In AdminPulse gebruik je Teams om te bepalen welke medewerkers toegang hebben tot welke relaties. Een team is een groep medewerkers die gezamenlijk toegang krijgen tot dezelfde relatiedossiers en alle bijbehorende entiteiten.
Zodra een team aan een relatie is gekoppeld, hebben alleen medewerkers van dat team, en eventueel bovenliggende teams, toegang tot het relatiedossier.
In dit artikel lees je hoe teams werken, hoe je ze opbouwt en beheert, en hoe je met teams de toegangsrechten binnen je kantoor eenvoudig en veilig organiseert.
Toegangscontrole via teams
👉 Zodra je een team toekent aan een relatie, hebben alleen medewerkers van dat team, en eventueel bovenliggende teams, toegang tot alle entiteiten die aan die relatie verbonden zijn.
In sommige omgevingen kan daarnaast extra toegang per individuele medewerker worden toegekend. Dat werkt alleen voor relaties waaraan teams gekoppeld zijn. Meer uitleg daarover vind je verder in dit artikel.
Medewerkers die niet tot het toegewezen team of een bovenliggend team behoren, hebben dan geen toegang meer tot:
- de relatie zelf
- documenten die aan de relatie zijn gekoppeld
- taken die aan de relatie zijn gekoppeld
- facturen die aan de relatie zijn gekoppeld
- registraties die aan de relatie zijn gekoppeld
- alle overige entiteiten die aan de relatie zijn gekoppeld
Als er geen teams aan een relatie zijn toegekend, hebben alle gebruikers standaard toegang tot de relatie en alle gekoppelde entiteiten, volgens hun rol. Medewerkers die zelf niet in een team zitten, zien alleen relaties zonder teams.
Let op: documenten die niet aan een relatie zijn gekoppeld, worden niet gefilterd op basis van teamtoegang.
Beheer van teams
Je beheert teams via Instellingen > Teams. In dit scherm zie je een overzicht van alle teams en kun je de structuur van je kantoor organiseren.
Nieuw team toevoegen
Je kunt op twee manieren een nieuw team toevoegen:
- Nieuw team op hoofdniveau: voer een naam in het veld bovenaan de teamlijst in en klik op het +-icoon om een nieuw team toe te voegen zonder bovenliggend team.
- Subteam toevoegen: klik op het +-icoon naast een bestaand team om een subteam toe te voegen binnen de hiërarchie onder dat team.
Teamleden bekijken
Om de teamleden te bekijken, klik je op het icoon met het persoonssymbool. Vervolgens verschijnt de volledige lijst van medewerkers die tot dit team behoren.
Medewerker toevoegen aan team
Klik op + Medewerker toevoegen om een medewerker aan het team toe te voegen. In het scherm dat opent kun je een medewerker kiezen uit een dropdown.
Optie: “Kan facturen bekijken?”
Voor sommige medewerkers kun je via de checkbox Kan facturen bekijken? bepalen of zij toegang hebben tot facturen van relaties die aan het team zijn toegewezen.
👉 Deze checkbox is alleen zichtbaar voor medewerkers met de permissie Factuurvoorstellen: lezen, of een rol die deze permissie bevat. De standaardrollen met deze permissie zijn:
- Beheerder
- Volledige gebruiker
- Facturatie gebruiker
Voor medewerkers die via een bovenliggend team al toegang hebben tot facturen, is deze checkbox uitgeschakeld.
Wat betekenen de verschillende naamstijlen in de teamlijst?
- Namen in zwarte letters: deze medewerkers zijn rechtstreeks toegevoegd aan het team. Je kunt hen direct verwijderen via het prullenbakicoon.
- Namen in grijze letters: deze medewerkers zijn automatisch toegevoegd via een bovenliggend team. Zij kunnen niet rechtstreeks uit dit team worden verwijderd.
Medewerker verwijderen uit een team
Om een medewerker uit een team te verwijderen, klik je op het prullenbakicoon naast zijn of haar naam. Je krijgt eerst een bevestigingsvenster te zien.
👉 Let op: je kunt alleen medewerkers verwijderen die rechtstreeks aan het team zijn toegevoegd, dus namen in zwarte letters. Medewerkers die via een bovenliggend team zijn geërfd, dus namen in grijze letters, moet je verwijderen in het bovenliggende team zelf.
Team verwijderen
Je kunt een team verwijderen via het prullenbakicoon.
👉 Let op: wanneer je een team verwijdert, wordt het ook losgekoppeld van al zijn relatiedossiers. Medewerkers in dat team kunnen daardoor hun toegang tot deze relatiedossiers verliezen.
Teamstructuur herorganiseren
Met de knop Herstructureer teams kun je eenvoudig de hiërarchie van je teams aanpassen. Je kunt teams verslepen om ze te verplaatsen of om ze onder een ander team te plaatsen.
Zo bouw je een teamstructuur op die past bij de organisatie van je kantoor.
Teams toekennen aan een relatie
Nadat de teams zijn geconfigureerd, kun je één of meerdere teams toekennen aan een relatie. Dit kan handmatig in het relatiedossier (Relatiedossier > Sectie Identificatie > Teams) of in bulk via de globale actie Team toevoegen / verwijderen in het relatiescherm (Relatiedossiers > Relaties).
💡 Deze globale actie voegt teams toe aan relaties of verwijdert ze daaruit, maar verwijdert nooit het team zelf.
Medewerkers die niet in een van de toegewezen teams zitten, hebben dan geen toegang meer tot deze relatie.
Extra toegang geven aan specifieke medewerkers
Soms heeft een medewerker toegang nodig tot één specifiek relatiedossier, zonder dat die medewerker lid hoeft te worden van het volledige team. Bijvoorbeeld: een relatie is gekoppeld aan team Amsterdam, maar een expert uit Maastricht moet tijdelijk toegang krijgen tot dat ene dossier.
In dat geval kun je, bovenop de teamtoegang, werken met Toegelaten medewerkers.
👉 Deze mogelijkheid werkt alleen als:
- de relatie aan één of meerdere teams gekoppeld is;
- de optie Toegelaten medewerkers voor je omgeving is geactiveerd. Je kunt dit aanvragen via support.
Wanneer de optie actief is, kun je in het relatiedossier het veld Toegelaten medewerkers invullen. Medewerkers die je daar toevoegt, krijgen toegang tot die specifieke relatie, ook als ze geen lid zijn van het team dat aan de relatie gekoppeld is.
Deze instelling geeft alleen extra toegang. Ze vervangt de teaminstellingen niet. Als er geen teams zijn ingesteld op de relatie, heeft dit veld geen praktisch effect.
Teams en taken
Het is niet mogelijk om taken rechtstreeks aan een team toe te wijzen. Taken worden altijd toegewezen aan individuele medewerkers.
Je kunt taken echter wel filteren op teams via de Team-filter in de verschillende taakschermen. Deze filter toont taken die gekoppeld zijn aan relaties die aan de geselecteerde teams zijn toegewezen.