Inhoud
Vinkje om nieuwe relaties aan te maken in Exact Online
Vinkje om gegevens van de relatie bij wijziging in AdminPulse ook aan te passen in Exact Online
Vinkje om de factuurtekst te gebruiken als omschrijving in Exact Online
Vinkje om de betaalstatus te laten overkomen van ExactOnline naar AdminPulse
Gewenste boekstuknummer in ExactOnline
Dagboek
Administraties
Meerdere eigen bedrijven koppelen met verschillende administraties
Inleiding
Je kan een koppeling aanmaken tussen AdminPulse en Exact online om facturen te exporteren naar je boekhoudpakket.
Koppeling AdminPulse
- Navigeer naar Algemene Instellingen > Geconnecteerde applicaties
- Klik bij ExactOnline op Connect
- Een nieuwe pagina zal worden geopend waar je eerst je gebruikersnaam en daarna je wachtwoord ingeeft om te kunnen koppelen met ExactOnline.
- Selecteer nu de administratie waarnaar je je facturen wilt exporteren
- Nu kom je op een nieuwe pagina waarop je nog een aantal zaken correct dient in te stellen. Hieronder worden deze opties één voor één uitgelegd.
Vinkje om nieuwe relaties aan te maken in Exact Online
AdminPulse zoekt naar dezelfde relatie in ExactOnline op basis van de naam, nr. Boekhouding of het BTW-nummer.
Wordt er geen relatie gevonden, dan zal AdminPulse zelf een relatie aanmaken in ExactOnline indien je deze instelling hebt aangevinkt bij de Geconnecteerde Applicaties in AdminPulse:
Bij het creëren van een nieuwe relatie in ExactOnline, zullen de volgende velden overgenomen worden uit AdminPulse:
- (volledige) naam
- gemeente
- postcode
- straat
- land
- taal
- telefoon nr
- code (wordt ingevuld met het nr boekhouding van adminpulse)
- methode voor versturen facturen
- bankrekeningen
- website
- BTW nr
- BTW regime
- status (altijd klant)
- startdatum
Vinkje om gegevens van de relatie bij wijziging in AdminPulse ook aan te passen in Exact Online
Indien je de optie "create or update relation in Exact Online each time a new relation is created or updated in AdminPulse" aanvinkt, dan zal bij iedere wijziging van een relatie of bij het aanmaken van een nieuwe relatie dit ook automatisch aangepast worden in Exact Online. Dit geldt voor Bedrijven en Eenmanszaken van type klant. Personen van type klant worden enkel doorgestuurd als ook het "nr. boekhouding" staat ingevuld.
De volgende gegevens worden aangemaakt of aangepast:
- adresgegevens
- e-mailadres
Vinkje om de factuurtekst te gebruiken als omschrijving in Exact Online
Dit gaat over de omschrijving die in Exact Online gegeven wordt aan de boeking en aan de boekingslijn.
Vink je dit af:
- dan wordt de omschrijving van de boeking ingevuld door de factuuromschrijving in AdminPulse (vaak is deze leeg).
- dan wordt in de omschrijving van de boekingslijn de naam van de relatie gezet (dit omdat factuurlijnen gegroepeerd worden, maar bij verschillende omschrijvingen kan je deze uiteraard niet groeperen, vandaar dat er gekozen wordt om de relatienaam te tonen)
Vink je dit aan:
- dan wordt zowel voor de boeking als de boekingslijn de factuurtekst overgenomen. Een vaak gebruikte factuurtekst is bijvoorbeeld "prestaties voor januari 2024".
Vinkje om de betaalstatus te laten overkomen van ExactOnline naar AdminPulse
Vink je deze optie aan dan zal AdminPulse elke nacht de betaalstatus van de openstaande geëxporteerde facturen nagaan, en automatisch de betalingen uit ExactOnline overnemen.
Opmerking: De eerste keer dat je de betaalstatus laat overkomen zal AdminPulse de betalingen overnemen die maximaal 31 dagen oud zijn. Eerdere betalingen worden dus niet automatisch overgenomen en dienen manueel nog overgezet te worden. Vanaf dan zullen iedere nacht de nieuwe betalingen overgenomen worden in AdminPulse.
Gewenste boekstuknummer in ExactOnline
Er zijn drie mogelijke opties om te bepalen welk nummer gebruikt wordt als boekstuknummer in Exact Online:
Exact Online sequence number: er wordt geen rekening gehouden met het factuurnummer in AdminPulse. Hier wordt het volgende boekstuknummer in Exact Online genomen.
AdminPulse invoice number: Het factuurnummer wordt overgenomen in ExactOnline als boekstuknummer.
Opmerking: Als je factuurnummer in AdminPulse ook letters bevat, worden deze niet mee overgenomen. Bv. factuurnummer "FAC2022001" zal boekstuknummer "2022001" worden.
AdminPulse invoice counter number (ex.150): Het volgnummer van het factuurnummer in AdminPulse wordt genomen als boekstuknummer.
Opmerking: Indien je de nummering van AdminPulse overneemt, zorg er dan ook voor dat de nummering voor facturen en kredietnota's doorloopt. Kies je voor een aparte nummering dan krijg je namelijk een factuur en kredietnota dat bij de export hetzelfde nummer zou krijgen in ExactOnline, wat niet kan. Onderstaande optie moet dus afgevinkt staan:
Dagboek
Geef de juiste code voor het dagboek mee indien het gaat om een factuur en de juiste code voor het dagboek indien het gaat om een creditnota. In Exact Online kan je de juiste dagboekcode hier terugvinden:
Administraties
Bij het opzetten van de koppeling in ExactOnline werd je gevraagd om de administratie te kiezen waarnaar je de facturen wilt exporteren.
