Wil je professioneel ogende facturen in je eigen stijl? In dit artikel ontdek je hoe je met factuursjablonen werkt: van het toevoegen van invulvelden en tabellen tot het toepassen van kleuren, lettertypes en andere huisstijl-elementen.
⏪ Nog niet vertrouwd met de algemene werking van factuursjablonen? Lees dan eerst het overzichtsartikel: Factuursjablonen: schermoverzicht, typen en toepassing
⏪ Wil je eerst weten hoe je sjablonen downloadt, vervangt en activeert? Bekijk dan het vorige artikel over sjabloonbeheer: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties
Invulvelden gebruiken in factuursjablonen
In AdminPulse bepaal je zelf hoe je facturen eruitzien en welke informatie erop verschijnt. Dat doe je via factuursjablonen: Word-documenten met een vaste opmaak en invulvelden.
Klik op de knop ‘Invulvelden’ (Instellingen > Factuursjablonen > Invulvelden) om een overzicht te openen van alle beschikbare invulvelden, inclusief uitleg. Je kan elk veld kopiëren en in je Word-sjabloon plakken.
Hoe werken invulvelden precies?
AdminPulse ‘leest’ je Word-sjabloon en vervangt de invulvelden automatisch door echte gegevens zodra je een factuur aanmaakt.
Bijvoorbeeld: als je het invulveld {RelationName} gebruikt in je factuursjabloon en je maakt een factuur op voor de klant “AP Tech BV”, dan verschijnt op die plek automatisch “AP Tech BV”.
In de voorbeeldweergave hieronder zie je het adresgedeelte van een sjabloon vóór invulling:
En dit is het resultaat nadat AdminPulse de velden automatisch heeft ingevuld:
Invulvelden maken het mogelijk om automatisch volgende informatie op de juiste plaats in je sjabloon weer te geven:
- Je eigen bedrijfsgegevens (adres, e-mail, RPR, ...)
- Gegevens van je klant (naam, adres, btw-nummer, ...)
- Factuurgegevens (factuurnummer, datum, totaalbedrag, factuurlijnen, ...)
Een overzichtstabel op je factuur tonen
Naast algemene klant- en betaalgegevens wil je je klant ook een duidelijk overzicht bieden van wat je precies hebt uitgevoerd, hoeveel tijd dat in beslag nam en wat het in totaal kost.
Om die informatie overzichtelijk weer te geven, gebruik je in Word een tabel met invulvelden. Je kiest daarbij zelf welke gegevens je toont. Denk bijvoorbeeld aan een lijst van alle factuurlijnen, met per lijn een omschrijving, het aantal of de duur, en de kostprijs exclusief btw.
Hoe stel je zo een tabel op?
In je Word-sjabloon maak je een gewone tabel aan met kolommen waarin je informatie wil tonen. Bijvoorbeeld: “Omschrijving”, “Aantal”, “Tarief”, enz.
Om aan te geven waar AdminPulse moet starten en stoppen met het toevoegen van rijen, gebruik je twee speciale velden:
-
{TableStart:XXX}— zet je mee in de eerste cel van de rij -
{TableEnd:XXX}— zet je mee in de laatste cel van diezelfde rij
Tussen deze twee velden plaats je invulvelden zoals {Description}, {Quantity}, {UnitPrice}, {VatRate}, {TaxableAmount}, enz.
💡 Je maakt dus slechts één rij in Word aan. AdminPulse gebruikt die ene rij als sjabloon en herhaalt die automatisch voor alle beschikbare gegevens.
Koppen toevoegen aan de tabel
Voor een betere leesbaarheid op je factuur voeg je boven de rij met invulvelden bij voorkeur een koprij toe. Dat is een gewone rij met vaste tekst (dus zonder invulvelden), zoals “Omschrijving”, “Aantal”, “Prijs per stuk”, enzovoort.
Deze koprij verschijnt slechts één keer bovenaan de tabel en maakt het voor je klant meteen duidelijk wat elke kolom betekent.
Voorbeeld: tabel met factuurlijnen
Hieronder zie je een voorbeeld van een Word-tabel waarin invulvelden gebruikt zijn:
En dit is hoe dezelfde tabel eruitziet op een gegenereerde factuur — met ingevulde gegevens:
Welk type gegevens kan je tonen in een tabel?
