Vous souhaitez transférer une grande quantité de documents vers AdminPulse ? Contactez-nous. Nous vous accompagnons tout au long du processus et veillons à ce que vos fichiers soient correctement transférés.
Dans cet article, nous vous expliquons comment préparer la migration, transmettre correctement vos fichiers et suivre le déroulement de la migration.
Préparation avant la migration
Une bonne préparation permet à la migration de se dérouler sans encombre. Consultez l’article suivant : Préparations pour la migration d’Admin-IS/Admin-Consult vers AdminPulse.
Étapes de la migration
1. Contactez AdminPulse
Envoyez un e-mail à planning@adminpulse.be pour planifier la migration. Après réception de votre demande, nous planifions la migration en fonction des créneaux disponibles. Vous recevrez par e-mail tous les détails ainsi que les instructions pour nous transmettre vos fichiers en toute sécurité.
2. Exportez vos fichiers
Vous migrez depuis Admin-IS/Consult ?
Un administrateur Admin-IS doit générer une exportation des fichiers DMS. Suivez les instructions détaillées dans l’article suivant : Exportation Admin-DMS pour migration vers AdminPulse. Vous y trouverez :
- des instructions étape par étape pour réaliser correctement une exportation DMS et assurer le bon déroulement de la migration ;
- des informations sur l’utilisation de 7-Zip pour compresser les fichiers ;
- les exigences relatives à la taille des fichiers à respecter lors de l’exportation.
👉 Important : Lancez l’exportation suffisamment tôt, car ce processus peut prendre plusieurs heures. Le fichier exporté doit être disponible le matin du jour de la migration.
Vous migrez depuis un autre DMS ?
Les documents peuvent également être transférés vers AdminPulse depuis un autre DMS ou depuis une structure de dossiers externe, comme Google Drive.
Pour assurer le bon déroulement de l’importation, les fichiers doivent suivre une structure claire :
- Un dossier distinct par relation : le nom du dossier principal doit correspondre exactement au nom de la relation ou au code APR dans AdminPulse.
-
Des sous-dossiers par type de document : dans chaque dossier de relation, créez des sous-dossiers afin de classer les documents en fonction de leur type. Les noms de ces sous-dossiers sont convertis en tags de documents dans AdminPulse. La structure reste ainsi reconnaissable sous la forme d’une arborescence dans AdminPulse.
Pour en savoir plus sur la structure des dossiers, consultez : Organiser les documents
💡 Vous avez un doute sur la structure à adopter ? N’hésitez pas à nous contacter pour être accompagné.
👉 Important : Commencez l’exportation ou la préparation des fichiers suffisamment tôt, car ce processus peut prendre plusieurs heures. Les fichiers doivent être disponibles le matin du jour de la migration.
3. Transmettez vos fichiers à AdminPulse
Transmettez le ou les fichiers zip (max. 50 Go par fichier) à AdminPulse en toute sécurité, en suivant les instructions reçues par e-mail. Veillez à ce que les fichiers soient disponibles le matin du jour de la migration.
Vous travaillez depuis un environnement cloud partagé, comme Google Drive ? Vous pouvez également partager les dossiers concernés avec nous afin que nous puissions télécharger les fichiers pour la migration.
4. AdminPulse effectue la migration
Notre équipe transfère les documents exportés ou transmis vers AdminPulse. Le temps de traitement dépend du nombre de documents à migrer.
5. Suivez la migration en direct
Dans AdminPulse, vous pouvez suivre en direct les documents déjà traités. Pendant ce temps, vous pouvez continuer à utiliser AdminPulse.
6. Finalisez la migration
Si certains documents n’ont pas pu être migrés automatiquement, vous recevrez un fichier contenant plus de détails. Vous trouverez plus loin dans cet article davantage d’informations sur les documents non migrés et les solutions possibles.
Comment les documents sont-ils organisés et liés lors de la migration ?
