Vous pouvez ajouter des documents dans AdminPulse de différentes manières. Vous pouvez télécharger des fichiers depuis l’écran central Documents, depuis un dossier relation, via des tâches, des to-do’s, des interactions, des e-mails sortants ou des intégrations externes.
Selon la manière dont vous ajoutez un document, AdminPulse peut aussi directement le lier à une relation, une tâche, une interaction ou une donnée fiscale.

La plupart des documents arrivent dans l’écran central Documents, quelle que soit la manière dont vous les ajoutez. Il s’agit de la partie DMS centrale (Document Management System) d’AdminPulse, où vous pouvez télécharger, retrouver, consulter, modifier et organiser vos documents.

Dans cet article, vous découvrez les différentes manières d’ajouter des documents, quand vous pouvez lier un document existant et ce qui se passe ensuite avec ces documents.

⏮️ Lisez aussi l’article Gestion des documents - introduction pour une introduction générale à l’écran Documents.

Télécharger ou lier un document

Il y a une différence entre télécharger un nouveau fichier et lier un document existant.

Lorsque vous téléchargez un document, vous ajoutez un nouveau fichier dans AdminPulse.
Lorsque vous liez un document, vous sélectionnez un document qui existe déjà dans AdminPulse et vous l’associez par exemple à une tâche, une interaction, une relation ou une donnée fiscale.

Vous liez un document existant ? Dans ce cas, le document n’est pas téléchargé une nouvelle fois et aucune nouvelle reconnaissance de document ne démarre.

Reconnaissance automatique après le téléchargement

Après le téléchargement, AdminPulse essaie de reconnaître automatiquement les documents. AdminPulse vérifie notamment le type de document et, lorsque c’est possible, la relation à laquelle le document appartient.

Chaque document reçoit ensuite un statut que vous pouvez consulter dans l'écran des Documents.

Identification : AdminPulse essaie de reconnaître le type du document.
Identifié : AdminPulse a pu lire et comprendre le type de document, mais une action de votre part est encore nécessaire pour finaliser le traitement. Dès que vous effectuez cette action, le statut passe à Traité.
Traitement en cours : AdminPulse a reconnu le document et exécute automatiquement l’action correspondante. Ce statut est temporaire et passe rapidement à Traité.
Non identifié : AdminPulse n’a pas pu reconnaître le document.
Traité : le document a été reconnu et traité par AdminPulse, ou un document non reconnu a été adapté manuellement.

Vous trouverez plus d’informations sur les types de fichiers reconnus et les actions possibles dans l’article Reconnaissance de documents

Ajouter des documents via l’écran Documents

Télécharger des fichiers via la Zone de dépôt

La Zone de dépôt dans l’écran Documents vous permet de télécharger un ou plusieurs fichiers. Vous pouvez aussi télécharger un dossier complet.

Ouvrez Documents > Documents.
Faites glisser un ou plusieurs fichiers vers la Zone de dépôt et déposez-les.
Ou cliquez sur parcourir et sélectionnez un ou plusieurs fichiers ou un dossier.

Vous pouvez continuer à travailler pendant qu’AdminPulse télécharge les fichiers.

💡 Si vous sélectionnez d’abord le bon dossier ou tag avant de faire glisser le document dans la Zone de dépôt, AdminPulse ajoutera automatiquement les tags correspondants. Vous trouverez plus d’informations sur les tags et la structure de dossiers dans l’article Organiser les documents.

Télécharger des fichiers avec des propriétés

En dessous de la Zone de dépôt, choisissez le téléchargement avancé si vous voulez immédiatement ajouter des propriétés aux fichiers que vous téléchargez.

C’est utile si vous savez déjà de quel type de document il s’agit, à quelle relation le document doit être lié ou si vous voulez lier directement un même document à plusieurs relations.

Cliquez sur Cliquez pour le téléchargement avancé.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous définissez les propriétés souhaitées :
- Date du document (obligatoire) : la date du document lui-même, par exemple la date figurant sur une facture ou un acte. Il ne s’agit pas de la date de téléchargement.
- Type : le type de document, comme Acte, Lettre de mandat ou Contrat. Si vous ne choisissez pas de type, AdminPulse essaie de reconnaître automatiquement le document après le téléchargement.
- Signature : le statut de signature du document, par exemple Signature nécessaire ou Pas de signature.
- Relations : liez directement le document à une ou plusieurs relations. Recherchez la relation par nom et ajoutez les relations souhaitées.
- Tags : attribuez un ou plusieurs tags pour placer directement le document dans le bon dossier.
Faites glisser vos fichiers dans la fenêtre ou cliquez sur parcourir.
Confirmez pour télécharger les fichiers.

