Vous souhaitez migrer facilement votre liste de clients vers AdminPulse ? C'est possible grâce à un fichier Excel que nous utilisons pour effectuer la migration pour vous.
Cet article vous explique comment préparer la migration, remplir correctement le fichier Excel et finaliser le processus.
En bas de l'article, vous trouverez un modèle Excel avec des exemples, afin de démarrer facilement.
Étapes de la migration de votre liste de clients
1. Contactez AdminPulse
Envoyez un e-mail à planning@adminpulse.be pour planifier la migration de votre liste de clients. Une fois votre demande envoyée, nous programmerons la migration et vous recevrez tous les détails par e-mail.
2. Remplissez correctement le fichier Excel
Le fichier Excel contient trois onglets :
- Onglet 1 ("Instructions") : Contient des instructions pour compléter le document.
- Onglet 2 ("Relations") : Vous y inscrivez les données de toutes les relations à importer.
- Onglet 3 ("Relations liées") : À remplir uniquement si vous souhaitez lier certaines relations entre elles (cet onglet ne crée pas de nouvelles relations).
Vous trouverez plus d’explications sur le remplissage du fichier plus loin dans cet article.
👉 Il est essentiel de fournir des données correctes et complètes. La qualité des informations transmises détermine la rapidité et la réussite de l’importation. Des données manquantes ou erronées peuvent nécessiter des vérifications supplémentaires et entraîner un report de la migration.
3. Envoyez le fichier
Chargez le fichier complété sur adminpulse.wetransfer.com.
- Allez sur adminpulse.wetransfer.com.
- Cliquez pour ajouter des fichiers et sélectionnez votre fichier (max. 50 GB par fichier).
- Indiquez votre adresse e-mail pour recevoir une confirmation.
- Envoyez le fichier.
4. AdminPulse réalise la migration
Nous transférons vos données dans AdminPulse afin que les relations soient créées et correctement liées. L’importation se fait rapidement et efficacement.
5. Suivi et finalisation de la migration
Vous pouvez suivre l’avancement de la migration dans AdminPulse en consultant la liste des relations (Dossiers relations > Relations). Les nouvelles relations apparaîtront tandis que vous pourrez continuer à utiliser la plateforme normalement.
Une fois l’importation terminée, vous recevrez une confirmation et vos relations seront prêtes dans AdminPulse. En cas d’erreurs lors de l’importation, nous vous en informerons.
Comment bien remplir le fichier Excel ?
Remplir l’onglet 'Relations' (obligatoire)
👉 Toutes les relations à importer doivent être renseignées dans l’onglet 'Relations'. Les relations absentes de cet onglet ne seront pas importées.
Préparer une importation réussie
Pour garantir une importation rapide et fluide, nous vous recommandons de vérifier attentivement et d'enrichir les données dans l’onglet 'Relations'. Cela permet d’améliorer la qualité des données dans AdminPulse et évite les corrections manuelles après l’importation.
Importer des informations supplémentaires ?
Vous souhaitez importer des données supplémentaires dans des champs qui ne figurent pas dans le fichier Excel mais qui sont disponibles dans l’interface ? Contactez-nous à l’avance, afin que nous puissions vérifier si cela est possible.
Vous travaillez avec plusieurs entités ? Ajoutez une colonne 'Propre entreprise' pour vous assurer que les relations sont correctement associées à la bonne entité.
Champs importants
Le tableau ci-dessous contient un aperçu des champs importants de l'onglet 'Relations'.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Statut* | Les options sont Client, Prospect, Propre entreprise, Autre. |
| Type* | Personne, Société ou Entreprise individuelle. |
| Nom* & Prénom* | Pour une personne, il est important de renseigner ces deux champs. |
| Nom* | Sans la forme juridique abrégée (ex. ne pas inclure « SA » ou « SRL »). |
| Code client | Numéro de dossier interne dans votre bureau. |
| Identifiant comptabilité | Permet de lier AdminPulse à votre logiciel comptable lors de l’exportation des factures. |
| Forme juridique | Valeur issue de la liste déroulante dans AdminPulse. |
| Numéro d'entreprise | À remplir uniquement pour les sociétés et entreprises individuelles. Assurez-vous que le zéro en début de numéro est bien renseigné. Astuce : utilisez le symbole apostrophe (') avant le numéro pour éviter qu’Excel ne supprime ce zéro. |
| Numéro de TVA | Uniquement pour les sociétés et entreprises individuelles. |
| Numéro de registre national | Uniquement pour les personnes physiques. |
| Date de constitution | Date de début dans la BCE. |
| Date de début | Date d’entrée en tant que client du bureau. |
| Pays de naissance | Valeur issue de la liste déroulante dans AdminPulse. |
| Nationalité | Valeur issue de la liste déroulante dans AdminPulse. |
| Facturation email | À remplir uniquement si cette adresse diffère de l’e-mail renseigné dans la colonne V "Email". |
| Logiciel de comptabilité | Valeur issue d’AdminPulse. |
| Collaborateurs | Adresse e-mail du collaborateur (doit exister dans AdminPulse avant l’importation via Excel). |
| Mode de paiement | Choix entre Manuel ou Domiciliation. |
* = Champs obligatoires
Remplir l’onglet 'Relations liées'
Dans l’onglet 'Relations liées', vous indiquez quelles relations doivent être associées, par exemple une société et ses administrateurs.
👉 Important :
- L’onglet 'Relations liées' ne crée pas de nouvelles relations – il établit uniquement des liens.
- Toutes les relations indiquées dans cet onglet doivent déjà exister dans l’onglet 'Relations'.
Lorsqu’une relation est liée à une autre, ce lien apparaîtra après l’importation dans la section 'Relations liées' de la fiche relation de la première.
💡Envie d’en savoir plus sur les relations liées ? Consultez cet article : Le dossier relation - section Relations liées
Comment les relations sont-elles associées ?
Lors de l’importation, les relations peuvent être associées sur la base de :
- Numéro de TVA
- Numéro de registre national
- Nom
💡Astuce : Si un nom apparaît plusieurs fois, une association ne sera pas possible. Il est donc recommandé d’utiliser en priorité le numéro de TVA ou le numéro de registre national pour les associations.
👉 Assurez-vous que le champ utilisé pour l'association est bien rempli dans l’onglet 'Relations'. Si vous n’avez pas renseigné de numéro de registre national, vous ne pourrez pas créer d'associations sur cette base.
Types de liens pris en charge
Les types de liens suivants sont disponibles :
- Contact
- Dirigeant
- Partenaire
- Actionnaire
- Auditeur
- Contrôle par d’autres moyens
- Mandataire
- Bénéficiaire
- Enfant
Comment bien compléter l’onglet 'Relations liées' ?
Dans l’onglet 'Relations liées', vous devez renseigner les informations suivantes :
-
Colonnes A-D (en vert)
Indiquez ici la relation à laquelle une autre relation doit être associée. Le lien peut se faire sur base d’un numéro d'entreprise, d’un numéro de registre national ou d’un nom. -
Colonne E (en orange)
Spécifiez ici le type de lien (par exemple, dirigeant, partenaire, contact, etc.). -
Colonnes F-M (en bleu)
Renseignez ici qui doit être lié. Si pertinent, vous pouvez également ajouter des informations sur les actions, les droits de vote ou les mandats.