Les relations sont reconnues sur la base du nom du dossier principal
AdminPulse associe les documents aux relations sur la base du nom du dossier principal. Celui-ci doit correspondre exactement au nom de la relation ou au code APR dans AdminPulse. Cette règle s’applique aussi bien aux documents provenant d’un DMS qu’à ceux provenant d’une structure de dossiers externe.
👉 Attention :
- Si le nom d’un dossier diffère du nom de la relation dans AdminPulse, l’association n’est pas effectuée automatiquement.
- Vérifiez avant la migration que les noms des relations correspondent bien aux noms des dossiers.
Conversion des noms de dossiers en tags de documents
Les noms des sous-dossiers du DMS ou de la structure de dossiers externe sont convertis en tags de documents dans AdminPulse. Ces tags sont ensuite appliqués aux documents afin de les organiser. La structure de vos dossiers reste donc reconnaissable et est affichée sous la forme d’une arborescence dans AdminPulse.
Après la migration, vous retrouvez ces tags dans Arborescence (Paramètres > Arborescence), où vous pouvez les gérer et les organiser.
💡 Pour en savoir plus sur la structure des dossiers, consultez : Organiser les documents.
Limitations et problèmes possibles lors de la migration
Documents non migrés : causes possibles et solutions
Après la migration, vous recevrez un fichier Excel contenant la liste des documents et dossiers qui n’ont pas pu être transférés automatiquement.
Les causes possibles sont les suivantes :
- Le nom de la relation dans AdminPulse ne correspond pas exactement au nom du dossier dans le DMS.
- Le nom du dossier comprend une forme juridique, par exemple « XYZ SA », tandis que seul « XYZ » est enregistré dans AdminPulse.
- La relation est inactive dans AdminPulse.
- Le type de fichier n’est pas pris en charge, par exemple un fichier .exe.
Vous souhaitez tout de même faire migrer les dossiers manquants ?
- Ouvrez le fichier Excel fourni par AdminPulse.
- Renseignez l’identifiant unique (APR_____) de la relation à laquelle les documents doivent être associés.
- Transmettez-nous le fichier complété.
- Notre équipe migre les dossiers restants et les associe à la relation correspondante.
Comment les types et les dates des documents sont-ils déterminés pendant la migration ?
Pendant la migration, il n’y a pas de reconnaissance automatique des documents telle que vous la connaissez dans AdminPulse. Il n’est pas non plus vérifié si les documents sont effectivement signés.
Les types de documents sont déterminés sur la base du nom du fichier
Pendant la migration, un type est attribué aux documents sur la base de mots présents dans le nom du fichier.
- La liste des mots reconnus figure dans le fichier DocumentNameMapping.xlsx au bas de cet article.
- Vous souhaitez faire reconnaître des noms de documents supplémentaires ? Communiquez-les-nous avant la migration.
💡 Exception : les documents eID (.EID ou .pdf) sont automatiquement reconnus et associés aux relations correspondantes. Les données sont également mises à jour dans AdminPulse, y compris les photos d’identité.
Les documents ne sont pas vérifiés quant à leur signature
Pendant la migration, AdminPulse ne vérifie pas si un document est réellement signé. Le contenu du fichier lui-même n’est donc pas contrôlé.
Lors de l’entretien d’accueil, vous pouvez toutefois choisir de marquer automatiquement comme signés, pour la revue qualité, certains types de documents reconnus sur la base du nom du fichier.
Il peut par exemple s’agir d’un type de document reconnu comme une lettre de mission.
👉 Attention : si vous choisissez cette option, tous les documents du type reconnu sont marqués comme signés dans AdminPulse, même si certains ne sont en réalité pas signés.
💡 Dans le document DocumentNameMapping.xlsx au bas de cet article, indiquez clairement les types de documents qui peuvent être automatiquement marqués comme signés.
Quelle date est attribuée à un document migré ?
- Date de création : il s’agit de la date d’importation.
-
Date du document :
- lors d’une migration depuis Admin-DMS, il s’agit de la date de la dernière modification du document ;
- lors d’une migration depuis un autre système, nous utilisons, si elle est disponible, la date pertinente du document ;
- si cette date n’est pas disponible, la date d’importation est utilisée.