In dit artikel ontdek je alle acties die beschikbaar zijn in het scherm Factuursjablonen: een sjabloon downloaden, vervangen, activeren of verwijderen, een nieuw sjabloon aanmaken via +Toevoegen en de lijst met invulvelden raadplegen.
⏪ Nog niet vertrouwd met factuursjablonen? Lees dan eerst het inleidende artikel: Factuursjablonen: schermoverzicht, typen en toepassing
⏭️ Leer hoe je in Word een factuursjabloon op maat maakt en hoe je Invulvelden gebruikt in het volgende artikel in de reeks: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl
Factuursjabloonbeheer in de praktijk
Het overzicht onder Instellingen > Factuursjablonen toont de sjablonen die voldoen aan je selectiecriteria op basis van de ingestelde filters.
Elke rij in de tabel heeft een kolom Acties. Met de actieknoppen beheer je de volledige levenscyclus van een sjabloon – van creatie tot definitieve versie.
Een sjabloon downloaden
Klik op de knop met het pijltje naar beneden om het Word‑bestand van het sjabloon te downloaden.
Wil je het sjabloon aanpassen? Download het eerst en open het in Word. Daar kan je de lay‑out naar wens bijwerken, bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden toevoegen, of je logo, kleuren en lettertypes aanpassen, enzovoort.
Het volgende artikel gaat dieper in op de mogelijke bewerkingen in het Word‑document: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl
Klaar met wijzigen? Laad het bijgewerkte bestand opnieuw op via +Toevoegen of vervang eenvoudig het bestaande sjabloon.
Een sjabloon vervangen
Klik op de knop met de dubbele pijl om een sjabloon te vervangen door een nieuwe versie van het Word‑document.
Selecteer het bijgewerkte .docx‑bestand en bevestig. AdminPulse behoudt de naam, taal en het sjabloontype - enkel de inhoud wordt vernieuwd.
💡 Werk stapsgewijs: pas je document aan, vervang het sjabloon, bekijk een voorbeeld en herhaal tot het resultaat perfect is.
Een voorbeeld bekijken
Klik op het oog‑icoon om een voorbeeldfactuur met fictieve gegevens te bekijken.
Controleer de opmaak — logo, lettertypes, marges — en kijk na of alle invulvelden correct worden ingevuld.
💡 Wil je meteen zien hoe je sjabloon zich gedraagt in verschillende situaties? Personaliseer het voorbeeld via de opties rechts:
- kies het relatietype (bedrijf, eenmanszaak of persoon)
- stel het aantal extra opdrachten in
- bepaal welke prijslijstitemtypes worden gebruikt in het voorbeeld (tijd, product/kost, afstand)
- simuleer het factuurtype (forfait, voorschot, afrekening, regie, vrij of intern)
- voeg een administratieve kost toe
- domiciliëring/manueel betalen: handig als je conditionele tekst toevoegt afhankelijk van de betaalwijze van je klant
👉 Vergeet niet op ‘Voorbeeld opnieuw genereren’ te klikken zodra je opties hebt aangepast, zodat er een nieuw voorbeeld op basis van je keuzes wordt gegenereerd.
Zo test je snel verschillende scenario’s zonder echte relaties of facturen te gebruiken. Ben je toch niet tevreden? Pas je sjabloon aan in Word, upload het opnieuw en genereer het voorbeeld opnieuw tot alles goed zit.
Tevreden met het resultaat? Activeer het sjabloon en bekijk je factuurvoorstellen (Facturatie > Factuurvoorstellen) om echte voorbeelden te zien (als er al factuurvoorstellen bestaan).
Een sjabloon activeren
Bepaal welk sjabloon actief moet zijn voor een specifieke combinatie van factuurtype, taal en eigen bedrijf door op de knop met het vinkje te klikken.
👉 Per combinatie kan maar één sjabloon actief zijn. Activeer je een nieuw sjabloon, dan deactiveert AdminPulse automatisch het vorige.
💡 Tip: Bekijk eerst een voorbeeld en daarna enkele factuurvoorstellen op basis van het model voordat je de facturen nummert.
Een sjabloon kopiëren en versiebeheer
Gebruik de knop met het document‑icoon om een kopie van een sjabloon te maken. Handig voor onder andere:
- Seizoensgebonden of tijdelijke sjablonen
- Een nieuwe huisstijl ontwikkelen terwijl de oude nog actief is
- Een versiehistoriek bijhouden
Een sjabloon verwijderen
Klik op de knop met het prullenbak‑icoon om een sjabloon te verwijderen. Bevestig enkel als je zeker bent.
👉 Verwijderen is definitief.
Knoppen Invulvelden en +Toevoegen
Rechtsboven in het scherm Factuursjablonen vind je twee knoppen:
- Invulvelden: geeft toegang tot de invulvelden die je in je Word-factuursjabloon kan gebruiken.
- +Toevoegen: hiermee maak je een nieuw sjabloon aan. Geef een naam op, kies de taal, het eigen bedrijf en het sjabloontype, en upload vervolgens je Word‑document.
⏭️ Zelf een sjabloon op maat bouwen in Word? Lees dan dit artikel: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl