Sous Paramètres > Paramètres généraux, vous trouverez différentes sections consacrées à des paramètres spécifiques. Dans cet article, nous vous expliquons ces sections.

Paramètres pour toutes les entreprises propres

Si vous travaillez avec plusieurs entreprises propres, certains paramètres dans Paramètres généraux s’appliquent à toutes vos entreprises propres. Pour ces paramètres, AdminPulse l’indique explicitement à l’aide d’une icône en forme de globe.

Si vous modifiez un paramètre avec l’icône en forme de globe, cette modification s’applique à toutes les entreprises propres.

👉 Vérifiez donc toujours attentivement si vous souhaitez effectivement appliquer cette modification à toutes vos entreprises propres.

Section: Général

AdminPulse proposera par défaut le taux de TVA standard (lors de la création de la liste de prix ou lors d'un enregistrement sur les factures) si aucun autre tarif TVA est remplis.
Vous trouvez plus d'information sur les intégrations entre AdminPulse et d'autres logiciels ici.
Plus d'informations sur l'e-mail à 'Documents' se trouvent ici : Configurer et utiliser MagicMail pour enregistrer des e-mails et des pièces jointes dans les Documents.
Vous trouverez plus d'informations sur l'utilisation du domaine du bureau comme expéditeur ici.
Plus d'infos sur les paramètres des e-mails (réponse à, cc, cci) peuvent être trouvées ici.
E-mail remarque: vous pouvez insérer ici une remarque générale que vous souhaitez voir apparaître dans vos e-mails. Pensez à la prochaine période de congés de votre bureau. Dans vos modèles d'e-mail, vous faites apparaître ce message en utilisant le champ {company.emailRemark}.
Vous trouverez plus d'informations sur la configuration des notifications ici.
Logiciel : vous pouvez définir ici un logiciel particulier. Il apparaîtra alors parmi les liens externes dans chaque fichier de relation.
Tous les utilisateurs sont tenus d'activer la validation en deux étapes : si cette option est activée, les utilisateurs qui n'ont pas activé la vérification en deux étapes seront invités à le faire lors de leur prochaine connexion.
Code client automatisé:
- Aucun: AdminPulse ne remplira pas automatiquement le code client, mais vous pouvez remplir ce champ manuellement.
- Code ID unique: AdminPulse attribuera également automatiquement le code ID unique (c'est le code dans la fiche relation qui commence par APR) comme code client.
- Personnalisé: Si vous choisissez cette option, les champs Format du code client automatisé et Valeur de départ du code client automatisé seront également disponibles, vous permettant ainsi de définir entièrement le format du code client et éventuellement de travailler avec une valeur de départ.
Numéro de comptabilité automatisé:
- Aucun: AdminPulse ne remplira pas automatiquement le numéro de comptabilité, mais vous pouvez remplir ce champ manuellement.
- Code ID unique: AdminPulse attribuera également automatiquement le code ID unique (c'est le code dans la fiche relation qui commence par APR) comme numéro de comptabilité.
- Personnalisé: Si vous choisissez cette option, les champs Format du numéro de comptabilité automatisé et Valeur de départ du numéro de comptabilité seront également disponibles, vous permettant ainsi de définir entièrement le format du numéro de comptabilité et éventuellement de travailler avec une valeur de départ.

