In AdminPulse kan je opleidingen toegewezen krijgen. Het administratieve opvolgen doe je via het scherm Hrm > Opleidingen. Dit scherm geeft je in één oogopslag een overzicht van al je toegewezen opleidingen, hun status, eventuele waarschuwingen, attesten en de tijd die je al geregistreerd hebt.

In dit artikel lees je hoe je:

je toegewezen opleidingen bekijkt,
tijd registreert op deze opleidingen,
een attest oplaadt, downloadt of verwijdert,
een opleiding als voltooid markeert, ook zonder tijdsregistratie,
en je voortgang opvolgt tot de afronding.

Wat zie je in het overzichtsscherm van de opleidingen?

Bovenaan het Opleidingen-scherm (Hrm > Opleidingen) vind je verschillende filters waarmee je snel en gericht kan zoeken tussen de opleidingen die aan jou zijn toegewezen.
Daaronder zie je, afhankelijk van de toegepaste filters, een tabel met opleidingen met de belangrijkste informatie per opleiding.

Welke filters kan je gebruiken in het Opleidingen-scherm?

Je kan opleidingen op verschillende manieren filteren:

Op datum: kies zelf een begin- en einddatum of gebruik een standaardfilter zoals Deze maand, Dit kwartaal of een specifiek jaar.
Op status: Geannuleerd, Gepland, In uitvoering of Voltooid.

💡 Klik op Filters terugzetten om alle filters te wissen en opnieuw te beginnen.

Welke informatie vind je terug in de overzichtstabel in het Opleidingen-scherm?

Elke rij in de tabel toont de belangrijkste informatie per opleiding:

Naam: de titel van de opleiding
Omschrijving: extra uitleg over de inhoud van de opleiding
Status: Gepland, In uitvoering of Voltooid, afhankelijk van je voortgang
Type: intern of extern
Verplicht: hier zie je of de opleiding verplicht is
Attest vereist: hier zie je of je voor deze opleiding een attest of certificaat moet opladen
Verwachte opleidingsuren: de richttijd voor de opleiding
Geregistreerde opleidingsuren: het aantal uren dat je al geregistreerd hebt
Begindatum: vanaf wanneer de opleiding start
Einddatum: tot wanneer de opleiding loopt
Datum klaar: de datum waarop je de opleiding als afgerond hebt aangeduid
Acties: actieknoppen om bijvoorbeeld tijd te registreren, een opleiding als voltooid te markeren, registraties te bekijken, details te openen of een attest te beheren

Welke actieknoppen staan er in de kolom Acties?

Rechts in elke opleidingsrij vind je een reeks actieknoppen. Daarmee kan je rechtstreeks acties uitvoeren op die opleiding.

Klok-icoon : voeg een tijdsregistratie toe aan de opleiding
Vink-icoon : markeer de opleiding als Voltooid, ook als je geen (extra) tijd registreert. Dit is bijvoorbeeld handig voor opleidingen die je buiten de werkuren of op eigen initiatief volgt, afhankelijk van de afspraken binnen je kantoor.
Snelkoppelings-icoon : open het Registratie-overzicht voor die opleiding
Vergrootglas-icoon : open de details van de opleiding
Bijlage-icoon : laad een attest op of beheer een bestaand attest (downloaden of verwijderen)

💡 Welke knoppen je precies ziet, hangt af van de status van de opleiding.

Waarschuwingen in het Opleidingen-scherm

AdminPulse toont waarschuwingen met iconen naast de status van een opleiding, zodat je snel ziet waar actie nodig is.

Einddatum nadert : de einddatum van de opleiding valt binnen de twee weken.
Einddatum is verstreken : de opleiding is nog niet voltooid, maar de einddatum is verstreken.
Attest ontbreekt : de opleiding is voltooid, maar er werd nog geen attest opgeladen, terwijl dat verplicht is.

💡 Beweeg met je muis over het gele of rode waarschuwingsicoon om te zien welke waarschuwing van toepassing is.

👉 Is een attest verplicht? Dan is de opvolging pas volledig in orde wanneer het attest werd opgeladen.

