In dit artikel lees je hoe je AdminPulse koppelt met Yuki, hoe relaties vanuit AdminPulse naar Yuki worden doorgestuurd en hoe je facturen exporteert naar Yuki.
Je vindt hier ook de belangrijkste configuratieopties, voorwaarden voor een correcte export, aandachtspunten rond webservice calls en tips om fouten op te volgen.
AdminPulse koppelen met Yuki
Voordat je facturen of relaties naar Yuki kunt doorsturen, moet je de koppeling met Yuki activeren via Admin-Connect.
- Navigeer naar Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie instellingen.
- Wijzig de Export methode voor facturen naar Admin-Connect.
- Klik op het link-symbool naast Admin-Connect. Er opent een nieuwe pagina waar je de connectie met Yuki kunt opzetten.
- Zoek naar Yuki tussen de beschikbare koppelingen.
- Klik op Connect om de koppeling te configureren.
- Vul de correcte APIKey en AdministrationID in en klik op Create.
- APIKey: volg de instructies van Yuki om de Webservice API-sleutel te verkrijgen.
- AdministrationID: volg de instructies van Yuki om de Administratie-ID te verkrijgen.
- Klik op Save en test de connectie.
Betalingen, relaties en btw-aangiften automatisch synchroniseren
In de Yuki-koppeling kun je instellen dat AdminPulse betalingsinformatie uit Yuki overneemt, relaties automatisch naar Yuki synchroniseert en informatie over ingediende btw-aangiften uit Yuki gebruikt.
Betalingsinformatie overnemen van Yuki naar AdminPulse
Als je facturen matcht in Yuki, kan AdminPulse de betalingsinformatie automatisch overnemen. Vink hiervoor de optie Sync payments from Yuki to AdminPulse aan in de configuratie van de Admin-Connect-koppeling met Yuki.
Bij Payment monitoring will check unpaid invoices for # months in the past geef je aan tot hoeveel maanden terug AdminPulse de betaalstatus moet controleren.
In bovenstaand voorbeeld neemt AdminPulse iedere nacht de betalingen over voor openstaande facturen met status Geëxporteerd en met een factuurdatum tot 9 maanden terug. Dit gebeurt 1 keer per dag.
Status van ingediende btw-aangiften uit Yuki overnemen
In de Yuki-koppeling bestaat ook de optie om Sync VAT Listings from yuki activeren. Hiervoor vul je de PortaalApiKey in.
Met deze optie kan AdminPulse informatie over de status van ingediende btw-aangiften vanuit Yuki gebruiken.
Meer uitleg over deze optie, inclusief taaksjabloon, vind je in het artikel Status ingediende btw-aangifte doorsturen vanuit Yuki.
Relaties naar Yuki doorsturen
AdminPulse kan relaties op twee manieren naar Yuki doorsturen:
- Bij factuurexport: AdminPulse maakt of werkt de relatie in Yuki bij wanneer je een factuur voor die relatie exporteert.
- Via live relatiesynchronisatie: AdminPulse maakt of werkt de relatie in Yuki bij zodra je een relevante relatie aanmaakt of wijzigt.
Doe je de facturatie in AdminPulse? Dan volstaat de koppeling via factuurexport vaak. Wil je relaties ook zonder factuurexport up-to-date houden in Yuki? Dan kun je live relatiesynchronisatie inschakelen.
👉 Let op: voor een betrouwbare koppeling en factuurexport blijft Nr. boekhouding belangrijk. AdminPulse gebruikt dit veld als relatiecode in Yuki.
Relaties koppelen bij het exporteren van facturen
Als live relatiesynchronisatie niet actief is, koppelt AdminPulse de relatie met Yuki op het moment dat je een factuur exporteert. Die koppeling gebeurt via het veld Nr. boekhouding in het relatiedossier.
Voorwaarden voor een correcte relatiekoppeling
Vul het veld Nr. boekhouding in bij de relatie in AdminPulse.
De waarde van dit veld moet overeenkomen met de relatiecode in Yuki. Bestaat er nog geen overeenkomstige relatie in Yuki? Dan mag je een willekeurige referentie gebruiken, bijvoorbeeld de klantcode.
