In dit artikel vind je invulvelden waarmee je automatisch gegevens op je factuur zet. Het gaat over velden die je overal in je sjabloon kan gebruiken, zoals:
-
Je eigen bedrijfsgegevens
Naam, adres, btw-nummer, RPR… -
Klantgegevens (uit het relatiedossier)
Contactgegevens van je klant - Opdrachtgegevens
-
Factuurgegevens
Factuurnummer, factuurdatum, referentie… -
Totaal- en btw-bedragen
Totaal exclusief/inclusief btw, btw-tarief... - Korting op factuur-niveau
-
Betaalgegevens
QR-code, betaallink, betaalmethode, IBAN,...
👉 Invulvelden die je alleen met tabellen kan gebruiken (zoals voor factuurlijnen of registraties), vind je in deze aparte artikels:
- ⏭️ Factuursjablonen: tabellen en hun invulvelden uitgelegd
- ⏭️ Factuurdetail-sjablonen: opbouw, tabellen en invulvelden uitgelegd
💡 Tip: Gebruik de inhoudstafel aan de rechte kant om naar een specifieke sectie in dit artikel te springen.
Eerste keer met factuursjablonen? Start hier!
Ben je nog maar pas begonnen met factuursjablonen? Lees dan eerst de algemene artikels over factuursjablonen. Ze geven je de nodige basis voor je aan de slag gaat met invulvelden te gebruiken:
- Voor een algemene introductie rond factuursjablonen: Factuursjablonen: schermoverzicht, typen en toepassing
- Voor het beheren van je factuursjablonen: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties
- Voor het maken of aanpassen van factuursjablonen in Word: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl
- Wil je meer halen uit je Word-document? Bekijk dan zeker ook dit artikel: Factuursjablonen: tips voor opmaak in Word
👉 Tot slot: je hoeft niet van nul te beginnen. Ga in AdminPulse naar Instellingen > Factuursjablonen > Voorbeeldsjablonen. Je kan de voorbeeldsjablonen gebruiken zoals ze zijn, of aanpassen tot je eigen sjabloon.
Op zoek naar meer voorbeeldsjablonen? Bekijk dan zeker het volgende artikel: Voorbeeldsjablonen voor facturen en factuurdetails
Hoe voeg je invulvelden toe aan een factuursjabloon?
Een invulveld toevoegen is eenvoudig: je kopieert het uit de tabellen hieronder en plakt het op de juiste plaats in je Word-sjabloon.
Stappen:
-
Kopieer het invulveld uit de tabel hieronder (bijvoorbeeld
{CompanyName}). - Plak het op de juiste plek in je Word-document.
Wil je een bestaand invulveld vervangen? Verwijder het, en plak het nieuwe veld op dezelfde plaats.
💡 Tips:
- Je mag meerdere invulvelden naast of onder elkaar zetten - dat werkt perfect.
- Je kan invulvelden ook opmaken (vet, cursief, kleur...). Die stijl verschijnt dan ook op je factuur.
- 👉 Let op: veldnamen moeten exact kloppen. Geen extra spaties of tekens, en let op hoofdletters - anders werkt het veld niet.
Invulvelden voor factuursjablonen: algemene velden uitgelegd
Hoe toon je de gegevens van je eigen bedrijf op facturen?
De {Company...} invulvelden vullen automatisch gegevens uit je eigen bedrijf (Instellingen> Eigen bedrijf) in op je facturen, zoals naam, adres, contactgegevens en btw- of ondernemingsnummer.
