Dans l'écran Documents (Documents > Documents), une fois que vous avez sélectionné un ou plusieurs documents, le bouton 'Action globale' s'active. En cliquant sur ce bouton, un menu déroulant apparaîtra, vous permettant de choisir l'action que vous désirez effectuer.
Cet article décrit les différentes actions disponibles.
Action globale : Ajouter / supprimer des tags
Vous pouvez sélectionner plusieurs documents et ajouter un ou plusieurs tags via les actions globales :
Vous pouvez également retirer un ou plusieurs tags de la même manière :
Action globale : Lier / supprimer des relations
Il est désormais également possible de lier plusieurs documents à une ou plusieurs relations dans un même mouvement. Cela peut également être fait via les actions globales dans l'écran des documents :
De la même manière, vous pouvez supprimer une certaine relation liée :
Action globale : Télécharger fichier ZIP
Tous les documents sont clairement sauvegardés dans l'écran des documents dans AdminPulse. Si vous souhaitez tout de même télécharger certains documents, vous pouvez le faire via les actions globales. Lorsque vous choisissez de "télécharger sous forme de fichier ZIP", vous obtenez d'abord l'écran suivant :
Regrouper les fichiers par relation
En activant cette option, AdminPulse place automatiquement les documents dans des dossiers séparés selon leur relation. Par exemple, si vous téléchargez des documents pour Relation A et Relation B, vous obtenez deux dossiers distincts dans le ZIP.
Vous pouvez également choisir d'adopter la structure de fichiers que vous avez mise en place dans AdminPulse lors du téléchargement des documents. Par exemple, si vous souhaitez télécharger des documents qui se trouvent dans AdminPulse sous dossiers Emails et Biztax, vous pouvez choisir de conserver cette structure et AdminPulse téléchargera les documents dans ces deux dossiers. Sinon, tous les fichiers téléchargés se trouveront dans le même dossier.
Vous pouvez aussi ajouter la date du document au nom du fichier. C'est utile si, par exemple, vous souhaitez télécharger le même document pour un client sur plusieurs années, afin de voir immédiatement de quelle année il s'agit. Selon le nombre de documents que vous souhaitez télécharger en même temps, cela peut prendre un certain temps. Le téléchargement se fait en arrière-plan et vous recevrez un message lorsque le téléchargement sera terminé et disponible.
Action globale : Ouvrir en PDF fusionné
Avec cette action globale, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers Word et/ou PDF et AdminPulse les fusionnera en un seul fichier PDF.
Action globale : Envoyer par e-mail
Cette action globale vous permet d'envoyer un e-mail avec les documents sélectionnés en pièce jointe.
Remarque : pour être sûr de ne pas envoyer accidentellement des documents provenant d'une autre relation, vous devez d'abord filtrer sur une certaine relation. Vous pouvez ensuite sélectionner les documents que vous souhaitez envoyer dans votre e-mail.
Action globale : Envoyer la demande de signature
Si vous utilisez l’un de nos partenaires digitaux pour les signatures, vous pouvez sélectionner plusieurs documents d’une même relation et les envoyer pour signature.
👉 Comme il doit obligatoirement s’agir de documents de la même relation, vous devrez d’abord filtrer sur cette relation en haut de l’écran.
Action globale : Modifier publique sur portail
Cette action globale vous permet de rendre les documents publics sur le portail. Vous pouvez trouver plus d'informations à ce sujet ici.
Action globale : Modifier la date
Vous pouvez modifier la date du document en masse. Ceci est particulièrement utile pour les documents qui ne peuvent pas être reconnus automatiquement. Vous pouvez les charger de toute façon et donner la date correcte via une action globale.
Remarque : par cette action globale, vous modifiez la date du document et non la date de création (la date à laquelle vous avez téléchargé le document dans AdminPulse).
Action globale : Modifier le type
Pour changer le type de document, sélectionnez un ou plusieurs documents, puis choisissez "Modifier le type" dans le menu déroulant "Actions globale". Dans la fenêtre suivante, sélectionnez le type de document dans lequel vous souhaitez convertir le(s) document(s) sélectionné(s).
Action globale : Modifier le statut de la signature
L'action globale Modifier le statut de la signature vous permet de modifier le statut de la signature de plusieurs documents en une seule fois.
- Dans les actions globales, cliquez sur "Modifier le statut de la signature"
- Sélectionnez le statut souhaité.
Vous souhaitez supprimer le statut actuel ? Choisissez alors l’option vide en haut de la liste pour remettre le statut de signature à vide. - Cliquez ensuite sur "Ok".
- Les documents verront leur statut de signature modifié en fonction du nouveau statut.
Action globale : Supprimer des documents
Via les actions globales, vous pouvez également supprimer des documents. Une fois qu'un document a été supprimé, vous ne pouvez pas le récupérer. C'est pourquoi AdminPulse vous demandera d'abord une confirmation :
Attention : Tous les documents ne peuvent pas être supprimés. Les documents nécessaires au bon fonctionnement d'AdminPulse seront toujours conservés. Pensez par exemple à une facture en format PDF. Ce document est nécessaire pour le traitement de la facture et doit donc rester en vigueur à tout moment. Si vous essayez malgré tout de supprimer ces documents, le processus en arrière-plan entraînera une erreur et ne supprimera pas ces documents.