Grâce à la connexion entre AdminPulse et ionBIZ, vous pouvez envoyer automatiquement des enregistrements d’AdminPulse vers ionBIZ. C’est par exemple utile lorsque certains collaborateurs ou départements travaillent dans AdminPulse et y enregistrent du temps, tandis que d’autres équipes travaillent dans ionBIZ et y suivent leur temps.
Dès que la connexion est correctement configurée, les enregistrements créés ou modifiés dans AdminPulse sont automatiquement transférés vers ionBIZ.
Dans cet article, vous découvrez comment configurer la connexion, quelles conditions doivent être remplies et comment suivre les éventuelles erreurs de synchronisation.
Comment configurer la connexion entre AdminPulse et ionBIZ ?
- Dans ionBIZ, créez d’abord un ID Client et un Secret Client. Pour ce faire, allez dans ionBIZ via votre profil vers Réglages > Général > Applications.
- Cliquez en haut sur le signe plus
pour ajouter une nouvelle application.
- Complétez les champs Nom de l’entreprise et Nom de l’application avec le nom de votre entreprise et AdminPulse.
- Dans Champs d’application, indiquez les droits que vous souhaitez donner à la connexion avec AdminPulse. Voici les droits minimums à cocher :
- Ressources : Lire, Ajouter et Éditer
- Relations, adresses et contacts : Lire, Ajouter et Éditer
- Projets, tâches et ressources attribuées : Lire, Ajouter et Éditer
- Décomptes horaires : Lire, Ajouter et Éditer
- Dépenses : Lire, Ajouter et Éditer
- ScopeOdata : Lire, Ajouter et Éditer
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder ces informations.
- Dans Applications, les informations que vous venez de créer s’affichent maintenant. Cliquez sur cette ligne pour ouvrir les détails. Vous aurez besoin des informations dans ID Client, Secret Client et OpenAPI dans les étapes suivantes pour configurer la connexion dans AdminPulse.
- Dans AdminPulse, allez dans Paramètres > Applications connectées et cliquez sur Connect à côté d’ionBIZ.
- Complétez les champs IonBiz URL, Client ID et Client Secret avec les informations d’ionBIZ :
- IonBiz URL : vous la trouvez dans ionBIZ sous OpenAPI. Complétez l’URL jusqu’à ionbiz.com inclus, par exemple https://xxx.ionbiz.com/.
- Client ID : vous le trouvez dans ionBIZ sous ID Client.
- Client Secret : vous le trouvez dans ionBIZ sous Secret Client.
- Cliquez sur Test connection pour vérifier si la connexion a été correctement établie.
- Cliquez sur Save pour sauvegarder la connexion.
Quelles conditions doivent être remplies pour envoyer des enregistrements vers ionBIZ ?
Avant qu’AdminPulse puisse envoyer des enregistrements vers ionBIZ, l’utilisateur, la relation, le projet et l’article de la liste de prix doivent être correctement liés.
Étape 1 : l’utilisateur dans AdminPulse doit également exister dans ionBIZ
L’utilisateur dans AdminPulse doit également exister comme ressource dans ionBIZ. Allez dans Resources dans ionBIZ. La ressource n’existe pas encore ? Ajoutez alors une nouvelle ressource avec la même adresse e-mail que dans AdminPulse.
Étape 2 : la relation dans AdminPulse doit être liée à la relation dans ionBIZ
Dans ionBIZ, il doit exister une relation dont le Code Externe est identique au Code Client dans AdminPulse.
Étape 3 : la relation doit avoir un projet actif dans ionBIZ
La relation dans ionBIZ doit avoir un projet actif. La date de l’enregistrement que vous souhaitez envoyer doit se situer entre la date de début et la date de fin de ce projet.
Étape 4 : l’article de la liste de prix dans AdminPulse doit correspondre à la tâche dans ionBIZ
Le projet dans ionBIZ doit avoir une tâche dont le nom est identique au code de l’article de la liste de prix de l’enregistrement dans AdminPulse. Si le code de l’article de la liste de prix est vide dans AdminPulse, AdminPulse utilise le nom de l’article de la liste de prix.
Quand les enregistrements sont-ils envoyés d’AdminPulse vers ionBIZ ?
Dès que toutes les conditions sont remplies et qu’un utilisateur crée ou modifie un enregistrement dans AdminPulse, cet enregistrement est immédiatement envoyé vers ionBIZ.
Quelles données sont envoyées vers ionBIZ ?
Selon le type d’enregistrement dans AdminPulse, AdminPulse crée un autre type de record dans ionBIZ.
Enregistrements de temps et de distance
Les enregistrements de temps et de distance sont envoyés comme un Timesheet dans ionBIZ. Les données suivantes sont transmises :
- Date
- Durée facturable et non facturable
- Kilomètres
- Remarque interne
- Remarque externe
- Liens vers la ressource, la relation, le projet et la tâche dans ionBIZ
Enregistrements de produits et de coût
Les enregistrements de produits et de coûts sont envoyés comme un ProjectCost dans ionBIZ. Les données suivantes sont transmises :
- Date
- Nombre
- Facturable : oui ou non
- Liens vers la relation, le projet et le type de coût dans ionBIZ
Enregistrements supprimés
Lorsque vous supprimez un enregistrement dans AdminPulse, le Timesheet ou le ProjectCost correspondant est également supprimé dans ionBIZ.
Si un enregistrement de travail et un enregistrement de déplacement sont liés, seule la partie concernée est supprimée lorsque vous supprimez l’un des deux. Le reste du record est conservé dans ionBIZ.
💡 La synchronisation se fait uniquement d’AdminPulse vers ionBIZ. Aucune donnée n’est renvoyée d’ionBIZ vers AdminPulse.
Comment suivre les erreurs lors de l’envoi d’enregistrements vers ionBIZ ?
Vous pouvez vérifier si l’envoi d’un enregistrement vers ionBIZ génère une erreur via l’aperçu Synchronisations.
- Dans la barre de menu, cliquez sur l’icône des processus d’arrière-plan :
- Cliquez ensuite sur l’onglet Synchronisations.
Dans l’aperçu Synchronisations, la colonne Erreurs indique pourquoi un enregistrement n’a pas pu être envoyé vers ionBIZ.
💡 Dans l’aperçu Synchronisations, seuls les enregistrements qui génèrent une erreur lors de l’envoi vers ionBIZ sont affichés. Les enregistrements envoyés avec succès vers ionBIZ ne s’y retrouvent donc pas.
Dans l’article suivant, vous découvrez comment suivre les synchronisations : Aperçu : suivre les erreurs de synchronisation