Invulvelden met gegevens uit ‘Eigen bedrijf’:
| Invulveld | Beschrijving |
| {CompanyName} | Officiële naam van je bedrijf, inclusief rechtsvorm |
| {CompanyCommercialName} | Commerciële of verkorte naam van je bedrijf |
| {CompanyEnterpriseNumber} | Ondernemingsnummer van je bedrijf |
| {CompanyVatNumber} | BTW-nummer van je bedrijf |
| {CompanyTelephone} | Telefoonnummer van je bedrijf |
| {CompanyEmail} | E-mailadres van je bedrijf |
| {CompanyWebsite} | Website van je bedrijf |
| {CompanyProfessionalAssociation} | Afkorting van je beroepsvereniging (IAB, ITAA, IBR of BIBF) |
| {CompanyProfessionalAssociationNumber} | Lidnummer bij je beroepsvereniging |
| {CompanyJurisdiction} | RPR nummer van je bedrijf (Rechtspersonenregister nummer) (bv.: “Antwerpen, afdeling Mechelen”) |
| {CompanyIban} | IBAN-rekeningnummer van je bedrijf |
| {CompanyBic} | BIC-code van je bankrekening |
| {CompanyStreetAndNr} | Straatnaam, huisnummer en eventueel busnummer (vb. “Puursesteenweg 390/C”) |
| {CompanyStreet2} | Tweede adresregel van je bedrijfsadres |
| {CompanyZipCode} | Postcode van je bedrijfsadres |
| {CompanyCity} | Gemeente van je bedrijfsadres |
| {CompanyCountry} | Land van je bedrijfsadres |
| {CompanyLegalForm} | Enkel de rechtsvorm van je bedrijf (bv. “BV” of “NV”) |
Voorbeeld:
💡 Heb je meerdere rekeningnummers die je op je factuur wilt tonen? Gebruik dan een tabel, zoals uitgelegd in het volgende artikel: Factuursjablonen: tabellen en hun invulvelden uitgelegd
Hoe zet je klantgegevens op je factuur?
De {Relation...} invulvelden halen automatisch gegevens op uit het relatiedossier van je klant, zoals naam, adres, contactinfo en identificatienummers (Relatiedossier > sectie: Identificatie) om deze op de factuur weer te geven.
Invulvelden met gegevens uit relatiedossiers:
| Invulveld | Beschrijving |
| {RelationName} | Naam met rechtsvorm (bij bedrijven) of aanspreektitel (bij personen) van je klant (bv. “Syneton BVBA”) |
| {RelationLastName} | Achternaam van je klant (of bedrijfsnaam als het om een bedrijf gaat) |
| {RelationFirstName} | Voornaam van je klant (leeg bij bedrijven) |
| {RelationSalutation} | Aanspreektitel van de relatie |
| {RelationCommercialName} | Korte / commerciële naam van de relatie |
| {RelationNameOrCommercialName} | Toont de naam of commerciële naam van de relatie |
| {RelationNameFirstNameLeadingOrCommercialName} | Toont voornaam + naam of commerciële naam van de relatie |
| {RelationCustomSalutationOrRelationOrContactLastNameSalutation} | Aangepaste aanspreektitel of achternaam van je klant |
| {RelationCustomSalutationOrRelationOrContactFirstNameSalutation} | Aangepaste aanspreektitel of voornaam van je klant |
| {RelationCustomSalutationOrRelationOrContactNameSalutation} | Aangepaste aanspreektitel of naam van je klant |
| {RelationStreetAndNr} | Straatnaam, huisnummer en eventueel busnummer (bv.: “Boerenkrijglaan 34”) |
| {RelationStreet2} | Tweede adresregel van het relatieadres |
| {RelationZipCode} | Postcode van het relatieadres |
| {RelationCity} | Gemeente van het relatieadres |
| {RelationCountry} | Land van het relatieadres |
| {RelationVatNumber} | BTW-nummer van de relatie |
| {RelationCode} | Klantcode |
| {RelationUniqueIdentifier} | Unieke identificatie van de relatie in AdminPulse (APR...) |
| {RelationAccountingNumber} | Nr boekhouding: boekhoudkundig referentienummer |
| {RelationEnterpriseNumber} | Ondernemingsnummer van de relatie |
| {RelationMatricule} | Matriculenummer van de relatie (Luxemburg) |
| {RelationOrContactFirstName} | Voornaam van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
| {RelationOrContactLastName} | Achternaam van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
| {RelationOrContactName} | Volledige naam van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
| {RelationOrContactSalutation} | Aanspreektitel van de relatie of contactpersoon |
| {RelationOrContactInitials} | Initialen van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
| {RelationVatEnterpriceNumberLabel} | De tekst “BTW-nummer” of “Ondernemingsnummer” (indien geen BTW-nummer gekend) |
| {RelationVatEnterpriceNumber} | Toont het BTW-nummer of, als dat ontbreekt, het ondernemingsnummer |
| {RelationVatEnterpriseNumberLabel} |
De tekst “BTW-nummer” of “Ondernemingsnummer” (indien geen BTW-nummer gekend) (aanbevolen veld) |
| {RelationVatEnterpriseNumber} | BTW-nummer of Ondernemingsnummer (indien geen BTW-nummer gekend) (aanbevolen veld) |
| {RelationTradeRegister} | Handelsregister van de relatie (Luxemburg) |
Voorbeeld:
Hoe toon je info over de opdracht?