Je toegewezen opleiding opvolgen in AdminPulse

Wat kan je doen als medewerker met een opleiding?

Tijd registreren op de opleiding
Een attest opladen, downloaden of verwijderen als er een attest of certificaat nodig is
De opleiding voltooien, met of zonder tijdsregistratie
De datum klaar aanpassen als de opleiding op een andere datum werd afgerond
Je voortgang bekijken

Hoe verloopt de opleidingsstatus?

Elke opleiding doorloopt standaard drie statussen: Gepland → In uitvoering → Voltooid.

In de status Gepland ben je als medewerker toegewezen aan de opleiding.
Zodra je een eerste registratie toevoegt, verandert de status automatisch naar In uitvoering. Je kan blijven registreren zolang de opleiding nog niet is afgesloten door de beheerder.
Wanneer je de opleiding als voltooid markeert, wordt de status aangepast naar Voltooid. Dat kan via een tijdsregistratie, maar ook rechtstreeks vanuit het Opleidingen-scherm.

👉 Enkel een beheerder kan, indien nodig, een voltooide opleiding opnieuw naar In uitvoering zetten.

Hoe registreer je tijd voor een opleiding?

Je kan leertijd registreren voor een opleiding om je deelname bij te houden.

Er zijn verschillende manieren om tijd te registreren. Bij elk van de onderstaande methodes opent een venster waarin je de details van je registratie ingeeft, zoals de opleiding, datum en duur.

Een registratie voor een opleiding toevoegen kan via:

De actieknop met het klok-icoon in de kolom Acties van de overzichtstabel
Het registratie-overzicht (Registratie > Overzicht)
Klik rechtsboven naast + Toevoegen op het pijltje naar beneden en kies Opleiding toevoegen.
Het scherm voor nieuwe registraties (Registratie > Nieuwe registratie)
Onderaan rechts klik je op Opleiding toevoegen.
Het rapport Uren per medewerker (Hrm > Uren per medewerker)
Klik naast + Registratie toevoegen op het pijltje naar beneden en kies Opleiding toevoegen.

👉 Heeft de beheerder de opleiding zelf afgesloten? Dan kan je geen extra tijd meer registreren op die opleiding. Moet er toch nog tijd toegevoegd worden? Vraag dan aan de beheerder om de opleiding opnieuw open te zetten.

Hoe beheer je een attest voor een opleiding?

Als voor een opleiding een attest of certificaat vereist is, zie je dat in de kolom Attest vereist. Via het bijlage-icoon in de kolom Acties kan je het attest beheren.

Attest opladen: gebruik het bijlage-icoon om een attest of certificaat toe te voegen.
Attest downloaden: is er al een attest opgeladen, dan kan je het bestand via dezelfde actieknop downloaden.
Attest verwijderen: via dezelfde actieknop kan je een fout of verouderd attest ook opnieuw verwijderen.

Het opgeladen attest is zichtbaar in het Opleidingen-scherm en in het Opleidingsbeheer voor de beheerder.

💡 Het attest wordt niet zichtbaar in de DMS (Documenten > Documenten).

Hoe rond je een opleiding af als medewerker?

Je kan een opleiding op twee manieren als voltooid markeren:

Tijdens een tijdsregistratie kan je het vakje Opleiding voltooid aanvinken.
Vanuit het Opleidingen-scherm kan je via de actieknop met het vink-icoon de opleiding rechtstreeks als voltooid markeren, ook als je geen tijd registreert.

Wanneer je een opleiding als voltooid markeert, wordt de status automatisch aangepast naar Voltooid.

In de kolom Datum klaar zie je wanneer de opleiding als voltooid werd aangeduid. Je kan deze datum zelf aanpassen als de opleiding op een andere datum werd afgerond.

👉 Is een attest verplicht? Dan is de opleiding pas volledig opgevolgd wanneer het attest ook werd opgeladen.

💡 Goed om te lezen

Wil je als beheerder meer weten over het beheer van opleidingen? Bekijk dan dit artikel: Overzicht: zo gebruik je het Opleidingsbeheer-scherm als beheerder
Op zoek naar een opleiding over AdminPulse? Opleiding op maat

Gerelateerd aan