Que se passe-t-il après un téléchargement avancé ?

Ce qui se passe après le téléchargement dépend des propriétés que vous avez complétées.

Type et/ou relation défini : le document reçoit directement le statut Traité. Aucune autre action n’est nécessaire.
Uniquement la date du document définie, sans type ni relation : le document passe par la reconnaissance automatique et reçoit ensuite le statut Identifié ou Non identifié.

💡 Vous voulez télécharger plusieurs documents du même type pour la même relation ? Définissez le type et la relation avant d’ajouter les fichiers. Les documents seront alors tous enregistrés en une seule fois avec le statut Traité.

Ajouter des documents dans un dossier relation

Télécharger des documents via le ruban de la relation

Vous voulez lier des documents directement à une relation précise ? Dans le ruban de la relation, en haut du dossier relation, cliquez sur Télécharger des documents et ajoutez vos fichiers.

Tous les fichiers que vous téléchargez ici sont automatiquement liés à cette relation. AdminPulse affiche une confirmation dans le ruban de la relation et une notification en bas de l’écran.

Ajouter des documents via les données fiscales dans le dossier relation

Pour chaque donnée fiscale d’une relation, comme une assurance, un emprunt, un bien immobilier, un véhicule ou une dépense déductible, vous pouvez télécharger ou lier des documents. Vous le faites directement depuis la fenêtre de modification de cette donnée fiscale.

Ouvrez la section Fiscalité dans le dossier relation.
Créez un nouvel élément, comme un véhicule, un emprunt, une dépense déductible, une assurance ou un bien immobilier, via l’icône plus verte. Vous pouvez aussi ouvrir et modifier un élément existant.
Dans la fenêtre, allez à la partie prévue pour les documents.
Téléchargez un nouveau fichier via parcourir, faites glisser un document vers la zone de téléchargement ou cliquez sur Choisissez un document dans AdminPulse pour lier un document existant.

Le document est lié à la donnée fiscale et à la relation.

Vous choisissez un document existant dans AdminPulse ? Dans ce cas, ce document est uniquement lié à la donnée fiscale. Il n’est pas téléchargé une nouvelle fois et aucune nouvelle reconnaissance de document ne démarre.

Ajouter des documents via les tâches

Dans une tâche, vous pouvez télécharger des documents ou lier un document existant dans AdminPulse.

Télécharger un fichier dans une tâche

Ouvrez les détails de la tâche.
Allez à la partie Documents.
Cliquez sur parcourir ou faites glisser votre fichier vers la zone de téléchargement.

Le document est automatiquement lié à la tâche et à la relation liée à cette tâche. Après le téléchargement, AdminPulse lance la reconnaissance automatique.

Lier un document existant à une tâche

Le document existe déjà dans AdminPulse ? Dans ce cas, vous ne devez pas le télécharger une nouvelle fois.

Ouvrez une tâche.
Cliquez sur Choisissez un document dans AdminPulse.
Recherchez et sélectionnez le document souhaité.

Comme le document existe déjà dans AdminPulse, aucune nouvelle reconnaissance de document ne démarre.

Ajouter des documents via un to-do

Lors de la création d’un to-do, vous pouvez directement ajouter un fichier ou lier un document existant dans AdminPulse.

Créez un nouveau to-do.
Téléchargez un fichier via la zone de téléchargement ou cliquez sur Choisissez un document dans AdminPulse pour lier un document existant.

Le document est lié à la to-do. Vous choisissez un document existant dans AdminPulse ? Dans ce cas, le document n’est pas téléchargé une nouvelle fois et aucune nouvelle reconnaissance de document ne démarre.

Ajouter des documents via les interactions

Lors de la création ou de la modification d’une interaction, comme une remarque, un rapport de réunion ou un appel téléphonique, vous pouvez ajouter une pièce jointe ou lier un document existant. Le document est enregistré avec le type Autre et automatiquement lié à l’interaction et à la relation concernée.

Télécharger un fichier dans une interaction

Ouvrez une interaction ou créez une nouvelle interaction.
Faites défiler jusqu’à la partie Annexes.
Faites glisser votre fichier vers la zone de téléchargement ou cliquez sur parcourir.

