Overzicht: zo gebruik je het Opleidingsbeheer-scherm als beheerder

Het opleidingsluik in AdminPulse bestaat uit twee delen:

• Wat je als beheerder doet: opleidingen aanmaken, toewijzen, opvolgen, attesten controleren en afronden.
• Wat medewerkers zelf doen: een opleiding volgen, eventueel tijd registreren, een attest opladen en afvinken als voltooid.

Voor elk luik is er een apart scherm beschikbaar in AdminPulse:

• HRM > Opleidingsbeheer – voor beheerders
• HRM > Opleidingen – voor medewerkers

In dit artikel focussen we op het beheer. Wat medewerkers precies kunnen doen, lees je in een apart artikel: Overzicht: zo gebruik je het Opleidingen-scherm als medewerker

Waarom opleidingen beheren in AdminPulse?

AdminPulse is je centrale tool voor kantoorbeheer. Ook opleidingen volg je hier eenvoudig op, zelfs als de training via een extern platform verloopt. Voordelen:

• Je behoudt het overzicht over wie welke opleiding volgt en hoeveel tijd registreert
• Je voldoet aan verplichtingen, bijvoorbeeld voor de kwaliteitstoetsing van je kantoor
• Je ziet of een verplicht attest of certificaat werd opgeladen wanneer dat nodig is

Opleidingsbeheer stap voor stap

Onderstaande stappen vormen een aanbevolen manier om met opleidingen te werken in AdminPulse. Zo zorg je als beheerder voor een vlotte opvolging, van aanmaak tot afronding.

• Stap 1: Opleiding aanmaken – leg de basis van de opleiding vast en geef aan of een attest vereist is
• Stap 2: Medewerkers toewijzen – nodig collega’s uit om een opleiding te volgen
• Stap 3: Voortgang opvolgen – zie per opleiding hoeveel medewerkers gepland zijn, bezig zijn of klaar zijn
• Stap 4: Status beheren – markeer een opleiding als voltooid, herstel de status of annuleer de opleiding voor specifieke medewerkers
• Stap 5: Afsluiten – sluit de opleiding definitief af wanneer alles is afgerond

De acties voor deze stappen worden verderop in dit artikel in detail toegelicht.

Het scherm Opleidingsbeheer uitgelegd

Het scherm Opleidingsbeheer (HRM > Opleidingsbeheer) is opgedeeld in twee delen:

• Bovenaan: filters om snel opleidingen terug te vinden
• Onder de filters: de lijst met opleidingen die aan je selectie voldoen

Rechtsboven in het scherm vind je de knop ‘+ Opleiding toevoegen’, waarmee je eenvoudig een nieuwe opleiding aanmaakt.

Filters in het scherm Opleidingsbeheer gebruiken

Om snel te navigeren in je opleidingslijst, kan je filteren op:

• Datum: stel handmatig een begin- en einddatum in
• Periode: kies uit voorgedefinieerde opties zoals Deze maand, Dit kwartaal, een specifiek jaar of Alle
• Status: filter op bijvoorbeeld Gepland, In uitvoering, Geannuleerd of Voltooid

Informatie in de opleidingslijst bekijken

De overzichtstabel in het scherm Opleidingsbeheer bevat verschillende kolommen, zodat je in één oogopslag de belangrijkste info per opleiding ziet:

• Naam: de titel van de opleiding
• Omschrijving: extra uitleg over de inhoud van de opleiding
• Wat: het gekoppelde prijslijstitem
• Status: Gepland, In uitvoering, Voltooid of Geannuleerd
• Type: intern of extern
• Verwachte opleidingsuren: de voorziene duur van de opleiding
• Begin- en einddatum van de opleiding
• Verplicht: hier zie je of de opleiding verplicht is. Verplichte opleidingen worden aangeduid met een groen vinkje, en niet-verplichte met een grijs kruisje.
• Attest vereist: hier zie je of medewerkers een attest of certificaat moeten opladen om de opleiding volledig op te volgen.
• Voortgang: toont hoeveel medewerkers de opleiding al hebben voltooid ten opzichte van het aantal toegewezen medewerkers.
• Actieknoppen om de opleiding te beheren. Meer daarover lees je verderop in dit artikel.