Deze administraties vind je ook terug in ExactOnline:
|
|
In het veldje "division-administration" zie je welke administratie er gekozen werd. Wens je gebruik te maken van een andere administratie dan kan je dit nog aanpassen via de knop "change division"
Meerdere eigen bedrijven koppelen met verschillende administraties
Om ervoor te zorgen dat vanuit AdminPulse verschillende eigen bedrijven elk met hun administratie in Exact Online gekoppeld kunnen worden, moet je aangeven tot welke administraties binnen Exact Online, AdminPulse toegang heeft.
Dit door je door deze stappen te volgen:
- Ga naar 'Mijn exact online'
- Ga naar de sectie 'Beveiligingscentrum' en
- klik op 'AdminPulse'
- Klik op 'Administraties beheren'
- Selecteer de gewenste administratie
- klik op het pijltje naar rechts om de geselecteerde administratie toe te voegen aan de lijst met administraties waartoe AdminPulse toegang heeft
BTW-codes
Je kunt in AdminPulse ook de BTW-code ingeven zoals die ingesteld staat in Exact Online:
Koppeling Relatie
Om correct een link te maken tussen de relatie binnen AdminPulse en Exact Online moet je de relatie code uit Exact Online overnemen als Nr. Boekhouding in AdminPulse. Deze koppeling dien je handmatig te leggen voor iedere relatie.
LET OP! Op basis van de facturen zullen er Boekingen worden aangemaakt, en zal de factuurbijlage mee worden opgenomen in Exact Online.
Facturen exporteren
Om in AdminPulse facturen te exporteren selecteer je de genummerde facturen die je wil exporteren op de pagina Facturatie > Facturen.
Daarna klik je op de knop bovenaan. Zonder handmatige selectie worden alle niet eerder geëxporteerde facturen geselecteerd.
Boekstuknummers
Er zijn drie mogelijke opties om te bepalen welk nummer gebruikt wordt als boekstuknummer in Exact Online:
Exact Online sequence number: er wordt geen rekening gehouden met het factuurnummer in AdminPulse. Hier wordt het volgende boekstuknummer in Exact Online genomen.
AdminPulse invoice number: Het factuurnummer wordt overgenomen in ExactOnline als boekstuknummer.
LET OP! Als je factuurnummer in AdminPulse ook letters bevat, worden deze niet overgenomen. Factuurnummer "FAC2022001" zal bijv. boekstuknummer "2022001" worden.
AdminPulse invoice counter number (ex. 150): Het volgnummer van het factuurnummer in AdminPulse wordt genomen als boekstuknummer.
LET OP! Indien je de nummering van AdminPulse overneemt, zorg er dan ook voor dat de nummering voor facturen en creditnota's doorloopt. Kies je voor een aparte nummering dan krijg je namelijk een factuur en creditnota die bij de export hetzelfde nummer zouden krijgen in ExactOnline, wat niet kan. Onderstaande optie moet dus aangevinkt staan:
Geschiedenis raadplegen
De geschiedenis van de factuur kan je raadplegen via Meer acties > Geschiedenis.
Zo krijg je een overzicht van alle stappen die een factuur heeft doorlopen.
- Voorstel
- Genummerd
- Verzonden
- Geëxporteerd
- Export gelukt.
Mogelijke foutcodes
| Foutcode | Betekenis |
| Account information for reference X not found. | De klant met code X kon niet gevonden worden in de Exact Online omgeving. - Controleer of deze klant bestaat met deze code en dat deze overeenkomt met het nr van de boekhouding in AdminPulse. - Indien je met meerdere administraties werkt, dient de juiste administratie code worden ingevuld in de configuratie pagina van AdminPulse. Dit is de administratie code waarin de klant zich bevindt. |
| Ongeldige referentie: Dagboek |
Het juiste dagboek kon niet worden gevonden op basis van de code in Exact Online.
|
| Ongeldig: Klant (Type) |
Je kan enkel facturen exporteren naar relaties die binnen ExactOnline bekend zijn als klant (geen suspects / prospects) |
| Unable to find correct division X for given tenant configuration. |
Als je werkt met verschillende Eigen Bedrijven in AdminPulse, moet je aangeven tot welke administraties binnen Exact Online, AdminPulse toegang heeft. Hier lees je hoe je dit instelt. |
| In gebruik: Boekstuknummer |
- Deze foutmelding doet zich voor bij het exporteren van een factuur of creditnota waarvoor desbetreffend boekstuknummer al voorkomt in ExactOnline. - Mogelijk gebruik je eenzelfde nummering voor Facturen als voor Creditnota's. - Je kan ervoor kiezen om AdminPulse een sequence nummer te laten toekennen. Of om facturen en creditnota's een doorlopend nummer te geven.
|
| De relatiecode mag alleen cijfers bevatten. Huidige waarde: XYZ | Nakijken in Exact Online indien de gegevens van de klant namelijk het BTW-nummer/activiteit volledig zijn. Bv. niet BTW plichtig, maar is recent gewijzigd, indien u dit enkel in AdminPulse hebt gewijzigd zal de export hierdoor niet lukken, u zal deze informatie ook in Exact Online moeten wijzigen.
|
| Unable to export invoice because authentication expired or became otherwise invalid. Please use the re-authenticate button at https://connect.adminpulse.be |
Ga naar de Algemene Instellingen > Geconnecteerde applicaties. Dan naar ExactOnline. Je zal zien dat de koppeling op "suspended" staat. Klik op "configure" en dan bovenaan op "reauthenticate. Daarna kan je de factuur opnieuw exporteren. |