administraties

Om ervoor te zorgen dat verschillende eigen bedrijven in AdminPulse elk met hun eigen administratie in Exact Online gekoppeld kunnen worden, moet je aangeven tot welke administraties binnen Exact Online AdminPulse toegang heeft.

Volg daarvoor deze stappen:

Ga naar Mijn Exact Online in Exact Online.
Ga naar de sectie Beveiligingscentrum.
Klik op AdminPulse.
Klik op Administraties beheren.
Selecteer de gewenste administratie.
Klik op het pijltje naar rechts om de geselecteerde administratie toe te voegen aan de lijst met administraties waartoe AdminPulse toegang heeft.

BTW-codes

Je kunt in AdminPulse ook de BTW-code ingeven zoals die ingesteld staat in Exact Online:

Screenshot 2026-03-06 at 11.59.47.png

Koppeling Relatie

Wanneer je een factuur exporteert naar Exact Online, zoekt AdminPulse eerst of er al een bestaande klant in Exact Online aanwezig is. Daarbij kijkt AdminPulse naar:

de naam
het nr. boekhouding
het btw-nummer

Wanneer AdminPulse een nieuwe relatie aanmaakt in Exact Online, wordt de relatiecode uit Exact Online ingevuld als nr. boekhouding in AdminPulse.

Bij het creëren van een nieuwe relatie in Exact Online worden de volgende velden overgenomen uit AdminPulse:

(volledige) naam
gemeente
postcode
straat
land
e-mail
taal
telefoonnummer
code: wordt ingevuld met het nr. boekhouding uit AdminPulse
methode voor versturen facturen
bankrekeningen
website
BTW-nr.
BTW-regime
status: altijd klant
startdatum

Je kan ook manueel de koppeling leggen tussen een relatie in AdminPulse en Exact Online. Om correct een link te maken tussen de relatie in AdminPulse en Exact Online, neem je de relatiecode uit Exact Online over als Nr. Boekhouding in AdminPulse.

👉 Op basis van de facturen worden er boekingen aangemaakt en wordt de factuurbijlage mee opgenomen in Exact Online.

Facturen exporteren

Om facturen in AdminPulse te exporteren, selecteer je op de pagina Facturatie > Facturen de genummerde facturen die je wilt exporteren. Ga daarna naar Globale acties en kies Exporteer geselecteerde facturen.

Zonder manuele selectie worden automatisch alle facturen geselecteerd die nog niet eerder geëxporteerd werden. Je kan die vervolgens exporteren via Globale acties > Exporteer alle niet-geëxporteerde facturen.

Geschiedenis raadplegen

De geschiedenis van de factuur kan je raadplegen via Meer acties > Geschiedenis.
Zo krijg je een overzicht van alle stappen die een factuur heeft doorlopen.

Voorstel
Genummerd
Verzonden
Geëxporteerd
Export gelukt

Mogelijke foutcodes

Foutcode	Betekenis
Account information for reference X not found.	De klant met code X kon niet gevonden worden in de Exact Online-omgeving. Controleer of deze klant bestaat met deze code en of deze overeenkomt met het nr. boekhouding in AdminPulse. Werk je met meerdere administraties? Controleer dan of de juiste administratiecode is ingevuld op de configuratiepagina van AdminPulse. Dit is de administratiecode waarin de klant zich bevindt.
Ongeldige referentie: Dagboek	Het juiste dagboek kon niet worden gevonden op basis van de code in Exact Online.
Ongeldig: Klant (Type)	Je kan enkel facturen exporteren naar relaties die in Exact Online bekend zijn als klant, dus geen suspects of prospects.
Unable to find correct division X for given tenant configuration.	Als je werkt met verschillende eigen bedrijven in AdminPulse, moet je aangeven tot welke administraties binnen Exact Online AdminPulse toegang heeft. Hier lees je hoe je dit instelt.
In gebruik: Boekstuknummer	Deze foutmelding doet zich voor bij het exporteren van een factuur of creditnota waarvoor het boekstuknummer al voorkomt in Exact Online. Mogelijk gebruik je dezelfde nummering voor facturen en creditnota's. Je kan ervoor kiezen om AdminPulse een sequence nummer te laten toekennen of om facturen en creditnota's een doorlopend nummer te geven.
De relatiecode mag alleen cijfers bevatten. Huidige waarde: XYZ	Kijk in Exact Online na of de klantgegevens volledig zijn, bijvoorbeeld het btw-nummer of de activiteit. Is de klant bijvoorbeeld niet btw-plichtig, maar is dit recent gewijzigd? Dan moet je deze informatie ook in Exact Online aanpassen. Alleen aanpassen in AdminPulse volstaat dan niet.
Unable to export invoice because authentication expired or became otherwise invalid. Please use the re-authenticate button at https://connect.adminpulse.be	Ga naar Algemene instellingen > Geconnecteerde applicaties en daarna naar Exact Online. Je ziet dat de koppeling op suspended staat. Klik op configure en daarna bovenaan op reauthenticate. Daarna kan je de factuur opnieuw exporteren.