Onder Documenten > Documenten vind je het centrale DMS-gedeelte (Document Management System) van AdminPulse. Hier beheer je alle documenten die in AdminPulse zijn aangemaakt of toegevoegd: je kunt ze uploaden, terugvinden, bekijken, bewerken en ordenen.

In dit artikel lees je hoe je documenten zoekt en filtert, hoe je een zoekopdracht opslaat en hoe je de overzichtstabel met documenten gebruikt.

⏮️ Lees ook het artikel Documentbeheer - Inleiding voor een algemene introductie tot het Documenten-scherm.

⏭️ Meer informatie over acties die je op meerdere documenten tegelijk kunt uitvoeren, vind je in het artikel Documenten - Globale acties.

Filters in het Documenten-scherm

Bovenaan het scherm staan de filters waarmee je de lijst met documenten beperkt. Zo kun je bijvoorbeeld alleen documenten tonen van een bepaalde relatie, uit een bepaalde periode, van een bepaald documenttype of met een bepaalde verwerkingsstatus.

Je kunt meerdere filters tegelijk gebruiken. AdminPulse toont dan alleen de documenten die aan alle ingestelde filters voldoen.

💡 Als je later terugkomt naar het scherm Documenten, blijft de filterselectie van je vorige bezoek actief.

👉 AdminPulse zoekt alleen binnen de selectie die links in het scherm actief is. Via de tabs Mappen en Labels kun je bepalen binnen welke map of welk label je zoekt. Staat daar bijvoorbeeld een specifieke map of een specifiek label geselecteerd, dan zoekt AdminPulse alleen binnen die selectie. Klik op Alle documenten om opnieuw in alle documenten te zoeken. Meer uitleg hierover vind je in het artikel Documenten ordenen.

Beschikbare filters

Filteren op datum

Van - Tot: kies zelf een begin- en einddatum waarop je wilt filteren.
Deze maand - Dit kwartaal - jaarfilters - Alle: gebruik een voorgedefinieerde periode, zoals de huidige maand, het huidige kwartaal, een specifiek jaar of alle documenten.

Zoeken op relatie of document

Zoeken: typ de volledige naam of een deel van de naam van een relatie en selecteer de juiste relatie uit de keuzelijst. AdminPulse toont daarna alleen documenten die aan die relatie gekoppeld zijn.
Zoek document: zoek een specifiek document op basis van de documentnaam. Je kunt ook een deel van de documentnaam invoeren.

Filteren op documentsoort

E-mails, Bijlagen, Facturen: toon of verberg snel bepaalde soorten documenten. Zo kun je bijvoorbeeld alleen e-mails tonen of juist bijlagen verbergen.
Type: filter op een bepaald documenttype.

Filteren op documenten met of zonder relatie

Zonder relaties: toon documenten die momenteel niet aan een relatie gekoppeld zijn.
Meerdere relaties: toon documenten die aan meer dan één relatie gekoppeld zijn.

Filteren op status

Met de filter Status filter je op de verwerkingsstatus van een document.

Herkend: AdminPulse heeft het documenttype kunnen lezen en begrijpen, maar er is nog een actie van jou nodig om de verwerking af te ronden. De knop aan het einde van de documentrij toont welke actie nodig is, zoals een relatie koppelen, een relatie aanmaken of een relatie bijwerken. Zodra je die actie uitvoert, verandert de status naar Verwerkt.
Identificatie: AdminPulse probeert het type van het document te herkennen.
In verwerking: AdminPulse heeft het document herkend en voert de bijbehorende actie automatisch uit. Deze status is tijdelijk en verandert snel naar Verwerkt.
Niet herkend: AdminPulse kon het document niet herkennen.
Niet van toepassing: documenten die in AdminPulse zijn aangemaakt, zoals facturen, e-mails, volmachten of opdrachtbrieven. Ook de voorbeeldtemplates die standaard in AdminPulse staan, vallen hieronder.
Verwerkt: het document is herkend door AdminPulse, of een niet-herkend document is handmatig aangepast.

