Intégration dans AdminPulse

L'intégration d'Office 365 avec AdminPulse vous permet d'ajouter automatiquement les e-mails que vous envoyez ou recevez via Outlook à l'écran des documents d'AdminPulse.

Il n'y a pas de frais supplémentaires facturés par AdminPulse ou Microsoft pour l'utilisation de cette intégration.

Actuellement, AdminPulse prend en charge les types de comptes suivants :

Compte professional Office 365 account, par exemple emma@kantoor.be
Compte personnel Outlook, par exemple emma@outlook.com
Boîte aux lettres partagées, par exemple info@bureau.be

Pour que les e-mails soient automatiquement ajoutés à AdminPulse, un certain nombre d'étapes sont nécessaires :

1. Saisie de données dans AdminPulse

Pour entrer les données et la configuration de votre Office 365, naviguez vers Admin-Connect. Vous pouvez le faire en surfant sur https://connect.adminpulse.be/ ou via mon profil -> Admin-Connect

Lorsque vous êtes dans la page Admin-Connect, cliquez sur le bouton Connect ci-dessous pour démarrer la connexion. Vous serez dirigé vers la page de connexion de Microsoft où vous devrez entrer vos données de connexion.

La boîte de dialogue ci-dessous indique également les droits dont AdminPulse a besoin pour lire les e-mails et les ajouter à AdminPulse. Si vous acceptez, vous serez redirigé vers la page de connexion.

Pour vérifier si la connexion est complètement correcte, vous pouvez ensuite appuyer sur "Validate connection" pour tester la connexion.

2. Configuration des dossiers e-mails

Après avoir établi la connexion, vous devez encore sélectionner les dossiers qu'AdminPulse est autorisé à lire et ajouter automatiquement les e-mails qui se trouvent dans ces dossiers à l'écran des documents d'AdminPulse.
Actuellement, AdminPulse ne prend en charge que les 5 niveaux supérieurs d'un dossier, comme le montre l'exemple ci-dessous "Top level folder" & "Sub level folder".

Si vous souhaitez que vos e-mails envoyés se trouvent dans AdminPulse, il est important que vous sélectionniez également le dossier "E-mails envoyés".

Une fois la sélection enregistrée, tous les nouveaux e-mails (ou ceux que vous déplacez dans le dossier) seront ajoutés à AdminPulse. Les anciens e-mails ne seront pas automatiquement ajoutés à AdminPulse, à moins que vous ne les déplaciez dans l'un des dossiers.

Boîte aux lettres partagée

Comme mentionné précédemment, il est ainsi possible d'ajouter une boîte aux lettres partagée. Une boîte aux lettres partagée est souvent mise en place par votre administrateur informatique et n'est pas liée à une seule personne, comme info@bureau.be.
Pour ajouter une boîte aux lettres partagée, vous aurez besoin d'autorisations sur cette boîte aux lettres.

Assurez-vous de plus que les deux options ci-dessous sont activées dans les paramètres de la boîte aux lettres partagée.

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez ajouter la boîte aux lettres partagée en choisissant "Add shared mailbox" dans la page de connexion, puis en indiquant l'adresse e-mail. Vous n'avez pas besoin d'entrer un mot de passe pour ce faire, puisque vous êtes déjà connecté avec le compte qui vous donne accès à cette boîte aux lettres partagée.

Si tout s'est bien passé, vous verrez l'adresse e-mail sous les boîtes aux lettres partagées.

Ensuite, tous les e-mails qui se retrouvent dans la boîte aux lettres partagée seront envoyés à AdminPulse. Aucune sélection de dossiers n'est possible ici.

Que se passe-t-il avec les pièces jointes dans les e-mails ?

Les pièces jointes provenant des e-mails sont toujours stockées séparément dans l'écran de documents d'AdminPulse. La reconnaissance automatique de la pièce jointe par AdminPulse dépend de la connaissance de l'expéditeur dans le système. Une adresse e-mail est considérée comme connue par AdminPulse si :

Elle est définie comme "Adresse e-mail pour les paramètres et la communication par e-mail" dans le profil d'un employé.
Elle est mentionnée dans les options de reconnaissance dans les Paramètres généraux.

Si l'expéditeur est connu par AdminPulse :
AdminPulse essaiera de reconnaître automatiquement la pièce jointe. Si pertinent, le suivi des tâches sera activé.

Si l'expéditeur n'est pas connu :
La pièce jointe est désignée comme type de document "E-mail (annexe)"

Problèmes, codes d'erreur et solutions

💡Bon à lire

Créer une Étape rapide dans Outlook pour déplacer facilement des e-mails vers un dossier. Découvrez comment faire : Astuce - Déplacez rapidement des e-mails vers votre dossier AdminPulse dans Outlook grâce aux Étapes rapides

Code d'erreur	Signification
A timeout occured (error code 524)	Si vous recevez un message "time-out" dans l'application lorsque vous essayez de vous reconnecter, cela peut être dû au fait que votre 2FA (validation en deux étapes) n'est pas encore configuré sur votre compte Microsoft. Vous devez activer le 2FA.
La connexion n'est plus active. Veuillez vous authentifier à nouveau.	Ouvrez la configuration d'Office 365 Cliquez sur Reauthenticate
Suite à une mise à jour vers une nouvelle version d'Outlook, il n'est plus possible de glisser-déposer ou de copier des e-mails vers AdminPulse.	Il y a eu une modification dans Outlook sur laquelle nous n'avons malheureusement aucun contrôle.
Error: need admin approval	Cela signifie que vous n'avez pas suffisamment de droits sur votre compte Microsoft. (Remarque : cela n'a rien à voir avec le rôle d'utilisateur que vous avez dans AdminPulse.) Comment cela peut-il être résolu ? Cliquez sur le premier lien qui apparaît dans le message. Connectez-vous avec un compte qui a des droits d'administrateur. Ce n'est pas nécessairement un compte utilisé également dans AdminPulse. L'administrateur peut ensuite accorder une autorisation pour l'ensemble de l'organisation, de sorte que les utilisateurs n'aient pas besoin de donner à nouveau leur autorisation à chaque fois.