IA dans les documents : ajouter des données aux dossiers relation

🪄 Cet article porte sur des fonctionnalités IA

Ces fonctionnalités utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour extraire des données à partir de documents et enrichir les dossiers relation.

• Les fonctionnalités d’IA sont actuellement disponibles gratuitement pendant la phase de test
• À l’avenir, nous fonctionnerons avec un modèle tarifaire basé sur des crédits
• L’IA n’est pas activée par défaut et est activée sur demande

💡 Vous souhaitez utiliser ces fonctionnalités d’IA ? Créez un ticket de support pour les faire activer dans votre environnement.

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Grâce à l’IA, AdminPulse peut lire des informations dans des documents et les utiliser pour compléter automatiquement des données dans le dossier relation, notamment des données fiscales et d’identité.

Dans cet article, vous découvrirez quels documents sont actuellement pris en charge, comment l’IA les utilise pour enrichir les données et comment lancer cette action.

Quand l’IA pour les documents est-elle particulièrement utile ?

L’IA pour les documents est surtout intéressante lorsque vous recevez régulièrement des documents dont les informations doivent aussi être ajoutées au dossier relation.

Voici quelques exemples typiques :

• des documents de véhicule de clients
• des contrats de leasing ou de prêt
• des scans et photos de cartes d’identité

Au lieu de retaper manuellement ces données, l’IA vous aide à intégrer les informations pertinentes rapidement et de manière structurée dans le dossier relation.

Cela permet :

• un gain de temps dans le traitement administratif
• moins d’erreurs dues à l’encodage manuel
• des données fiscales et d’identité correctes disponibles plus rapidement

👉 Vous gardez toujours le contrôle total :
vous décidez vous-même quels documents vous faites traiter par l’IA et quand vous lancez l’action d’IA. Vous pouvez également modifier ensuite les données créées.

Que fait l’IA avec les documents dans AdminPulse ?

L’IA vous aide à extraire des données pertinentes à partir de documents et, sur cette base, à créer ou compléter des éléments dans le dossier relation.

Actuellement, AdminPulse prend en charge ces types :

• Véhicules
  L’IA peut automatiquement créer ou mettre à jour un véhicule sur la base de documents du type :
  • Véhicule – Facture
  • Véhicule – DIV
  • Véhicule – Demande d’immatriculation
  • Véhicule – Certificat d’immatriculation
  • Véhicule – Avis d'imposition de la taxe de circulation
  • Véhicule – Certificat de conformité
• Prêts
  L’IA peut automatiquement créer ou mettre à jour un prêt sur la base de documents du type :
  • Contrat
  • Contrat – Prêt
  • Contrat – Leasing/Location
  • Prêt – Tableau d'amortissement
• Cartes d’identité
  L’IA peut extraire des données à partir de photos ou de scans de documents d’identité et les utiliser pour compléter les données d’identité dans le dossier relation sur la base de documents du type :
  • eID
  • Photo d'eID
• Biens immeubles
  L’IA peut automatiquement créer ou mettre à jour un bien immeuble sur la base de documents du type :
  • Biens immeubles
  • Contrat – Contrat de bail

Où pouvez-vous utiliser l’IA sur les documents ?

Vous pouvez utiliser l’IA sur les documents à différents endroits dans AdminPulse. La méthode à choisir dépend de ce que vous souhaitez faire à ce moment-là.

• Depuis le volet fiscal d’un dossier relation
  Utilisez cette méthode lorsque vous savez déjà pour quelle relation vous souhaitez créer ou modifier un élément fiscal, comme un véhicule, un prêt ou un bien immeuble.
• Depuis Documents
  Utilisez cette méthode lorsque le document se trouve déjà dans AdminPulse et que vous souhaitez extraire les données à partir de ce document.
• Via une action globale dans Documents
  Utilisez cette méthode lorsque vous souhaitez traiter plusieurs documents en une seule fois.

👉 Dans tous les cas, le bon type de document reste important. Le type de document détermine quelles données l’IA tente de reconnaître dans le document.

💡 L’IA sur les documents s’utilise toujours comme une action volontaire. Rien n’est donc lu automatiquement sans votre confirmation.

Utiliser l’IA depuis Documents

Vous pouvez lancer l’IA depuis un document dans AdminPulse. Utilisez cette méthode lorsque le document a déjà été ajouté et que vous souhaitez extraire les données à partir de ce document.

Voici comment cela fonctionne :

1. Téléchargez le document et choisissez le bon type de document

Téléchargez le document dans AdminPulse, liez-le à la bonne relation et sélectionnez ensuite le type de document correct.

👉 Cette étape est importante : le type de document choisi détermine quelles données l’IA reconnaîtra et traitera dans le document.

2. Exécutez l’action d’IA

Après le téléchargement et la classification, vous pouvez exécuter l’action ‘Extraire des données (IA)’ via le bouton avec l’icône baguette magique.

Une pop-up apparaît pour indiquer que cette fonctionnalité d’IA consomme des crédits. Vous trouverez plus d’infos ici : Crédits et coûts : à quoi pouvez-vous vous attendre ?

