Pour exporter des documents depuis Admin-DMS, suivez les étapes ci-dessous.
Préparation : créer un dossier d’exportation
Créez un dossier, par exemple sur votre Bureau, et donnez-lui un nom facilement reconnaissable, comme Export DMS. Vous y rassemblerez tous les fichiers exportés.
Exporter des documents depuis Admin-DMS
1. Ouvrir le menu d’exportation dans Admin-DMS
Versions jusqu’à la version 3.7 incluse
- Ouvrez l’application Admin-DMS.
- Allez dans Fichier > Exportation.
- L’écran suivant apparaît :
Version 4.0 et ultérieures
- Allez dans File > Export All.
- L’écran suivant apparaît :
2. Sélectionner les documents à exporter
- Choisissez les éléments que vous souhaitez exporter. Vous pouvez sélectionner plusieurs options :
- Relations
- Projets
- Employés
- Sociétés
- Sélectionnez ensuite les catégories à inclure dans l’exportation.
👉 Important : exportez uniquement les trois derniers exercices comptables
Avant la migration vers AdminPulse, nous vous recommandons d’exporter uniquement les trois derniers exercices comptables. Vous pouvez continuer à consulter Admin-DMS tant qu’il reste installé sur votre serveur.
Exception : exporter l’intégralité du dossier permanent
Vous souhaitez exporter l’intégralité du dossier permanent sans limiter l’exportation aux trois derniers exercices comptables ? Suivez cette procédure spécifique :
Première exportation
- Exportez d’abord tous les autres documents des autres catégories.
- Limitez l’exportation aux trois derniers exercices comptables.
- Rassemblez les fichiers dans le dossier d’exportation créé précédemment.
Deuxième exportation pour le dossier permanent
- Lancez une nouvelle exportation.
- Cochez uniquement la catégorie Dossier permanent.
- Ne modifiez pas la Date de début, sauf si certains documents datent d’avant 1990.
- Exportez les fichiers dans le même dossier d’exportation.
Compresser et transmettre le dossier d’exportation
1. Compresser le dossier d’exportation avec 7-Zip
Utilisez 7-Zip plutôt que la fonction de compression standard. 7-Zip ne vérifie pas les noms des documents, ce qui permet d’éviter certains messages d’erreur.
👉 Important : taille maximale des fichiers
Gardez à l’esprit qu’un fichier zip ne peut pas dépasser 50 Go. Si la taille totale des fichiers compressés dépasse 50 Go, créez plusieurs fichiers zip et transmettez-les séparément.
Avec 7-Zip, vous pouvez diviser automatiquement le dossier d’exportation lors de la création de l’archive, par exemple en fichiers de 45 Go.
Diviser des fichiers volumineux avec 7-Zip
- Ouvrez 7-Zip et sélectionnez Add to archive....
- Dans l’option Split to volumes, bytes, indiquez une valeur, par exemple 45 Go.
- Lancez le processus de compression. 7-Zip crée plusieurs fichiers que vous pouvez transmettre séparément.
💡 Vous rencontrez des problèmes lors de la compression des fichiers ?
- Commencez par contacter votre responsable informatique.
- Si le problème persiste, contactez Syneton pour obtenir une assistance supplémentaire.
2. Renommer les fichiers
Donnez au fichier zip ou aux fichiers zip le nom de votre cabinet afin qu’AdminPulse puisse les identifier facilement.
3. Transmettre les fichiers en toute sécurité
Transmettez le fichier zip ou les fichiers zip à AdminPulse de manière sécurisée, en suivant les instructions reçues par e-mail.
Vous utilisez une ancienne version d’Admin-DMS (<4.x) ?
Les anciennes versions d’Admin-DMS nécessitent des manipulations supplémentaires pour exporter les documents. Si vous souhaitez exporter le dossier permanent, vous devez effectuer cette exportation sans limitation par exercice comptable.
Cela s’applique également si vous n’avez pas utilisé le dossier permanent comme une catégorie distincte, mais comme un mot-clé sous différentes catégories.