Vous souhaitez transférer une grande quantité de documents vers AdminPulse ? Contactez-nous et nous vous aiderons à assurer un transfert correct de vos fichiers.
Préparation avant la migration
Une bonne préparation est essentielle pour que la migration se déroule sans encombre. Consultez l’article suivant à ce sujet : Préparations pour la migration d'Admin-IS/Admin-Consult vers AdminPulse.
Étapes de la migration
1. Contactez AdminPulse
Envoyez un e-mail à planning@adminpulse.be pour planifier un rendez-vous pour la migration. La migration sera planifiée et effectuée dès qu’un créneau est disponible. Vous recevrez les détails par e-mail.
2. Exportez vos fichiers
Migrez-vous depuis Admin-IS/Consult ?
Un administrateur Admin-IS doit générer une exportation des fichiers DMS.
Suivez les instructions détaillées dans : Exportation Admin-DMS pour migration vers AdminPulse. Dans cet article, vous trouverez :
- Des instructions étape par étape pour réaliser une exportation DMS correcte et garantir une migration efficace.
- Des informations sur l'utilisation de 7zip pour compresser les fichiers.
- Les exigences relatives à la taille des fichiers à respecter lors de l’exportation.
👉 Important : L’exportation doit être lancée à temps, car ce processus peut prendre plusieurs heures. Le fichier exporté doit impérativement être disponible le matin du jour de la migration.
Migrez-vous depuis un autre DMS ?
Les documents peuvent également être transférés vers AdminPulse depuis un autre DMS ou depuis une structure de dossiers externe, comme Google Drive.
Pour assurer une importation fluide, les fichiers doivent suivre une structure claire :
- Un dossier par relation : Le nom du dossier principal doit correspondre exactement au nom de la relation ou au code APR dans AdminPulse.
-
Sous-dossiers selon le type de documents : Dans chaque dossier de relation, des sous-dossiers doivent être créés pour classer les documents en fonction de leur nature.
Les noms de ces sous-dossiers seront convertis en tags de documents dans AdminPulse et conservés sous la forme d’une structure arborescente reconnaissable.
Plus d’informations sur la structure des dossiers ici : Organiser les documents
💡 Vous avez un doute sur la bonne structure à adopter ? N’hésitez pas à nous contacter pour être accompagné.
👉 Important : L'exportation ou la préparation des fichiers doit être lancée suffisamment tôt, car ce processus peut durer plusieurs heures. Les fichiers doivent être disponibles le matin du jour de la migration.
3. Transmettez vos fichiers à AdminPulse
Faites-nous parvenir le ou les fichiers zip (max. 50 Go par fichier) via adminpulse.wetransfer.com, afin qu'ils soient disponibles le matin du jour de la migration.
Vous travaillez depuis un environnement cloud partagé, comme Google Drive ? Vous pouvez également partager les dossiers concernés avec nous, afin que nous puissions télécharger les fichiers pour la migration.
4. AdminPulse effectue la migration
Notre équipe transfère les documents exportés ou transmis vers AdminPulse. Cette opération peut prendre un certain temps.
5. Suivez en direct la migration
Dans AdminPulse, vous pouvez voir en direct les documents déjà traités. Vous pouvez continuer à utiliser AdminPulse pendant le processus de migration.
6. Finalisation de la migration
Si certains documents n'ont pas pu être migrés automatiquement, vous recevrez un fichier contenant plus de détails. Plus d’informations sur les documents non migrés et leurs solutions sont disponibles plus loin dans cet article.
Comment les documents sont-ils organisés et liés lors de la migration ?
Les relations sont reconnues sur base du nom de dossier principal
AdminPulse associe les documents aux relations en se basant sur le nom du dossier principal. Celui-ci doit correspondre exactement au nom de la relation ou au code APR dans AdminPulse. Cette logique s’applique aussi bien aux documents provenant d’un DMS qu’aux documents provenant d’une structure de dossiers externe.
👉 Attention :
- Si un nom de dossier diffère du nom de la relation dans AdminPulse, l’association ne sera pas effectuée automatiquement.
- Vérifiez avant la migration que les noms de relation sont bien alignés.
Conversion des noms de dossiers en tags de documents
Les noms des sous-dossiers du DMS ou de la structure de dossiers externe sont convertis en tags de documents dans AdminPulse. Ces tags sont ensuite appliqués aux documents afin de les organiser. La structure de vos dossiers reste donc reconnaissable et est affichée sous forme d’une arborescence dans AdminPulse.
Après la migration, vous retrouverez les tags dans l'arborescence (Paramètres > Arborescence) où vous pourrez les organiser selon vos besoins.
💡 Pour plus d’informations sur la gestion des documents, consultez : Organiser les documents.
Limitations et problèmes possibles lors de la migration
Documents non migrés : raisons possibles et solutions
Après la migration, vous recevrez un fichier Excel contenant la liste des documents et dossiers qui n'ont pas pu être transférés automatiquement.
Causes possibles :
- La relation porte une écriture différente dans AdminPulse (nom de la relation) et que dans le DMS (nom du dossier).
- Le nom du dossier comprend une forme juridique (ex. "XYZ SA"), tandis qu'AdminPulse enregistre uniquement "XYZ".
- La relation est inactive dans AdminPulse.
- Certains types de fichiers ne sont pas pris en charge (ex. fichiers .exe).
Vous souhaitez faire migrer les dossiers manquants ?
- Ouvrez le fichier Excel fourni par AdminPulse.
- Renseignez le code ID unique (APR_____) de la relation correspondante.
- Retournez-nous le fichier complété.
- Notre équipe finalisera la migration des dossiers restants avec l’association correcte.
Comment les types de documents et les dates sont-ils renseignés pendant la migration ?
Pendant la migration, il n’y a pas de reconnaissance automatique des documents telle que vous la connaissez dans AdminPulse. Il n’est pas non plus vérifié si les documents sont effectivement signés.
Les types de documents sont déterminés sur la base du nom du fichier
Pendant la migration, un type est attribué aux documents sur la base de mots présents dans le nom du fichier.
- La liste des mots reconnus figure dans le fichier DocumentNameMapping.xlsx au bas de cet article.
- Vous souhaitez faire reconnaître des noms de documents supplémentaires ? Communiquez-le-nous alors avant la migration.
💡 Exception : les documents EID (.EID ou .pdf) sont automatiquement reconnus, correctement attribués aux bons dossiers relation et les données sont mises à jour dans AdminPulse, y compris les photos d’identité.
Les documents ne sont pas vérifiés quant à leur signature
Pendant la migration, AdminPulse ne vérifie pas si un document est réellement signé. Il n’y a donc pas de contrôle du contenu du fichier lui-même.
Lors de l’entretien d'accueil, vous pouvez toutefois choisir que certains types de documents reconnus sur la base du nom du fichier soient automatiquement marqués comme signés pour la revue qualité.
Pensez par exemple à un type de document reconnu comme une lettre de mission.
👉 Attention : si vous choisissez cette option, tous les documents de ce type reconnu seront marqués comme signés dans AdminPulse, même si un document n’est en réalité pas signé.
💡 Dans le document DocumentNameMapping.xlsx au bas de cet article, indiquez clairement quels types de documents peuvent être marqués automatiquement comme signés.
Quelle date reçoit un document migré ?
- Date de création : il s’agit de la date d’import.
-
Date du document :
- lors d’une migration depuis Admin-DMS, il s’agit de la date de dernière modification ;
- lors de migrations depuis d’autres systèmes, nous utilisons, si elle est disponible, la date utile du document ;
- si cette date n’est pas disponible, la date d’import est utilisée.