FAQ - Comment exporter les données d'Admin-DMS pour la migration vers AdminPulse ?

Pour exporter des documents depuis Admin-DMS, suivez les étapes ci-dessous.

Préparation : Créer un dossier d’exportation

Créez un dossier, par exemple sur votre bureau, avec un nom reconnaissable tel que"DMS export". Vous y rassemblerez tous les fichiers exportés.

Exporter des documents depuis Admin-DMS

1. Ouvrir le menu d'exportation dans Admin-DMS

Versions jusqu'à la version 3.7

1. Ouvrez l'application Admin-DMS.
2. Allez dans Fichier > Exportation.
3. L'écran suivant apparaît :

Version 4.0 et ultérieures

1. Allez dans File > Export All.
2. L'écran suivant apparaît :

2. Sélection des documents à exporter

1. Choisissez d’où vous souhaitez exporter les documents (et/ou) :
   • Relations
   • Projets
   • Employés
   • Sociétés
2. Sélectionnez ensuite les catégories à inclure dans l'exportation.

👉 Recommandation importante

Nous recommandons de n'exporter que les 3 derniers exercices fiscaux avant la migration vers AdminPulse. Admin-DMS reste consultable tant qu’il est installé sur votre serveur.

Exception : Exporter le dossier permanent

Vous souhaitez exporter le dossier permanent sans limitation aux trois derniers exercices fiscaux ? Suivez cette procédure spécifique :

Première exportation

1. Exportez d'abord tous les autres documents des autres catégories.
2. Limitez l'exportation aux trois derniers exercices fiscaux.
3. Rassemblez les fichiers dans le dossier d'exportation créé précédemment.

Deuxième exportation pour le dossier permanent

1. Lancez une nouvelle exportation.
2. Cochez uniquement la catégorie Dossier permanent.
3. Ne modifiez pas la Date de début, sauf si des documents ont été ajoutés avant 1990.
4. Exportez les fichiers dans le même dossier d’exportation.

Compresser et envoyer le dossier

1. Compresser le dossier d’exportation avec 7-Zip

Utilisez 7-Zip plutôt que la fonction de compression standard, car 7-Zip ne vérifie pas les noms des documents, ce qui permet d’éviter d’éventuels messages d’erreur.

👉 Remarque importante sur la taille des fichiers

Gardez à l’esprit qu’un fichier zip ne peut pas dépasser 50GB. Si la taille totale des fichiers compressés dépasse 50GB, nous vous recommandons de créer plusieurs fichiers zip et de les télécharger séparément.

Cela peut facilement être fait avec 7-Zip en définissant une limite de taille lors de la création du fichier, par exemple 45GB par fichier.

Comment diviser de gros fichiers avec 7-Zip :

1. Ouvrez 7-Zip et sélectionnez 'Add to archive...'.
   
2. Dans l’option 'Split to volumes, bytes', indiquez une valeur, par exemple 45GB.
   
3. Lancez le processus de compression. Cela créera plusieurs fichiers zip que vous pourrez télécharger séparément.

💡 Des problèmes pour compresser les fichiers ?

• Commencez par contacter votre responsable IT.
• Si le problème persiste, vous pouvez prendre contact avec Syneton pour obtenir une assistance supplémentaire.

2. Renommer le fichier

Donnez au fichier zip le nom de votre bureau afin qu'AdminPulse puisse l’identifier facilement.

3. Envoyer via WeTransfer

Rendez-vous sur adminpulse.wetransfer.com et téléchargez le fichier compressé.

Vous utilisez une ancienne version d’Admin-DMS (<4.x) ?

Sachez que cela nécessite plus de manipulations lors de l’exportation des documents et, si vous souhaitez exporter le dossier permanent, cela se fera sans limitation d’année fiscale.

Cela est également valable si vous avez utilisé le dossier permanent non pas comme une catégorie séparée, mais comme un mot-clé sous différentes catégories.