💡 Als live synchronisatie niet actief is, worden aanpassingen aan de relatie meegenomen bij de eerstvolgende export van een factuur voor die relatie. Als live synchronisatie actief is en je bij een nieuwe relatie Nr. boekhouding invult, wordt dit nummer meegestuurd wanneer AdminPulse de relatie in Yuki aanmaakt of bijwerkt.
Live relatiesynchronisatie inschakelen tussen AdminPulse en Yuki
Met live relatiesynchronisatie stuurt AdminPulse nieuwe en gewijzigde relaties automatisch door naar Yuki. De relatie hoeft dan niet te wachten op een volgende factuurexport om in Yuki aangemaakt of bijgewerkt te worden.
Deze optie staat standaard uit. Schakel ze alleen in als je wilt dat AdminPulse relevante relatiegegevens automatisch naar Yuki synchroniseert.
💡 Deze optie is vooral nuttig voor kantoren die hun facturatie niet in AdminPulse doen, maar wel hun klantenbestand in Yuki up-to-date willen houden.
👉 Let op: relaties live synchroniseren kan extra webservice calls naar Yuki veroorzaken. Maak je veel relaties aan of wijzig je veel relaties in één keer, dan kan dit veel calls veroorzaken. Afhankelijk van de limieten en kosten in Yuki kan dit extra kosten met zich meebrengen. Meer informatie vind je in de sectie Webservice calls en kosten bij Yuki.
Welke relaties worden live gesynchroniseerd?
Alleen relaties van het type Klant worden naar Yuki gesynchroniseerd. Prospecten en andere relatietypes worden niet meegenomen, ook niet als live synchronisatie ingeschakeld is.
Hoe wordt een relatie gematcht met Yuki?
Wanneer AdminPulse een relatie doorstuurt naar Yuki, wordt gecontroleerd of er al een overeenkomende relatie in Yuki bestaat. Dat gebeurt in deze volgorde:
-
Op basis van het interne Yuki-ID
Na een eerste succesvolle synchronisatie slaat AdminPulse het unieke Yuki-ID van de relatie op. Bij volgende synchronisaties gebruikt AdminPulse dit ID om de juiste relatie in Yuki rechtstreeks te identificeren. -
Op basis van de relatiecode
Als er nog geen Yuki-ID bekend is, zoekt Yuki naar een relatie met een overeenkomende relatiecode. Als er meerdere matches zijn, wordt de meest recent gewijzigde relatie bijgewerkt. -
Op basis van type, naam en e-mailadres
Als er geen match op relatiecode gevonden wordt, probeert Yuki te matchen op de combinatie van relatietype, volledige naam en e-mailadres. -
Nieuwe relatie aanmaken
Als geen van bovenstaande stappen een match oplevert, maakt Yuki automatisch een nieuwe relatie aan.
Welke wijzigingen sturen een synchronisatie naar Yuki?
AdminPulse stuurt alleen een synchronisatie naar Yuki wanneer een veld wijzigt dat relevant is voor de koppeling.
Een wijziging aan een van deze gegevens kan een synchronisatie veroorzaken:
- type, naam, voornaam en rechtsvorm
- Nr. boekhouding, BTW / Omzetbelasting nr en KvK-nummer
- facturatieadres: straat, nummer, toevoeging, postcode, gemeente en land
- telefoon, mobiel en e-mailadres
Een wijziging aan een ander veld, zoals interne notities of niet-facturatiegerelateerde gegevens, veroorzaakt geen synchronisatie naar Yuki.
Voor een volledig overzicht van de velden die AdminPulse naar Yuki doorstuurt, zie Welke relatiegegevens worden doorgestuurd naar Yuki?.
Fouten bij relatiesynchronisatie opvolgen
Je kunt fouten bij het doorsturen van relaties naar Yuki opvolgen via het overzicht Synchronisaties. Dit overzicht helpt je om fouten bij de relatiesynchronisatie te controleren.
- Klik in de menubalk op het statusbalkjes-icoon van de achtergrondprocessen:
- Klik daarna op het tabblad Synchronisaties.
In het overzicht Synchronisaties zie je in de kolom Fouten waarom iets niet doorgestuurd kon worden naar Yuki.