L’IA analyse ensuite le document et utilise les données reconnues pour :

• créer un nouveau véhicule 
• créer un nouveau prêt 
• créer un nouveau bien immeuble
• compléter les données d’identité dans le dossier relation

💡 S’il existe déjà un véhicule, un prêt ou un bien immeuble correspondant, l’IA le met à jour au lieu de créer un nouvel élément :

• les véhicules sur la base du numéro de châssis et, si possible, aussi de la plaque d’immatriculation
• les prêts sur la base de la référence
• les biens immeubles sur la base du numéro de parcelle cadastrale

3. Contrôlez les résultats et adaptez-les si nécessaire

Contrôlez toujours les résultats après l’action d’IA. Vous gardez ainsi un contrôle total sur ce qui sera finalement enregistré dans AdminPulse.

La manière de procéder dépend du type de données :

Véhicules, prêts et biens immeubles (fiscalité)

Les données créées ou mises à jour apparaissent dans la section Fiscalité du dossier relation. Via l’icône d’information à côté du véhicule, du prêt ou du bien immeuble, vous pouvez :

• compléter ou modifier les données
• supprimer certaines informations ou ne pas les utiliser

Vous décidez ainsi vous-même quelles données seront finalement conservées.

Données d’identité

Lorsqu’un scan ou une photo d'un document d’identité a été traité par l’IA, les données d’identité de la relation sont mises à jour.

Vous pouvez consulter ces modifications dans le journal d'audit du dossier relation.

Utiliser l’IA pour plusieurs documents via l’action globale

Vous souhaitez traiter plusieurs documents en une seule fois ? Utilisez alors dans Documents l’action globale ‘Extraire des données avec l’IA’.

Cela vous permet de lire et de traiter en une seule fois les informations pertinentes de plusieurs documents sélectionnés dans les bons dossiers relation.

Procédez comme suit :

1. Filtrez et sélectionnez les documents que vous souhaitez traiter.
2. Définissez d’abord le bon type de document sur les documents sélectionnés via l’action globale ‘Modifier le type’, par exemple eID, Photo eID, Véhicule – Facture ou Contrat – Prêt.
3. Liez ensuite la bonne relation via l’action globale ‘Lier / supprimer des relations’ ou document par document.
4. Exécutez ensuite l’action globale ‘Extraire des données avec l’IA’. AdminPulse lit alors les données pertinentes et les traite dans les dossiers relation liés.

👉 Ici aussi, le bon type de document et la relation correcte sont nécessaires pour que l’action d’IA se déroule correctement.

Utiliser l’IA depuis le volet fiscal d’un dossier relation

Lorsque vous créez ou modifiez un élément fiscal dans un dossier relation, vous pouvez directement y lier un document et le faire lire par l’IA. C’est pratique lorsque vous savez déjà à quelle relation le document appartient.

Exemples :

• vous recevez un certificat d’immatriculation et souhaitez créer directement un véhicule
• vous recevez des informations sur un bien immeuble et souhaitez traiter ces données directement

Procédez comme suit :

1. Ouvrez le dossier relation et allez dans la section Fiscalité.
2. Créez un nouvel élément fiscal ou ouvrez un élément existant que vous souhaitez modifier.
3. Ajoutez un document sous Documents. Vous pouvez télécharger un nouveau fichier ou lier un document existant dans AdminPulse.
4. Contrôlez le type de document et adaptez-le si nécessaire.
5. Cliquez sur l’icône baguette magique pour extraire les données avec l’IA.
6. Contrôlez les données récupérées dans la fenêtre et adaptez-les si nécessaire.
7. Enregistrez l’élément fiscal.

Points d’attention pour l’IA sur les documents

• L’IA aide aujourd’hui uniquement pour les types de documents pris en charge.
• La reconnaissance par l’IA manque pour un type de document ou un scénario spécifique ? Vous pouvez le signaler à notre équipe support.
• Un document ne peut être lu qu’une seule fois. En cas de nouvelle tentative, le message ‘L'extraction de données a déjà été effectuée’ s’affiche. 
• Si l’IA n’est pas suffisamment sûre lors de la récupération d’informations, celles-ci ne sont pas ajoutées au dossier relation.
• La qualité du résultat dépend notamment de :
  • la lisibilité du document
  • la structure du fichier
  • la qualité des scans ou des photos
• L’IA aide à enrichir les données, mais ne remplace pas un contrôle du contenu.
  👉 Contrôlez toujours les informations récupérées et adaptez-les si nécessaire.
• L’IA peut être utilisée par défaut par tous les utilisateurs, sauf ceux ayant le rôle standard ‘Encodage uniquement’.
  Si vous travaillez avec des rôles personnalisés, vous pouvez limiter l’accès via la fonctionnalité ‘IA’.

💡 Bon à lire

• Vous trouverez plus d’informations sur le volet fiscal d’un dossier relation dans cet article : Le dossier relation - section Fiscalité
• Vous trouverez plus d’informations sur les crédits et les éventuels coûts futurs ici : Crédits et coûts : à quoi pouvez-vous vous attendre ?
• Pour savoir comment télécharger des documents dans AdminPulse, consultez cet article : Ajouter des documents
• Vous trouverez plus d’informations sur l’action globale pour les documents ici : Documents - action globale