Filteren op e-mailstatus

Met de filter E-mail status filter je op de aflever- of leesstatus van e-mails.

Afgeleverd: de e-mail is afgeleverd.
Afleveren mislukt: de e-mail kon niet worden afgeleverd. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als er een probleem is met de mailbox van de ontvanger of als die mailbox vol is.
Geopend: de e-mail is geopend.
Niet geopend: toon e-mails die nog niet zijn geopend. Dit omvat zowel e-mails die niet konden worden afgeleverd als afgeleverde e-mails die nog niet zijn geopend.

Filteren op handtekeningstatus

Met de filter Status handtekening filter je op de status van een handtekenverzoek.

Geen handtekening: er is nog geen verzoek om te ondertekenen verstuurd.
Handtekening nodig: het document bevat nog geen handtekening.
Ingetrokken: er is een verzoek om te ondertekenen verstuurd, maar dat verzoek is daarna ingetrokken.
Vervallen: het verzoek om het document te ondertekenen is vervallen.
In afwachting: er is een verzoek verstuurd om het document te ondertekenen.
Mislukt: het verzoek om te ondertekenen kon niet worden verstuurd.
Geweigerd: de persoon aan wie is gevraagd om te ondertekenen, heeft geweigerd het document te ondertekenen.
Getekend: het document is getekend.

Filteren op maker, documentlabels en eigen bedrijf

Gemaakt door: filter op de medewerker die het document heeft toegevoegd of aangemaakt.
Met documentlabels: zoek documenten die één of meerdere gekozen documentlabels bevatten. Met de opties EN filter en OF filter bepaal je of het document alle gekozen labels moet bevatten, of minstens één van de gekozen labels. Klik op de optie om tussen beide filters te wisselen.
Zonder documentlabels: zoek documenten die één of meerdere gekozen documentlabels niet bevatten.
Eigen bedrijven: filter op een bepaald eigen bedrijf, als je met meerdere eigen bedrijven werkt.

Extra filters toevoegen via Meer filters

Via Meer filters kun je extra filters toevoegen aan het filtergedeelte. Vink de filters aan die je wilt gebruiken. De gekozen filters verschijnen daarna boven de overzichtstabel.

Gelinkte relaties: filter op documenten van gelinkte relaties. Selecteer eerst een relatie bij Zoeken. Daarna kun je met de filter Gelinkte relaties ook documenten tonen van relaties die aan die relatie zijn gekoppeld, bijvoorbeeld de partner of relaties binnen een fiscale-eenheid.
Medewerker, Medewerker (vervanger), Medewerker facturatie, Medewerker senior, Medewerker vennoot en Medewerker verantwoordelijke: filter op documenten van relaties waarbij een bepaald medewerkerprofiel is ingevuld in de relatiefiche. Zo kun je bijvoorbeeld documenten tonen voor relaties waarvoor jij als medewerker bent ingesteld.
Relatiegroepen: filter op documenten van relaties binnen één of meerdere relatiegroepen.

Zoekopdracht opslaan

Gebruik je vaak dezelfde combinatie van filters? Dan kun je tijd besparen door die combinatie op te slaan als zoekopdracht. Zo hoef je de filters niet steeds opnieuw in te stellen.

Een nieuwe zoekopdracht opslaan

Volg deze stappen om een zoekopdracht op te slaan:

Stel eerst de gewenste filters in.
Klik onderaan in het filtergedeelte op Bewaar zoekopdracht.
Geef je zoekopdracht een duidelijke en herkenbare naam.
Klik op OK om de zoekopdracht op te slaan.

Je zoekopdracht is nu opgeslagen.

Een opgeslagen zoekopdracht gebruiken

Volg deze stappen om een opgeslagen zoekopdracht te gebruiken:

Open onderaan in het filtergedeelte het menu Selecteer zoekopdracht.
Klik op de naam van de zoekopdracht die je wilt gebruiken.

De opgeslagen filters worden automatisch geladen.

💡 Zie je Selecteer zoekopdracht niet staan? Dan is er nog geen zoekopdracht aangemaakt.

