Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (United States) Français (Belgique) Nederlands (België)

Digitale handtekening: Penneo

Bijgewerkt
penneo.png

Met Penneo kun je documenten en brieven die je in AdminPulse aanmaakt, digitaal laten ondertekenen. Digitaal ondertekenen kan door alle partijen: zowel door je collega’s binnen het kantoor als door je eindklanten. Zo vervang je papieren handtekeningen door een geautomatiseerde, elektronische workflow.

👉 AdminPulse brengt hiervoor geen extra kosten in rekening. Elk document dat ondertekend moet worden, kan gratis via AdminPulse worden verzonden. Je hebt wel een Penneo-abonnement nodig.

Meer informatie of een Penneo-account aanmaken: penneo.com/nl

Door Penneo ondersteunde ondertekenmethoden

Penneo ondersteunt deze ondertekenmethoden:

  • Handtekening tekenen
  • Een afbeelding van de handtekening uploaden
  • De naam typen

💡 Je kunt de eenvoudige elektronische ondertekenmethoden (handtekening tekenen, afbeelding van de handtekening uploaden of de naam typen) afzonderlijk uitschakelen in de configuratie in Penneo.

De integratie tussen Penneo en AdminPulse instellen

Vereiste: Penneo-account en koppeling per gebruiker

👉 Elke AdminPulse-gebruiker die documenten wil versturen om te laten ondertekenen, heeft een eigen Penneo-account nodig en moet de koppeling ook zelf instellen in AdminPulse.

Werk je met meerdere eigen bedrijven in AdminPulse? Configureer de Penneo-integratie per eigen bedrijf én per gebruiker.

Vraag je Penneo-account aan via penneo.com.

De koppeling met Penneo instellen in AdminPulse

Volg in AdminPulse deze stappen om de koppeling tussen Penneo en AdminPulse in te stellen:

  1. Ga in AdminPulse naar Instellingen > Software koppelingen of naar Mijn profiel > Admin-Connect.
  2. Zoek in de lijst met integraties naar Penneo en klik op Connect.
    penneo connect.png
  3. Vul je Client key en Secret in. Je maakt deze API-sleutels aan in Penneo. Zie de Penneo-handleiding: API-sleutels activeren, vinden en creëren.
    👉 Gebruik deze gegevens per gebruiker en deel ze niet met anderen.
    penneo key and secret.png
  4. Kies de gewenste opties:
    • Penneo folder: selecteer eventueel de map in Penneo waarin documenten vanuit AdminPulse terechtkomen.
    • Herinneringen: bepaal na hoeveel dagen (1–30) Penneo automatisch een e-mail stuurt naar ontvangers die een document nog niet hebben ondertekend.
    • E-mailnotificaties: ontvang updates per e-mail, bijvoorbeeld wanneer een document is ondertekend of geweigerd.
    • Simple Electronic Signatures: sta eenvoudige elektronische handtekeningen toe.
      👉 Zorg dat in Penneo minstens één optie (tekenen, uploaden of typen) is ingeschakeld.
    • Getekende jaarrekeningsdocumenten toevoegen (Silverfin): voeg automatisch de door Penneo ondertekende Silverfin-documenten toe in AdminPulse. Zie ook: Silverfin-documenten ondertekenen via Penneo en automatisch toevoegen aan AdminPulse
    • Andere getekende documenten toevoegen: importeer ook andere Penneo-documenten automatisch in AdminPulse. Handig om de flow vanuit Silverfin en Instaclause compleet te maken.
  5. Klik op Next/Save om op te slaan.

Beperkingen voor extra velden

Via de integratie met Penneo kun je geen extra formuliervelden (tekst, keuzelijsten, vinkjes, …) toevoegen aan het document. Penneo Webforms kan hiervoor een oplossing zijn, maar dan verstuur je het document niet automatisch vanuit AdminPulse en is er een extra Penneo-module nodig.

Praktische tips

  • Test eerst met een intern e-mailadres voordat je documenten naar klanten verstuurt.
  • Houd de herinneringsfrequentie klantvriendelijk, bijvoorbeeld elke 3–5 dagen.

Impact van de Penneo-koppeling op sjablonen

Briefsjablonen

Je hoeft je briefsjablonen in AdminPulse niet aan te passen. Penneo plaatst de handtekeningen automatisch op een aparte laatste pagina.

penneohandtekening.png

E-mailsjablonen

Je kunt eigen e-mailsjablonen maken voor de verzendmail van de ondertekenaanvraag. Voeg een sjabloon toe via Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen met het type Digitale handtekening en selecteer dit sjabloon bij het verzenden van documenten.

👉 Neem in het sjabloon altijd het invulveld {link} op. AdminPulse vervangt dit door de unieke ondertekenlink.

Screenshot 2025-11-06 at 09.53.48.png

Bestaat er geen eigen e-mailsjabloon voor digitale handtekeningen, dan gebruikt AdminPulse een standaardtekst.

👉 Heb je meerdere eigen bedrijven? Maak per bedrijf een apart e-mailsjabloon. Bij het verzenden kies je het sjabloon van het bedrijf dat aan de relatie is gekoppeld.

Ondertekenaars in een vaste volgorde laten tekenen

Bij het versturen van een ondertekeningsaanvraag via Penneo kun je bepalen in welke volgorde ondertekenaars het document ontvangen en tekenen. Dit doe je met een aangepaste ondertekeningsvolgorde.

Een ondertekenaar ontvangt het tekenverzoek pas wanneer de vorige ondertekenaar heeft getekend. Een ondertekenaar met rangorde 2 ontvangt het verzoek dus pas nadat de ondertekenaar met rangorde 1 heeft ondertekend.

  1. Vink Aangepaste ondertekeningsvolgorde aan bij het versturen van een aanvraag tot handtekening.
  2. In de lijst met ondertekenaars verschijnt de kolom Rangorde.
  3. Gebruik de pijltjes om de ondertekenaars in de juiste volgorde te plaatsen.

💡 Handig wanneer je het document eerst intern wilt laten ondertekenen, bijvoorbeeld door de dossierbeheerder of vennoot, voordat de klant het tekenverzoek ontvangt.

Screenshot 2026-05-21 at 14.22.47.png

Bekende foutmeldingen over Penneo en oplossingen

Foutmelding Betekenis en oplossing

Logo/afbeelding wordt niet weergegeven in de verzonden e-mail.

Voorbeeld van e-mail zonder logo-afbeelding

 De e-mail wordt rechtstreeks vanuit Penneo verzonden. Sommige browsers of e-mailclients blokkeren afbeeldingen. Raadpleeg de Microsoft-handleiding om automatische downloads van afbeeldingen toe te staan. Werkt het daarna nog niet? Neem dan contact op met Penneo.

Voorbeeldmelding wanneer integratie niet geconfigureerd is

 Controleer of je de integratie correct hebt geconfigureerd. Werk je met meerdere eigen bedrijven? Configureer de integratie per eigen bedrijf én per gebruiker.

💡 Goed om te lezen

Lees ook de volgende artikelen voor meer uitleg en handige tips over digitaal ondertekenen en sjablonen:

Gerelateerd aan

Verwante artikelen