De {Assignment...} velden vullen automatisch info in over de opdracht waarvoor de factuur wordt opgemaakt - ook los van tabellen.
Invulvelden met gegevens van de opdracht:
| Invulveld | Beschrijving |
| {AssignmentName} | Naam van de opdracht (leeg als het om de standaardopdracht gaat) |
| {AssignmentOrDefault} | Toont de opdrachtnaam of standaardtekst “Standaard opdracht” |
Voorbeeld:
Hoe toon je de kerninfo van je factuur?
De invulvelden in de lijst hieronder vullen automatisch de kerngegevens van de factuur in, zoals het factuurnummer, de datum, vervaldatum, factuurtekst en omschrijving.
Invulvelden met de kerngegevens van de factuur:
| Invulveld | Beschrijving |
| {InvoiceNumber} | Factuurnummer |
| {InvoiceDate} | Factuurdatum |
| {PurchaseOrderNumber} | Bestelbonnummer (PO-nummer), ingevuld op de relatie of per opdracht |
| {ExpiryDate} | Vervaldatum van de factuur |
| {PaymentReference} | Betalingsreferentie van de factuur |
| {InvoiceNumberReference} | Factuurnummer van de originele factuur bij creditnota's |
| {BelgianCreditNoteText} | Wettelijke tekst voor Belgische creditnota's: “BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.” |
| {InvoiceDescription} | Factuuromschrijving die je manueel ingeeft bij het factuurvoorstel |
| {InvoiceText} | Factuurtekst uit Instellingen > Factuurteksten die enkel gebruikt wordt bij het automatische maken van facturen door de facturatieplanning |
| {RelationInvoiceRemark} | Factuuropmerking uit het relatiedossier (sectie: Facturatie), die op elke factuur voor die relatie verschijnt |
| {InvoiceRemark} | Tekst op factuur uit Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie: PDF-creatie die op elke factuur verschijnt |
| {TransactionType} | Transactietype van de factuur, bv. “Standaard”, “Intracom diensten” of “Export”. |
| {VatExemptionReason} | Reden voor vrijstelling van btw. |
Voorbeeld:
Hoe toon je totalen en btw-bedragen op de factuur?
De invulvelden in de lijst hieronder tonen de totalen van je factuur, zoals het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Je kan ze flexibel inzetten - bijvoorbeeld bovenaan je sjabloon om het te betalen bedrag meteen zichtbaar te maken, of onderaan als afsluiter van het overzicht.
Je kan deze velden ook combineren met voorwaarden (zie verderop in dit artikel onder Voorwaarden gebruiken om info dynamisch te tonen).
👉 Belangrijk: deze totaalvelden werken los van tabellen zoals InvoiceLines of Registrations. Ze tonen het berekende eindresultaat van de factuur en hebben dus geen {TableStart:...}-structuur nodig.
