Met de basisopmaak in Word kom je al ver, maar soms wil je meer controle over de exacte lay-out van je facturen. In dit artikel vind je tips waarmee je je sjabloon verder kan verfijnen.
š” Je hebt geen betaalde versie van Word nodig om sjablonen aan te passen. Met Word voor het web kan je gratis Word-documenten bewerken in je browser. Je hoeft hiervoor enkel een gratis Microsoft-account aan te maken.
š” Er zijn talrijke versies van Word (Windows, Mac, web ā¦), waardoor knoppen en menuās er soms anders uitzien. De voorbeelden in dit artikel zijn ter illustratie. Twijfel je? Online vind je snel de juiste info voor jouw versie van Word.
Lettertypes in factuursjablonen
In Word heb je keuze uit een groot aantal lettertypes, maar niet elk lettertype wordt ondersteund door AdminPulse voor gebruik in factuursjablonen.
Voor een overzicht van alle ondersteunde lettertypes, raadpleeg de tabel in de sectie āIntroductionā op deze pagina: Microsoft-fontlijst
Een afbeelding (zoals een logo) toevoegen
Wil je een logo of een andere afbeelding op je factuur tonen? Voeg die dan rechtstreeks toe in het Word-document van je sjabloon.Ā
Ga in Word naar Invoegen > Afbeeldingen en selecteer het bestand op je computer.Ā
Wanneer je de afbeelding hebt geselecteerd, verschijnt automatisch het tabblad Afbeeldingsindeling. Hier kan je:
- Instellen hoe de afbeelding zich gedraagt ten opzichte van de tekst (bv. 'Voor tekst', 'Achter tekst', 'In tekst')
- Rand, schaduw of andere effecten toevoegen
š Gebruik meestal āVoor tekstā of āIn tekstā voor een voorspelbare lay-out bij PDF-export. Zo vermijd je dat je logo onverwacht verschuift.
š” Gebruik bij voorkeur een PNG- of JPG-bestand van goede kwaliteit.Ā
Koppen en voetteksten gebruiken
Gebruik de kop- en voetteksten van Word om standaardinformatie zoals je bedrijfsgegevens (adres, e-mail, RPR, ...) op elke factuurpagina weer te geven. Je kan hier ook tabellen toevoegen om deze gegevens overzichtelijk te structureren, en eventueel een logo plaatsen.
Tabellen gebruiken voor een nette indeling
Tabellen zijn ideaal om informatie overzichtelijk te rangschikken. Ze zorgen ervoor dat gegevens mooi uitgelijnd blijven, ook als sommige velden meer tekst bevatten dan andere.
De opties onder āIndeling van tabelā verschijnen zodra je in een tabel klikt. Onder āTabelontwerpā vind je alle opties voor het aanpassen van randen.
š” In Word kan je rasterlijnen zichtbaar maken zonder dat ze op de factuur worden afgedrukt. Dat helpt bij het juist positioneren van elementen (Indeling van tabel > Tabel >Ā Rasterlijnen weergeven).
Meer ruimte in je tabel: cellen samenvoegen
Merk je dat de tekst in een kolom (bv. āOmschrijvingā) te snel afbreekt? Vergroot de beschikbare ruimte door die cel te combineren met lege buurcellen.
Selecteer de cellen die je wil combineren, ga naar Indeling van tabel āŗ Samenvoegen āŗ Cellen samenvoegen of rechtsklik en kies āCellen samenvoegenā. Zo krijg je Ć©Ć©n bredere cel, waardoor de tekst minder snel op de volgende lijn springt. Moet je het later opnieuw splitsen? Gebruik āCellen splitsenā in hetzelfde menu of Ctrl+Z.
š Let op: vermijd het samenvoegen van cellen die elk eigen inhoud moeten tonen (bv. āAantalā en āPrijsā). Zo voorkom je dat gegevens slecht uitgelijnd raken.
Tabelinstellingen: positionering
Wil je een tabel bijvoorbeeld netjes boven de voettekst laten uitlijnen? Dan kan je in Word exact instellen waar de tabel op de pagina moet staan.
Via Indeling van tabel > Eigenschappen > Plaatsing kan je de exacte afstand tot de boven- of onderkant van de pagina bepalen.
Alinea-instellingen: regels laten samenblijven
Soms wil je dat een volledige tekstblok (bijvoorbeeld de betalingsvoorwaarden) niet over twee factuurpaginaās wordt gesplitst. Gebruik daarvoor de alinea-instellingen in Word.
Je vindt deze via Start > Alinea > Tekstdoorloop.
Afstand vĆ³Ć³r en na instellen
Gebruik geen enters om extra witruimte toe te voegen. Stel liever de afstand vĆ³Ć³r of na een alinea in via de opmaakopties in het menu Start. Zo vermijd je dat de inhoud verspringt in de facturen.
Gebruik de voorbeeldweergave in AdminPulse regelmatig
Niet echt een Word-tip, maar wel een cruciale stap: het uiteindelijke resultaat van je factuursjabloon kan er anders uitzien zodra de invulvelden worden ingevuld met gegevens.
Bekijk daarom regelmatig een voorbeeld via de voorbeeldweergave in AdminPulse (Instellingen > Factuursjablonen > +Toevoegen of vervang een bestaand sjabloon). Zo zie je meteen hoe je factuur eruit zal zien.
Ziet het resultaat met de nepgegevens uit de voorbeeldweergave er goed uit? Activeer dan het sjabloon en bekijk enkele factuurvoorstellen met echte data. Dat is de beste manier om de laatste details bij te werken voor de definitieve versie.
š”Niet zeker hoe je een voorbeeldfactuur bekijkt op basis van een sjabloon? Lees dan dit artikel: Facturatieschemaās aanmaken en beheren
Niet het gewenste resultaat?
Geraak je niet aan het gewenste resultaat? Stuur ons gerust je vraag via een ticket. Voeg het factuursjabloon toe, samen met screenshots van wat er fout loopt (bijvoorbeeld uit de voorbeeldweergave of een factuurvoorstel). Zo kunnen wij sneller zien wat er misgaat en gericht helpen.
š” Goed om te lezen
- Nog niet veel ervaring met het aanpassen van factuursjablonen? Lees dan zeker eerst onze reeks artikels over factuursjablonen en hoe ze werken. Start hier: Aan de slag: Factuursjablonen in AdminPulse
- Wil je weten welke informatie AdminPulse automatisch invult in je facturen op basis van invulvelden? Lees dan deze artikels over invulvelden in factuursjablonen:Ā
ā”ļø Factuursjablonen: invulvelden voor algemene factuurinfo uitgelegd
ā”ļø Factuursjablonen: tabellen en hun invulvelden uitgelegd
ā”ļøĀ Factuurdetail-sjablonen: opbouw, tabellen en invulvelden uitgelegd - Meer leren over hoe Word werkt? Raadpleeg zeker de onderdelen āPaginaās en indelingenā en āTabellen, afbeeldingen en watermerken invoegenā in de Microsoft-documentatie.