Lier un document existant à une interaction

Ouvrez une interaction.
Cliquez sur Choisissez un document dans AdminPulse.
Recherchez et sélectionnez le document souhaité.

Vous choisissez un document existant dans AdminPulse ? Dans ce cas, le document n’est pas téléchargé une nouvelle fois et aucune nouvelle reconnaissance de document ne démarre.

Ajouter des pièces jointes à un e-mail sortant

Lorsque vous rédigez un e-mail depuis AdminPulse, vous pouvez envoyer des fichiers en pièce jointe. Ces fichiers sont enregistrés comme documents et liés à l’e-mail.

Ouvrez la fenêtre de rédaction d’un e-mail, par exemple depuis une tâche ou un dossier relation.
Allez à la partie Annexes.
Faites glisser un fichier vers la zone de téléchargement ou cliquez sur parcourir pour télécharger un nouveau fichier.

Vous pouvez aussi ajouter un document existant dans AdminPulse comme pièce jointe via Choisissez un document dans AdminPulse. Dans ce cas, le document n’est pas téléchargé une nouvelle fois et aucune nouvelle reconnaissance de document ne démarre.

Ajouter des documents via MagicMail

Avec MagicMail, vous pouvez faire enregistrer automatiquement des e-mails et leurs pièces jointes dans AdminPulse en ajoutant l’adresse mail comme destinataire en A, CC ou en BCC/CCI.

👉 Toutes les pièces jointes ne sont pas automatiquement enregistrées ou reconnues. Cela dépend notamment de l’expéditeur et des paramètres sous Options de reconnaissance.

Vous trouverez plus d’informations sur MagicMail, les expéditeurs autorisés et la reconnaissance de documents dans l’article Configurer et utiliser MagicMail pour enregistrer des e-mails et des pièces jointes dans les Documents.

Ajouter des documents via des intégrations

En plus des méthodes ci-dessus, vous pouvez aussi ajouter des documents via des outils externes liés à AdminPulse.

Outlook add-in : enregistrez des e-mails directement depuis Outlook vers AdminPulse, liés à la relation de votre choix. Plus d’informations : Comment installer et utiliser l'Outlook add-in ?.
Connexions externes et API : des documents peuvent aussi être ajoutés depuis d’autres systèmes via l’API AdminPulse. Plus d’informations : AdminPulse API.

Quelle méthode utiliser dans quel cas ?

La meilleure méthode dépend de ce que vous voulez faire avec le document.

Télécharger des documents généraux : utilisez l’écran central Documents.
Réutiliser un document qui existe déjà dans AdminPulse : utilisez Choisissez un document dans AdminPulse depuis une tâche, une interaction, un e-mail ou une donnée fiscale. Vous évitez ainsi les doublons.
Lier directement des documents à une relation : téléchargez-les depuis le dossier relation.
Lier directement un même document à plusieurs relations : utilisez le Téléchargement avancé dans l’écran Documents.
Lier des documents à une donnée fiscale : ajoutez-les depuis la section Fiscal dans le dossier relation.
Lier des documents à une tâche, un to-do ou une interaction : ajoutez-les depuis l’élément concerné.
Ajouter des pièces jointes à un e-mail sortant : ajoutez-les pendant la rédaction de l’e-mail.
Enregistrer automatiquement des e-mails et des pièces jointes : utilisez MagicMail, l'add-in Outlook ou la connexion O365/Gmail.
Lier des fichiers depuis d’autres systèmes : utilisez une intégration, comme SharePoint ou l’API AdminPulse.

Points d’attention pratiques

💡 La taille maximale est de 200 MB par fichier. Les fichiers exécutables et les scripts, comme .exe, .bat ou .py, sont bloqués.

💡 Vous pouvez télécharger des fichiers jusqu’à 200 MB, mais la reconnaissance automatique fonctionne uniquement pour les fichiers jusqu’à 50 MB. Votre fichier est plus volumineux ? Dans ce cas, il reçoit directement le statut Non reconnu et vous devez définir vous-même le type et la relation. Pour les fichiers Excel, une limite plus basse de 10 MB s’applique à la reconnaissance automatique.

💡 Vous téléchargez un fichier .zip ? Vous pouvez alors l’extraire directement dans AdminPulse via le bouton d’action du document. Vous choisissez ensuite si vous voulez conserver ou supprimer le fichier zip original.

💡 Tous les documents n’arrivent pas dans l’écran central Documents. Les certificats de formation font exception. Elles sont uniquement visibles via le module de formation.

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