💡 Zie je de synchronisatie die je zoekt niet meteen? Controleer dan de actieve filters. Het overzicht is standaard gefilterd op Gemaakt door. Zet die filter uit als je ook synchronisaties wilt bekijken die door een collega werden aangemaakt.
In het volgende artikel lees je hoe je synchronisaties opvolgt: Overzicht: synchronisatiefouten opvolgen.
Welke relatiegegevens worden doorgestuurd naar Yuki?
Onderstaande tabel toont welke velden AdminPulse doorstuurt naar Yuki. Het onderscheid tussen bedrijf en persoon in de kolom Opmerking is alleen van toepassing bij live relatiesynchronisatie. Bij factuurexport wordt het contact altijd als bedrijf doorgestuurd, ongeacht het relatietype in AdminPulse.
| AdminPulse | Yuki | Opmerking |
| Nr. boekhouding | Relatiecode | |
| KvK-nummer | Ondernemingsnummer | |
| Naam + Rechtsvorm | Bedrijfsnaam | Alleen voor bedrijven. De rechtsvorm wordt toegevoegd achter de naam. |
| Voornaam | Voornaam | Alleen voor personen. |
| Naam | Achternaam | Alleen voor personen. |
| Land | Land | |
| Facturatieadres: Straat + nr. + toevoeging | Adres | |
| Facturatieadres: postcode | Postcode | |
| Facturatieadres: gemeente | Plaats | |
| E-mailadres* | Bedrijven: EmailWork. Personen: EmailHome. | |
| Btw nr. | Btw-nummer | |
| IBAN (incassobankrekening) | Bankrekening | Alleen het IBAN van de bankrekening die bij de relatie gemarkeerd is voor incasso. Is er geen incassobankrekening ingevuld, dan wordt er geen IBAN doorgestuurd. By factuurexport. |
| Telefoon | Telefoon | |
| Mobiel | Mobiel |
*Als er geen factuur-e-mailadres is ingevuld, wordt het hoofd-e-mailadres gebruikt.
Facturen exporteren van AdminPulse naar Yuki
Nadat de koppeling met Yuki is ingesteld, kun je facturen exporteren vanuit het facturatieoverzicht (Facturatie > Facturen). AdminPulse stuurt de facturen via Admin-Connect door naar Yuki. De verwerking gebeurt op de achtergrond.
Voorwaarden om facturen te exporteren
Controleer deze voorwaarden voordat je facturen exporteert:
- Het veld Nr. boekhouding moet ingevuld zijn voor elke relatie waarvan je facturen wilt exporteren. Ontbreekt dit veld bij een of meerdere relaties, dan blokkeert AdminPulse de export en krijg je een foutmelding.
- Je kunt alleen facturen exporteren die tot hetzelfde eigen bedrijf behoren. Bevat je selectie facturen van meerdere eigen bedrijven, dan blokkeert AdminPulse de export.
Facturen exporteren
- Navigeer naar Facturatie > Facturen.
- Selecteer de facturen die je wilt exporteren via de selectievakjes in de tabel.
Maak je geen selectie? Dan exporteert AdminPulse automatisch alle facturen die nog nooit werden geëxporteerd. - Klik op de knop Globale acties rechtsboven in het overzicht.
- Klik op Exporteer de geselecteerde facturen. Als je geen selectie hebt gemaakt, klik je op Exporteer alle nog niet geëxporteerde facturen.
Reeds geëxporteerde facturen opnieuw exporteren
Bevat je selectie facturen die al eerder werden geëxporteerd, dan toont AdminPulse een waarschuwing. Die facturen worden automatisch uit de selectie gefilterd. Alleen de nog niet geëxporteerde facturen worden daadwerkelijk doorgestuurd.
Wil je een factuur toch opnieuw exporteren? Gebruik dan de actie Exportstatus leegmaken via Globale acties om de exportstatus te wissen. Daarna kun je de factuur opnieuw selecteren en exporteren.
Facturen handmatig markeren als geëxporteerd
Via Globale acties > Markeer als geëxporteerd kun je facturen handmatig de status Geëxporteerd geven zonder ze naar Yuki door te sturen.