Hoe een opleiding toevoegen?

Om een nieuwe opleiding toe te voegen, volg je deze stappen op de pagina HRM > Opleidingsbeheer:

1. Klik rechtsboven op ‘+ Opleiding toevoegen’.
2. Er opent een nieuw venster waarin je de volgende gegevens invult:
   • Naam: geef de titel van de opleiding in. De maximale lengte is 100 tekens, inclusief spaties en leestekens.
   • Wat: kies het prijslijstitem van het type ‘Opleiding’.
   • Verwachte opleidingsuren: vul het aantal voorziene uren in.
   • Type: geef aan of het om een interne of externe opleiding gaat.
   • Status: kies uit Gepland, In uitvoering, Voltooid of Geannuleerd.
   • Begindatum en einddatum: dit zijn informatieve datums, gebruikt voor filtering en planning.
   • Verplicht: duid aan of het gaat om een verplichte opleiding.
   • Attest vereist: duid aan of medewerkers een attest of certificaat moeten opladen voor deze opleiding. Als dit actief is, is de opvolging pas volledig in orde wanneer het attest werd opgeladen.
   • Omschrijving: geef desgewenst extra uitleg over de inhoud van de opleiding.
3. Klik op ‘OK’ om de opleiding op te slaan.

Na het bewaren verschijnt de opleiding in de lijst op de pagina Opleidingsbeheer. Vanaf dat moment kan je medewerkers uitnodigen om deel te nemen.

💡 AdminPulse maakt automatisch een prijslijstitem van het type ‘Opleiding’ aan. Dit prijslijstitem wordt gebruikt om met opleidingen te werken in AdminPulse.

Hoe bestaande opleidingen beheren?

Aan de rechterkant van elke opleiding in het overzicht vind je verschillende actieknoppen. Daarmee kan je de opleiding bewerken, medewerkers toevoegen, rechtstreeks naar de gekoppelde registraties gaan of de opleiding verwijderen.

Opleiding bewerken

Gebruik de actieknop met het potlood-icoon om de gegevens van een opleiding aan te passen. Je kan alle velden wijzigen die je ook bij het aanmaken invulde — zoals de naam, duur, het type, de status, de beschrijving of de instelling Attest vereist.

💡 Je kan een opleiding nog steeds aanpassen, ook als er al medewerkers aan gekoppeld zijn. Aanpassingen hebben geen invloed op de registraties van medewerkers.

Opleiding verwijderen

Gebruik het prullenbak-icoon om een opleiding volledig uit het systeem te verwijderen.

👉 Als er al tijd geregistreerd werd op deze opleiding, blijven die registraties bewaard. Het verwijderen van de opleiding heeft daar geen impact op.

Medewerkers toevoegen aan opleidingen

Klik op het medewerkers-icoon om medewerkers in te schrijven voor een opleiding. Dit gebeurt via de weergegeven medewerkerslijst.

Je kan de medewerkerslijst filteren op verschillende criteria. Beschikbare filters zijn:

• Zoek op naam van de medewerker
• Medewerkertype
• Eigen bedrijf
• Medewerkerslabels
• Teams
• Rollen

Daarna heb je twee opties:

• Selecteer meerdere medewerkers via de checkboxen en klik op ‘+ Plan opleiding voor geselecteerde medewerkers’.
• Gebruik het plus-icoon rechts op de lijn van de medewerker om die individueel toe te voegen.

Zodra je medewerkers hebt toegevoegd, verschijnen ze in het voortgangsoverzicht van de opleiding.

Voortgang van medewerkers opvolgen

In de kolom Voortgang zie je hoeveel toegewezen medewerkers de opleiding al hebben voltooid. Bijvoorbeeld: 2/5 betekent dat 2 van de 5 medewerkers klaar zijn.