Section: Paramètres de facturation

Tableau des prix par défaut pour les nouveaux clients : définissez ici quel tableau de prix est complété par défaut pour les nouvelles relations. Si vous travaillez avec plusieurs entreprises propres, vous pouvez définir un tableau de prix par défaut différent par entreprise propre. Ce paramètre complète uniquement le tableau des prix automatiquement pour les nouvelles relations et ne modifie pas les relations existantes.
Type de date d'expiration par défaut: Choisissez ici comment la date d'échéance des factures doit être calculée.
Nombre des jours par défaut pour la date d'expiration: Si dans "type de date d'expiration" vous avez choisis "nombre de jours...", vous remplissez ici ce nombre.
Référence du paiement: Voulez-vous que votre client met une communication structurée dans son paiement ou le numéro de facture? Poursuivez votre lecture ici: Définir la référence de paiement pour vos factures et notes de crédit
Déduire la remise sur facture TVA incluse ou excluse de la ligne de facture groupée: Paramètres pour l'utilisation de l'Exporter. Si la facture comporte une ligne de facture avec une remise (un certain montant, pas un pourcentage), vous pouvez indiquer ici de regrouper cette remise sur une ligne de facture existante et donc de ne pas l'exporter comme une ligne séparée.
Exercice actuel - Exercice suivant: Changez la date de début de l'année fiscale ici. Ainsi que le format de facture et de numéro de note de crédit. Dès que vous avez créé 1 facture plus rien peut être changé dans Exercice actuel.
Attention: Dans certains logiciels de tenue de livres, les numéros de facture ont une longueur maximale. Pour éviter les problèmes, consultez le manuel du logiciel de comptabilité avant de définir le format des numéros de facture.
Supplier Assigned Account ID XML eInvoice: Déterminez quel code doit figurer dans le UBL à SupplierAssignedAccountID pour lier les factures aux bons clients dans les logiciels de comptabilité (Code client, code identifiant unique ou identifiant comptabilité). Si aucune valeur n'est trouvée dans AdminPulse, la valeur de code identifiant unique (code APR) est utilisée.
Totalisation des lignes des factures pour Peppol: Avec le paramètre 'Totalisation des lignes des factures pour eInvoice', vous déterminez comment les lignes de facture sont reprises dans le fichier XML UBL.
Six options sont disponibles :
- Ne pas cumuler : toutes les lignes de facture sont toujours envoyées séparément.
- Seules les lignes de facture de temps (texte de la facture) : seules les lignes de type 'temps' sont cumulées. La description de la ligne de facture fusionnée est le texte de la facture. S'il n'y a pas de texte de la facture, le numéro de la facture est pris. Toutes les autres, comme les couts, restent des lignes séparées dans le fichier XML.
- Seules les lignes de facture de temps (toutes les descriptions) : seules les lignes de type 'temps' sont cumulées. La description de la ligne de facture fusionnée est l'énumération de toutes les descriptions des lignes de facture de temps. Toutes les autres, comme les couts, restent des lignes séparées dans le fichier XML.
- Toutes les lignes de facture (texte de la facture) : ici, les lignes de facture du type "temps" ainsi que celles du type "produit/frais" sont additionnées. La description de la ligne de facture fusionnée est le texte de la facture. S'il n'y a pas de texte de la facture, le numéro de la facture est pris.
- Toutes les lignes de facture (toutes les descriptions) : ici, les lignes de facture du type "temps" ainsi que celles du type "produit/frais" sont additionnées. La description de la ligne de facture fusionnée est l'énumération des descriptions des lignes de facture.
- Toutes les lignes de facture avec la même description : ici, les lignes de facture du type "temps" et celles du type "produit/frais" sont additionnées si elles ont la même description sur la ligne de facture.
- 💡 Quand les lignes de facture sont-elles regroupées ?
  Deux ou plusieurs lignes de facture sont fusionnées en une seule ligne si elles :
  - sont du même type (enregistrement de temps, produit/frais ou distance)
  - ont le même taux de TVA
  - ont le même pourcentage de ristourne
  - ont le même numéro de compte général
  - 👉 Les lignes de facture du type « Montant à saisir librement » ne sont pas fusionnées.
- 👉 Important pour les eFactures Peppol
  Peppol envoie la facture sous forme d'un fichier UBL accompagné d’un PDF de la facture (basé sur le modèle de facture). Le paramètre 'Totalisation des lignes des factures pour eInvoice' détermine la façon dont les lignes de facturation sont structurées dans le fichier UBL - indépendamment de la présentation dans le PDF de la facture. En ajoutant une description à la ligne de facture, ces lignes peuvent être comptabilisées automatiquement.
  Si vous choisissez, dans le modèle de facture, de n'afficher que des informations limitées (par exemple uniquement le montant total), mais que le paramètre est réglé sur « Ne pas cumuler », alors toutes les lignes de facture apparaîtront quand même dans l’UBL reçu par le client. Si vous souhaitez partager moins de détails via Peppol, pensez à adapter le paramètre « Totalisation des lignes des factures pour Peppol ».

Section: Facturation : création de PDF

Toutes les factures sont créées sous forme éléctronique et PDF. Ici vous déterminez comment le PDF devrait ressembler.

Langue de facturation standard: La législation TVA prévoit la langue du Siége Social de votre société.
La langue des factures: La loi prévoit la langue standard, mais vous pouvez choisir la langue du client pour ses factures.
Texte sur facture: Si vous voulez mettre le même texte sur toutes les factures, (par exemple "Bonnes Fêtes" !), vous tapez ce texte ici.
Un texte qui doit apparaître pour certains clients uniquement, vous mettez dans le dossier relation de ce client.
Type de détail de facture: AdminPulse rassemble des enregistrements pour créer des lignes de facture. Les enregistrements individuelles peuvent apparaitre de différentes façons sur la facture :
- Aucun : ne montre aucune régistration sur la facture
- Sur page séparée : les enregistrements apparaissent sur une page séparée dans le même PDF que la facture
- Dans une annexe séparée : un PDF séparé de toutes les enregistrements est créé

Section: E-mail de facturation

AdminPulse offre plusieurs options pour envoyer vos factures.