⏭️ Meer uitleg over tabellen in factuursjablonen vind je in dit apart artikel: Factuursjablonen: tabellen en hun invulvelden uitgelegd
Invulvelden met totalen en btw-bedragen:
| Invulveld | Beschrijving |
| {InvoiceSubtotalAmount} | Bedrag vóór korting en vóór btw. |
| {InvoiceTaxableAmount} | Totaalbedrag exclusief btw |
| {InvoiceBaseAmount} | Zelfde als {InvoiceTaxableAmount}, maar met een duidelijkere veldnaam |
| {InvoiceAmount} | Totaalbedrag inclusief btw |
| {InvoiceVatAmount} | Totale btw op de factuur |
| {InvoiceTimeAmount} | Totaal van alle factuurlijnen behalve kosten, exclusief btw |
| {InvoiceCostAmount} | Totaal van alle kostgebaseerde lijnen (kosten, administratieve kosten), exclusief btw |
| {InvoiceFixedAmountAmount} | Totaalbedrag van het forfait, exclusief btw |
| {InvoiceFixedAmountVatAmount} | Btw-bedrag op het forfait |
| {InvoiceTimeAmountExcludedFromFixedAmount} | Totaal van de tijdgebaseerde lijnen die niet in het forfaitbedrag zitten, exclusief btw |
| {InvoiceTimeVatAmountExcludedFromFixedAmount} | Btw-bedrag op de tijdgebaseerde lijnen die niet in het forfaitbedrag zitten |
| {InvoiceCostAmountExcludedFromFixedAmount} | Totaal van de kostgebaseerde lijnen die niet in het forfaitbedrag zitten, exclusief btw |
| {InvoiceCostVatAmountExcludedFromFixedAmount} | Btw-bedrag op de kostgebaseerde lijnen die niet in het forfaitbedrag zitten |
| {InvoicePaidAdvancesVatAmount} | Btw op de betaalde voorschotten (negatief bedrag) |
| {InvoicePaidAdvancesAmount} | Totaalbedrag van de betaalde voorschotten (negatief bedrag) |
| {InvoicePaidAdvancesSubTotalAmount} | Subtotaal van betaalde voorschotten, exclusief btw (negatief bedrag) |
| {InvoiceTotalSettlementVatAmount} | Btw op het totaalbedrag als er geen voorschotten zijn aangerekend |
| {InvoiceTotalSettlementAmount} | Totaalbedrag van de factuur als er geen voorschotten zijn aangerekend |
| {InvoiceTotalSettlementSubTotalAmount} | Subtotaal van de factuur zonder voorschotten, exclusief btw |
| {InvoiceAdministrativeCostAmount} | Administratieve kost op de factuur, exclusief btw |
| {InvoiceAdministrativeCostVatAmount} | Btw op de administratieve kosten |
Voorbeeld:
In dit voorbeeld zie je hoe de totaalvelden onderaan een tabel kunnen worden geplaatst, als visuele afronding van het factuuroverzicht.
Hoe toon je korting op de factuur?
De invulvelden hieronder tonen informatie over algemene factuurkorting, lijnkortingen en de combinatie van beide.
Invulvelden in verband met kortingen:
| Invulveld | Beschrijving |
| {DiscountAmount} | De factuurkorting. Dit kan een percentage zijn of het bedrag inclusief btw |
| {DiscountVatAmount} | Btw-deel van de factuurkorting |
| {DiscountBaseAmount} | Bedrag van de factuurkorting exclusief btw |
| {DiscountLabel} | Het woord “Korting”, alleen ingevuld als er effectief een factuurkorting is. |
| {DiscountPercentage} | Het kortingspercentage van de algemene factuurkorting. Leeg wanneer de korting als vast bedrag is ingevoerd |
| {DiscountIsPercentage} | Geeft aan of {DiscountAmount} een percentage is: Ja = percentagekorting, Nee = bedragkorting |
| {HasLineDiscounts} | Ja wanneer er minstens één factuurlijn met korting is, anders Nee. |
| {LineDiscountBaseAmount} | Totale lijnkorting exclusief btw (som van alle kortingen op factuurlijnen). |
| {HasTotalDiscounts} | Ja wanneer er eender welke korting is (algemene factuurkorting en/of lijnkorting), anders Nee. |
| {TotalDiscountBaseAmount} | Totale korting exclusief btw: {DiscountBaseAmount} +{LineDiscountBaseAmount}. |
Voorbeeld:
Hoe toon je betaalgegevens op de factuur?