Overzicht van de documenten

Onder het filtergedeelte staat de overzichtstabel met documenten. Hier zie je de documenten die binnen de ingestelde filters vallen.

Elke rij in de tabel is één document. In de overzichtstabel zie je onder andere de naam van het document, het type, de gekoppelde relatie, de status, de documentdatum, de creatiedatum en de medewerker die het document heeft aangemaakt of toegevoegd.

Je kunt de lijst sorteren door op een kolomnaam te klikken, zoals Naam, Type, Status, Documentdatum of Creatiedatum. Klik opnieuw op dezelfde kolomnaam om de sorteervolgorde om te draaien.

Zie je niet alle informatie die je nodig hebt? Klik dan op Kolommen aanpassen om extra kolommen te tonen of kolommen te verbergen.

In de overzichtstabel geven sommige iconen snel extra informatie over een document. Bij documenten die ondertekend moeten worden, toont het handtekeningicoon de status van de handtekening: een geel icoon geeft aan dat er nog een handtekening nodig is, terwijl een groen icoon aangeeft dat het document getekend is.
Het wereldbolicoon geeft aan dat het document op het portaal gepubliceerd is.

Acties per document

Aan het einde van elke documentrij staan actieknoppen voor dat specifieke document. De zichtbare actieknop toont de voorgestelde actie. Via het pijltje naast de knop open je het menu met de andere beschikbare acties.

Afhankelijk van het documenttype en de situatie kun je onder andere deze acties gebruiken:

Downloaden: download het document. Het bestand wordt direct gedownload en komt in de downloadmap van je browser terecht. Deze actie is rechtstreeks beschikbaar via het downloadicoon in de documentrij.
Openen: open het document in een detailvenster. Hier kun je het document bekijken en de documentgegevens aanpassen, zoals de bestandsnaam, de documentdatum, het type, de relaties en de labels. Afhankelijk van het document kun je ook taken koppelen of to-do’s aanmaken, het document downloaden of downloaden als PDF, delen, vervangen of verwijderen, naar het vorige of volgende document navigeren en je wijzigingen opslaan.
Voor e-mails zijn ook de knoppen Beantwoorden en Allen beantwoorden beschikbaar.
Linken: koppel het document aan een relatie. Deze actie verschijnt bijvoorbeeld wanneer AdminPulse weet welk type document het is, maar de bijbehorende relatie niet automatisch kon vinden.
Relatie aanmaken: maak een nieuwe relatie aan op basis van de gegevens in het document.
Relatie bijwerken: werk een bestaande relatie bij met gegevens uit het document, bijvoorbeeld een nieuw adres.
Uitpakken: pak een zip-bestand uit en kies of je het originele zip-bestand daarna wilt behouden of verwijderen.
Alle documenten voor deze relatie tonen: toon alle documenten die aan dezelfde relatie gekoppeld zijn.
Dupliceren: maak een kopie van het document.
Downloaden als PDF: download het document als PDF.
Verstuur aanvraag tot handtekening: verstuur een verzoek om het document te laten ondertekenen.
Handtekening verzoek intrekken: trek een lopend handtekeningverzoek in.
Als getekend markeren: markeer een document handmatig als getekend. Dit kan bijvoorbeeld voor opdrachtbrieven en volmachten die ondertekend zijn.
Doorsturen: stuur een e-maildocument door.
Verstuur via e-mail: verstuur het document via e-mail.
Verstuur als PDF via e-mail: verstuur het document als PDF-bijlage via e-mail.
Nieuwe to-do maken: maak een nieuwe to-do op basis van het document.
Delen: deel het document intern met collega’s. Je kunt optioneel een opmerking toevoegen.
Vervangen: vervang het bestaande document door een ander bestand.
Verwijderen: verwijder het document permanent.

In het onderstaande voorbeeld is Linken de voorgestelde actie, omdat het document nog aan een relatie gekoppeld moet worden. Via het pijltje zijn onder andere Openen en Nieuwe to-do maken beschikbaar.

Gerelateerd aan