Klik op het uitklap-icoon vooraan in de opleidingsrij om meer details te bekijken. In het overzicht zie je per medewerker:

• Geregistreerde opleidingsuren: hoeveel tijd er al op deze opleiding geregistreerd is
• Status: huidige opleidingsstatus van de medewerker
• Datum klaar: wanneer de medewerker de opleiding als voltooid heeft aangeduid
• Eventuele waarschuwingen

💡 Je ziet hier enkel de medewerkers die aan deze opleiding zijn toegewezen. 

Waarschuwingen in het voortgangsoverzicht

AdminPulse toont waarschuwingen zodat je snel ziet waar actie nodig is.

• Einddatum nadert : de einddatum van de opleiding valt binnen de twee weken.
• Einddatum is verstreken : de opleiding is nog niet voltooid, maar de einddatum is verstreken.
• Attest ontbreekt : de opleiding is voltooid, maar er werd nog geen attest opgeladen terwijl dat verplicht is.

💡 Beweeg met je muis over het gele of rode waarschuwingsicoon om te zien welke waarschuwing van toepassing is.

👉 Bij een opleiding waarvoor een attest verplicht is, is de opvolging pas volledig in orde wanneer het attest werd opgeladen.

Attesten bekijken en downloaden

Als een medewerker een attest heeft opgeladen, zie je dat in het voortgangsoverzicht van de opleiding aan de hand van het bijlage-icoon . Klik om het bestand te downloaden en te bekijken of te bewaren.

Opleiding als voltooid markeren per medewerker

Klik op het vink-icoon naast de naam van de medewerker om de status van de opleiding voor die medewerker op Voltooid te zetten.

👉 Is een attest verplicht? Dan is de opleiding pas volledig opgevolgd wanneer het attest ook werd opgeladen.

Voltooid-status corrigeren

Heeft een medewerker per ongeluk de status Voltooid aangevinkt voor een opleiding? Als beheerder kan je dat corrigeren. Klik op het herstel-icoon naast zijn of haar naam om de status van de opleiding terug te zetten naar In uitvoering.

Opleiding annuleren per medewerker

Klik op het verbod-icoon om de opleiding voor die medewerker te annuleren. De medewerker wordt dan losgekoppeld van de opleiding. Deze actie is handig bij een foutieve inschrijving of annulering.

Opleiding afsluiten als beheerder

Zodra je als beheerder vaststelt dat een opleiding is afgerond, kan je ook de status van de opleiding zelf aanpassen. Controleer daarvoor de voortgang van de toegewezen medewerkers. Als een attest verplicht is, controleer je ook of de nodige attesten werden opgeladen.

Klik op het potlood-icoon om de opleiding te bewerken en verander de status naar Voltooid.
Is de opleiding uiteindelijk niet doorgegaan? Dan kies je voor de status Geannuleerd.

Hoe geregistreerde uren raadplegen?

Wil je als beheerder nagaan hoeveel tijd medewerkers al op een opleiding geregistreerd hebben? 
Vanuit het Opleidingsbeheer-scherm kan je via het snelkoppelings-icoon rechtstreeks doorklikken naar het gefilterde Registratie-overzicht. Zo raadpleeg je snel de registraties (per medewerker of per opleiding) die gekoppeld zijn.

💡 Alternatief kan je rechtstreeks naar het Registratie overzicht gaan (Registratie > Overzicht). Gebruik bovenaan de gewenste filters, zoals prijslijstitem, periode en/of medewerker. In de resultaatlijst kan je daarna de kolom Type gebruiken om enkel registraties van het type Opleiding te tonen.

💡 Goed om te lezen

• Wil je weten wat medewerkers te zien krijgen bij opleidingen? Bekijk dan het aparte artikel over het gebruik van het Opleidingen-scherm (HRM > Opleidingen): Overzicht: zo gebruik je het Opleidingen-scherm als medewerker
• Ben je op zoek naar een opleiding over AdminPulse? Bekijk dan dit artikel: Opleiding op maat.