De invulvelden in de lijst hieronder bevatten alle info die nodig is om een factuur te betalen - zoals QR-code en betaallink.
Invulvelden in verband met betaalgegevens:
| Invulveld | Beschrijving |
| {Image:PaymentQrCode} |
Voegt een QR-code voor betaling toe aan de factuur.
|
| {PaymentQrCodeText} | Vaste tekst bij de QR-code: “Gelieve de QR code te scannen met je bank app.” of "Gelieve de QR code te scannen met je camera app.". Deze tekst kan je niet aanpassen. Wil je extra instructies bij de QR-code? Voeg die dan zelf toe in je Word-factuursjabloon: typ de tekst rechtstreeks in het document, rond {Image:PaymentQrCode} (bv. erboven, eronder of ernaast). |
| {PaymentUrl} | Unieke link waarop de klant kan klikken om de factuur te betalen. 👉 Dit invulveld is enkel beschikbaar als je werkt met een betaalprovider zoals POM, Twikey of Mollie. |
Voorwaarden gebruiken om info dynamisch te tonen
Wat doet een voorwaarde in je sjabloon?
Met voorwaarden zoals {IF} en {IFNOTEMPTY} bepaal je wanneer bepaalde stukken tekst of elementen op de factuur getoond worden.
Zo maak je je sjabloon dynamisch en toon je alleen relevante info voor de specifieke klant of situatie - zoals een QR-code, een referentie of bijkomende instructies.
Wanneer gebruik je voorwaarden in factuursjablonen?
Denk aan situaties zoals:
- Een QR-code alleen tonen als er een betaallink beschikbaar is.
- Een andere tekst tonen bij domiciliëring dan bij manuele overschrijving.
Welke soorten voorwaarden kun je gebruiken?
- Met
{IF}geef je aan: “Toon dit alleen als de voorwaarde waar is.” - Met
{IFNOTEMPTY}toon je iets enkel als een bepaald veld niet leeg is.
IF-voorwaarden ivm. betaling en betaalmethode
Deze voorwaarden gebruiken zogenaamde booleaanse velden - die zijn ofwel waar (true) of onwaar (false). De inhoud tussen {IF} en {ENDIF} wordt alleen getoond als het veld “waar” is.
-
{IF HasPaymentQrCode} ... {ENDIF HasPaymentQrCode}
Toont enkel de inhoud als er een QR-code beschikbaar is. -
{IF IsSameDayPayment} ... {ENDIF IsSameDayPayment}
Toont enkel de inhoud als de factuurdatum en vervaldatum op dezelfde dag vallen (bv. “Directe betaling vereist”). -
{IF RelationPaymentMethodDirectDebit} ... {ENDIF RelationPaymentMethodDirectDebit}
Toont enkel de inhoud als de klant domiciliëring gebruikt. -
{IF RelationPaymentMethodManual} ... {ENDIF RelationPaymentMethodManual}
Toont enkel de inhoud als de klant manuele overschrijving gebruikt.
Voorbeeld:
In dit voorbeeld:
- Als de klant via domiciliëring betaalt, verschijnt enkel de tekst “Betaling via domiciliëring.”
- Bij manuele overschrijving verschijnt: “Referentie bij betaling: XXX” + QR-code + extra instructies.