Dit kan handig zijn als je facturen al op een andere manier in Yuki hebt ingevoerd en de exportstatus in AdminPulse gelijk wilt zetten.
Exportstatus van facturen bekijken
Na het exporteren kun je bij de gebeurtenissen van een factuur controleren wat de status is.
Aandachtspunten bij de Yuki-koppeling
Houd rekening met onderstaande aandachtspunten wanneer je AdminPulse gebruikt in combinatie met Yuki.
Incasseren via Yuki
Op dit moment is het niet mogelijk om SEPA-bestanden aan te maken vanuit AdminPulse. Dit kan wel via Yuki.
Meer informatie hierover vind je in de documentatie van Yuki: Facturen incasseren via SEPA-incassobestand.
Factuur- en creditnotanummering
Yuki ondersteunt alleen een doorlopende nummering. Daarom raden we aan om Aparte nummering voor creditnota's uit te schakelen in de algemene instellingen van de boekjaren.
Webservice calls en kosten bij Yuki
Voor de koppeling met Yuki gebruikt AdminPulse webservice calls. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je facturen exporteert naar Yuki of wanneer AdminPulse relaties live synchroniseert.
Yuki telt het aantal webservice calls per domein. Elk domein kan standaard een bepaald aantal calls per dag gebruiken. Wordt die limiet overschreden, dan kan Yuki extra kosten aanrekenen of kan je een foutmelding krijgen bij het doorsturen van gegevens.
👉 Let op: ook andere softwarepakketten die met hetzelfde Yuki-domein gekoppeld zijn, gebruiken webservice calls. Daardoor kan de limiet bereikt worden, zelfs als de calls niet alleen door AdminPulse veroorzaakt zijn.
Je kunt het aantal gebruikte calls controleren in Yuki via Instellingen > Webservices > Aantal webservices aanroepen.
Live relatiesynchronisatie kan extra calls veroorzaken, vooral wanneer je veel relaties in één keer aanmaakt of wijzigt.
Raadpleeg de documentatie van Yuki voor de meest actuele informatie over limieten en mogelijke kosten: Yuki API-koppeling.
Bekende foutmeldingen
Hieronder vind je enkele foutmeldingen die kunnen voorkomen bij het doorsturen van facturen naar Yuki.
The domain is not licensed for this functionality
Oorzaak: deze foutmelding komt voor wanneer het juiste abonnement of de juiste module in Yuki niet actief is om verkoopfacturen te verwerken en/of te versturen.
Oplossing: controleer in Yuki welk abonnement of welke module nodig is om deze functionaliteit te gebruiken. Meer informatie vind je in de documentatie van Yuki: Yuki Store. Ondervind je daarna nog problemen? Neem dan contact op met Yuki.
Active sales taxcode with percentage "0.00" and type "0" cannot be found
Oorzaak: mogelijk is het juiste btw-tarief niet beschikbaar in de Yuki-omgeving. Deze fout kan voorkomen bij het exporteren van facturen met een 0%-btw-percentage.
Oplossing: controleer in Yuki of het percentage 0 van type 0 aanwezig en actief is. Je kunt deze gegevens activeren of toevoegen via het scherm Instellingen > BTW-tarieven.
Daily limit exceeded
Oorzaak: het maximumaantal webservice calls in Yuki is overschreden.
Oplossing: controleer het aantal webservice calls in Yuki. Meer uitleg vind je in de sectie Webservice calls en kosten bij Yuki.
💡 Goed om te lezen
- Wil je meer weten over het instellen van webservices in Yuki? Lees dan: Webservices in portaal instellen.
- Wil je weten waar je de Administratie-ID in Yuki vindt? Meer uitleg vind je in: Administratie-ID.
- Wil je meer weten over de API-koppeling en mogelijke webservicekosten? Bekijk dan: Yuki API-koppeling.
- Wil je de status van ingediende btw-aangiften vanuit Yuki doorsturen? Lees dan: Status ingediende btw-aangifte doorsturen vanuit Yuki.
- Wil je synchronisatiefouten in AdminPulse opvolgen? Lees dan: Overzicht: synchronisatiefouten opvolgen.