Je kiest zelf welke lijst je wil weergeven in je tabel met invulvelden:
-
{TableStart:InvoiceLines}…{TableEnd:InvoiceLines}– geeft alle factuurlijnen -
{TableStart:TimeInvoiceLines}…{TableEnd:TimeInvoiceLines}– bevat enkel lijnen op basis van tijd-prijslijstitems -
{TableStart:CostInvoiceLines}…{TableEnd:CostInvoiceLines}– bevat enkel lijnen op basis van product/kost-prijslijstitems -
{TableStart:PaidAdvanceInvoiceLines}…{TableEnd:PaidAdvanceInvoiceLines}– bevat enkel lijnen voor betaalde voorschotten - ...
👉 Bekijk de volledige lijst van ondersteunde lijsten en beschikbare invulvelden in dit overzicht: Factuursjablonen: opbouw en beschikbare invulvelden
💡 Je kan ook meerdere soorten lijsten combineren in één tabel, telkens met een eigen {TableStart:...} ... {TableEnd:...}-blok. Zo kan je bijvoorbeeld eerst tijdgebaseerde lijnen tonen, dan kosten, en daarna voorschotten. Dat maakt je factuur overzichtelijk.
In onderstaand voorbeeld zie je hoe {TableStart:TimeInvoiceLines} … {TableEnd:TimeInvoiceLines} gecombineerd wordt met een {TableStart:CostInvoiceLines} … {TableEnd:CostInvoiceLines} binnen één en dezelfde tabel.
De opmaak van je facturen bepalen in Word
Met een sjabloon bepaal je niet alleen de inhoud, maar ook het uiterlijk van je facturen. Zo straalt elke factuur je huisstijl en professionaliteit uit.
Alles wat je vastlegt in het Word-document — tekst, kleuren, stijlen of afbeeldingen — wordt ook zo weergegeven op de uiteindelijke factuur.
Welke opmaak kan je allemaal bepalen in Word?
- Lettertype en lettergrootte
- Kleuren (van tekst en achtergrond)
- Vet, cursief, onderstreept
- Afbeeldingen en logo’s
- Uitlijning van tekst en tabellen
- ...
De stijl die je toepast op een invulveld geldt automatisch ook voor de weergegeven gegevens. Bijvoorbeeld: Als je {InvoiceNumber} vet en in het groen opmaakt in Word, dan verschijnt het factuurnummer ook vet en groen op de gegenereerde factuur.
👉 Let op: bij het omzetten van een Word-bestand naar PDF kan bepaalde opmaak lichtjes vereenvoudigd worden. Kleuren en uitlijning worden meestal correct overgenomen, maar voor lettertypes geldt een vaste lijst van ondersteunde fonts. Raadpleeg de tabel in de sectie “Introduction” op deze pagina om te zien welke lettertypes ondersteund worden: Microsoft-fontlijst
💡 Meer uit je Word-sjabloon halen? In het artikel Factuursjablonen – tips voor opmaak in Word ontdek je hoe je bijvoorbeeld logo’s toevoegt, kop- en voetteksten gebruikt en tabellen precies positioneert — allemaal om je factuur helemaal af te stemmen op je huisstijl.
💡 Goed om te lezen
- Bij het aanmaken en bewerken van een factuursjabloon is het handig om de referentieartikels bij de hand te houden:
➡️ Factuursjablonen: invulvelden voor algemene factuurinfo uitgelegd
➡️ Factuursjablonen: tabellen en hun invulvelden uitgelegd - Werk je aan een factuurdetail-sjabloon? De specifieke invulvelden vind je hier: Factuursjablonen: invulvelden voor algemene factuurinfo uitgelegd
- Op zoek naar voorbeeldsjablonen? Bekijk dan zeker het volgende artikel: Voorbeeldsjablonen voor facturen en factuurdetails
- Onzeker over hoe je Word-bestanden aanpast, een logo invoegt of je opmaak optimaliseert? Raadpleeg dan: Factuursjablonen – tips voor opmaak in Word
- Wil je voorwaarden aan je facturen toevoegen? Ontdek hier de mogelijkheden: FAQ – Hoe voeg ik voorwaarden toe aan een factuur?
- Heb je een sjabloon gedownload, aangepast en lukt het nadien niet om het opnieuw op te laden? Lees dan zeker: FAQ – Waarom krijg ik een foutmelding bij het opladen van mijn sjabloon?