Numérotez les factures provisoires sur un autre date. Si vous cochez l'option Envoi automatique de factures avec date future les factures numérotée dans le futur seront envoyées automatiquement.
Mode d'envoi des factures : vous pouvez définir ici le mode d'envoi par défaut. Vous pouvez vous en écarter pour certaines relations en définissant un paramètre différent dans la fiche de relation. Si vous utilisez l'un des boutons d'action dans AdminPulse, tel que "numéroter et envoyer la facture", la méthode d'envoi définie sera suivie.
Plus d'informations ici: FAQ - Envoi des factures : Comment configurer le mode d'envoi et quels en sont les implications ?
Pièces jointes à l'e-mail de la facture : vous indiquez ici comment les données de la facture seront envoyées. Vous avez le choix entre "PDF uniquement", "XML (UBL) uniquement" ou "PDF et XML (UBL)".
Rechercher automatiquement des relations sur le réseau Peppol : Si vous utilisez une méthode d’envoi incluant Peppol, AdminPulse vérifiera automatiquement si le client peut être trouvé sur le réseau Peppol lors de l’envoi d’une facture. Vous n’avez donc plus besoin de rechercher chaque client manuellement dans Peppol. De plus, chaque lundi soir, AdminPulse effectue automatiquement une nouvelle recherche pour tous les clients qui ne sont pas encore actifs sur le réseau Peppol.
Choisissez la fonction du bouton envoi sur la page des factures avec l'option Ouvrir l'éditeur de mail avec le bouton envoi : Envoyer immédiatement ou éditer d'abord.
Chaque e-mail est basé sur un modèle. Dans les paramètres (Gérer les modèles e-mail), adaptez le contenu des modèles.
Derrière Réponse à vous remplissez l'adresse e-mail vers laquelle le récepteur des factures peut envoyer des remarques ou des questions.

Section: Contrôle des paiements

Voulez-vous vérifier si vos clients ont payé leurs factures? Dans cette section activez le contrôle des paiements. Cochez la case à côté de Activer la contrôle des paiements. Plus d'info sur paiement vous trouvez ici
Voulez-vous qu'AdminPulse envoie automatiquement des rappels aux retardataires? Cochez cette case et déterminez la régularité des rappels dans l'écran Préférences des rappels dans le menu de paramètrage.
Voulez-vous que le client reçoive un e-mail après avoir payé? Ensuite, activez "E-mail de confirmation automatique après paiement enregistré". Deux modèles sont disponibles pour remercier vos clients pour un paiement total ou partiel. Ceux-ci peuvent être ajustés sur la page Gérer les modèles e-mail.

Section: Gestion des tâches

Ici, vous pouvez définir la manière dont l’enregistrement est effectué à partir du tableau de tâches. En savoir plus sur ce paramètre ici. Choisissez le poste de liste de prix standard à utiliser pour cette inscription ici. En savoir plus sur la liste de prix ici.

Section: Documents

Intégration de signature électronique: Ici, vous pouvez configurer une connexion pour utiliser la signature numérique.
Afficher les documents de facturation à tous les utilisateurs via des documents: Seuls les utilisateurs ayant un rôle qui donne accès au module de facturation peuvent y consulter les factures. Ici, vous avez également la possibilité de rendre les factures visibles via l'écran des documents aux utilisateurs n'ayant pas accès au module de facturation .
Remplacer le document original après sa signature: Plus d'informations sur le « remplacement du document original après sa signature » sont disponibles ici.
Attribution obligatoire d'une relation aux documents: Pour plus d'informations cliquez ici.
Traite automatiquement de la liste des mandats lors du téléchargement: Si vous cochez « Traite automatiquement de la liste des mandats lors du téléchargement », la liste des mandats, sera traitée automatiquement par AdminPulse.
Via les options « Téléchargement la liste des mandats: créer des nouvelles relations » et «Téléchargement la liste des mandats: supprimer les mandats expirées », vous pouvez en outre indiquer si AdminPulse peut créer de nouvelles relations et supprimer des mandats expirés sur la base de la liste des mandats.

Section : Revue qualité

Vous pouvez définir vous-même les rubriques de la revue qualité que vous souhaitez suivre dans AdminPulse. Activez un élément si vous voulez qu’AdminPulse le suive. Si vous désactivez un élément, il ne sera pas pris en compte dans la revue qualité.

Une distinction est faite entre les mandats saisis et la lettre de mandat signée. Vous pouvez ainsi suivre séparément les mandats et la lettre de mandat.

Sous Périodes d’expiration, vous pouvez déterminer après combien d’années certains éléments du contrôle anti-blanchiment doivent à nouveau être contrôlés.

Période d’expiration à faible risque: par défaut, ce délai est de 3 ans. Vous pouvez le prolonger à 4 ou 5 ans.
Période d’expiration à risque standard : par défaut, ce délai est de 3 ans. Vous pouvez le réduire à 2 ans pour appliquer un suivi plus strict.

💡 Vous trouverez plus d’informations dans cet article : Comment ajuster le délai d'expiration de l'évaluation à faible risque ?

👉 Un délai d’expiration modifié s’applique immédiatement à toutes les relations pour lesquelles ce contrôle est d’application.

👉 Attention si vous avez plusieurs entreprises propres : ces paramètres s’appliquent à toutes les entreprises propres dans le même environnement. Vous ne pouvez pas les configurer séparément par entreprise propre.

Section: Paramètres de Grh

Heures de travail par jour : vous indiquez ici le nombre d'heures d'une journée standard. Par exemple, une semaine de travail de 40 heures correspond à 8 heures par jour. Une semaine de travail de 38 heures sera de 7h36. AdminPulse utilise ce paramètre pour afficher les compteurs d'absence en heures ou en jours.
Propre entreprise standard pour les absences : la propre entreprise que vous indiquez ici sera prise comme valeur par défaut lors de l'enregistrement d'une absence.
Verrouillage des enregistrements autorisé : cette case vous permet de déterminer si les enregistrements peuvent être verrouillés. Un enregistrement verrouillé reste visible, mais ne peut plus être modifié ni supprimé. Si ce paramètre est activé, les actions permettant de verrouiller ou de débloquer les enregistrements apparaissent dans les écrans des enregistrements. Plus d’informations dans Verrouiller les enregistrements pour éviter les modifications indésirables.
Enregistrements autorisés à partir de :

Ce champ détermine à partir de quelle date d'enregistrement les utilisateurs peuvent créer, modifier ou supprimer des enregistrements de temps, distance ou produit/coût.

Si vous indiquez une date, les utilisateurs ne peuvent créer, modifier ou supprimer des enregistrements que pour des jours à partir de cette date ou ultérieurs. Les enregistrements dont la date est antérieure à cette limite seront refusés avec un message d’erreur.

👉 Important : il s’agit ici de la date de la registration elle-même, et non du jour où l’utilisateur crée ou modifie l’enregistrement. Par exemple, si vous définissez le 1er novembre comme date limite, les utilisateurs ne pourront plus modifier ou supprimer des enregistrements datés du 31 octobre ou d’avant. Cela permet d’éviter toute modification d’enregistrements plus anciens.
- S’applique aux enregistrements de temps, distance ou produit/coûts.
- Les Administrateurs et Utilisateurs généraux (ayant le droit de gérer les enregistrements d’autres utilisateurs) ne sont pas concernés par cette restriction.
- Laissez le champ vide pour désactiver la restriction.
Absences autorisées à partir de :

Ce champ détermine à partir de quelle date d’absence les utilisateurs peuvent créer, modifier ou supprimer des absences ou de la récup.

Si vous indiquez une date, les utilisateurs ne pourront créer, modifier ou supprimer des absences ou de la récup que pour des jours à partir de cette date ou ultérieurs. Les absences ou récup dont la date est antérieure à cette limite seront refusées avec un message d’erreur.

👉 Important : il s’agit ici de la date de l’absence ou de la récup elle-même, et non du jour où l’utilisateur l’enregistre ou la modifie. Par exemple, si vous définissez le 1er novembre comme date limite, les utilisateurs ne pourront plus modifier ou supprimer des absences de la récup datées du 31 octobre ou d’avant.
- Concerne les absences (par ex. : congé, maladie, …).
- Ne concerne pas les enregistrements de temps, distance ou produit/coûts.
- Les utilisateurs disposant des droits pour gérer les enregistrements d’autres utilisateurs (Administrateurs et Utilisateurs généraus) ne sont pas concernés par cette restriction.
- Laissez le champ vide pour désactiver la restriction.
Récup négative autorisée : cette case à cocher détermine si les employés peuvent encore ajouter de la récupération s'il ne reste plus de solde d'heures supplémentaires.
Enregistrements d'heures supplémentaires autorisés pendant un jour d'absence : si vous activez ce paramètre, vous pouvez également enregistrer du temps travaillé le même jour qu'une absence déjà enregistrée. Le temps travaillé qui sera enregistré sera alors ajouté en tant qu'heures supplémentaires.
Renommer les profils de collaborateurs : vous pouvez donner vos propres noms aux profils des employés. Vous trouverez plus d'informations dans cet article : Renommer les profils collaborateurs.

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