IF-voorwaarden voor korting en administratieve kosten
Gebruik deze voorwaarden om specifieke tekst te tonen wanneer er een korting of administratieve kost op een factuur wordt toegepast:
-
{IF HasDiscountAmount} ... {ENDIF HasDiscountAmount}
Toont enkel de inhoud als er een korting is. -
{IF InvoiceHasAdministrativeCostAmount} ... {ENDIF InvoiceHasAdministrativeCostAmount}
Toont enkel de inhoud als er een administratieve kost is.
Voorbeeld:
{IF HasDiscountAmount}Er werd een korting toegepast op deze factuur.{ENDIF HasDiscountAmount}
{IF InvoiceHasAdministrativeCostAmount}Er werd een administratieve kost aangerekend.{ENDIF InvoiceHasAdministrativeCostAmount}IF-voorwaarden voor type klant
Met de volgende voorwaarden kan je een aparte aanspreking per type klant instellen:
-
{IF_relation.isEnterprise} ... {ENDIF_relation.isEnterprise}
Toont de inhoud alleen als de relatie een eenmanszaak of bedrijf is. -
{IF_relation.isPerson} ... {ENDIF_relation.isPerson}
Toont de inhoud alleen als de relatie een persoon is. -
{IF_relation.isCompany} ... {ENDIF_relation.isCompany}
Toont de inhoud alleen als de relatie een bedrijf is. -
{IF_relation.issoleproprietor} ... {ENDIF_relation.issoleproprietor}
Toont de inhoud alleen als de relatie een eenmanszaak is.
Voorbeeld (aanspreking per type):
{IF_relation.isCompany}Geachte heer/mevrouw,{ENDIF_relation.isCompany}
{IF_relation.issoleproprietor}Beste ondernemer,{ENDIF_relation.issoleproprietor}
{IF_relation.isPerson}Beste,{ENDIF_relation.isPerson}IFNOTEMPTY-voorwaarde: toon iets als een veld niet leeg is
Met {IFNOTEMPTY} toon je iets enkel als een bepaald veld niet leeg is.
Voorbeeld:
In dit voorbeeld:
- De rij “Doorgefactureerde kosten” verschijnt alleen als
{InvoiceCostAmount}niet leeg is.
💡 Tips voor het gebruik van voorwaarden
-
Sluit elk blok correct af: een
{IF}mag nooit open blijven. Gebruik altijd{ENDIF}.{IFNOTEMPTY}sluit je met{/IFNOTEMPTY}af. - Hou voorwaarden overzichtelijk: gebruik duidelijke structuur en beperk de complexiteit waar mogelijk.
- Test grondig: probeer je sjabloon bij verschillende relaties en met verschillende instellingen om zeker te zijn dat alles werkt zoals verwacht.
-
Let op hoofdlettergebruik: velden zoals
HasPaymentQrCodezijn hoofdlettergevoelig en moeten exact juist gespeld zijn.
💡Goed om te lezen
- Net gestart met het werken met sjablonen? Bekijk dan zeker eerst onze basisartikels over factuursjablonen. Start hier: Factuursjablonen: schermoverzicht, typen en toepassing
- ⏭️ Dit artikel maakt deel uit van een reeks. Het volgende artikel gaat dieper in op tabellen in factuursjablonen: Factuursjablonen: tabellen en hun invulvelden uitgelegd
- Op zoek naar voorbeeldsjablonen? Bekijk dan zeker het volgende artikel: Voorbeeldsjablonen voor facturen en factuurdetails
- Gebruik je een sjabloon voor factuurdetails? De juiste invulvelden en structuur vind je hier: Factuurdetail-sjablonen: opbouw, tabellen en invulvelden uitgelegd
- Lukt het niet om je sjabloon correct op te laden? Check dan dit FAQ-artikel: FAQ – Waarom krijg ik een foutmelding bij het opladen van mijn factuursjabloon?
- Zie je een foutmelding of vreemde tekst op je preview of factuur? FAQ – Waarom toont mijn factuur ‘System.Collections.Generic…’ in plaats van gegevens?