Werk je met meerdere eigen bedrijven in AdminPulse en wil je de toegang tot relaties afschermen per eigen bedrijf? Dan kan je teams koppelen aan een eigen bedrijf. AdminPulse past die teams automatisch toe op alle actieve medewerkers en alle relaties van dat eigen bedrijf, en houdt dit daarna automatisch up-to-date.
In dit artikel lees je hoe Eigen bedrijf teams werken, hoe je ze instelt en wat er automatisch wordt bijgewerkt.
Voor je begint
De functie Eigen bedrijf teams bouwt verder op de werking van teams in AdminPulse. Ben je nog niet vertrouwd met teams? Lees dan eerst Teams in AdminPulse: hoe organiseer je wie toegang krijgt tot relaties?.
👉 Gebruik Eigen bedrijf teams alleen wanneer je de toegang tot relaties echt wil afschermen per eigen bedrijf. Wil je teams alleen gebruiken voor een beperkte groep relaties en medewerkers? Ken teams dan manueel toe, zoals uitgelegd in het basisartikel.
Wat doet de instelling "Eigen bedrijf teams"?
Wanneer je een team koppelt aan een eigen bedrijf, gebeuren er twee dingen:
- alle actieve medewerkers van dat eigen bedrijf worden lid van het team;
- het team wordt toegekend aan alle relaties van dat eigen bedrijf, ook aan inactieve relaties.
Vanaf dan gelden de normale teamregels: alleen leden van het team, en eventueel leden van bovenliggende teams, hebben toegang tot die relaties en de gekoppelde gegevens, zoals registraties, documenten, taken en facturen.
Daarnaast scherm je ook het eigen bedrijf zelf af. Het eigen bedrijf is alleen nog zichtbaar voor leden van die teams. Medewerkers die niet in een van die teams zitten, zien het eigen bedrijf niet meer in keuzelijsten en filters, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuwe relatie, in de facturatie en in rapporten en dashboards.
Zo scherm je de eigen bedrijven van elkaar af.
Eigen bedrijf teams koppelen of verwijderen
Je beheert de koppeling via Instellingen > Algemene instellingen > Algemeen. Je hebt hiervoor de rechten nodig om instellingen te bewerken.
- Kies bovenaan het tabblad van het juiste eigen bedrijf.
- Ga naar de sectie Algemeen.
- Klik op het potlood-icoon naast Eigen bedrijf teams.
- Kies in het venster dat opent een team uit de keuzelijst en klik op Toevoegen. Je kan meerdere teams koppelen.
- Wil je een team opnieuw verwijderen? Klik dan op het vuilbak-icoon en bevestig je keuze.
- De medewerkers van het eigen bedrijf worden meteen bijgewerkt. De relaties worden op de achtergrond bijgewerkt.
Heeft het eigen bedrijf veel relaties? Dan kan de verwerking even duren. Je kan het venster pas sluiten zodra de verwerking klaar is.
💡 Hou de teamstructuur eenvoudig. Maak bij voorkeur één apart team per eigen bedrijf en gebruik bestaande teams alleen als je zeker bent dat de toegangsrechten volledig overeenkomen.
💡 In de keuzelijst zie je alleen teams waarvan je zelf lid bent, rechtstreeks of via een bovenliggend team. Zo kan je jezelf nooit toegang geven tot relatiedossiers van een team waar je geen deel van uitmaakt.
Waar zie je teams van een eigen bedrijf?
Je ziet teams van een eigen bedrijf op de relatiefiche, op de medewerkerfiche en in het teamoverzicht. Daar kan je ze herkennen, maar niet overal manueel aanpassen.
Op de relatiefiche
Op de relatiefiche zie je de teams van het eigen bedrijf in het veld Teams. Klik in het veld om het onderscheid te zien tussen teams die manueel op de relatie zijn ingesteld en teams die via het eigen bedrijf zijn toegevoegd.
Teams die via het eigen bedrijf zijn toegevoegd, staan onder Teams ingesteld door eigen bedrijf.
Je kan deze teams niet verwijderen op de relatie zelf, omdat ze beheerd worden via het eigen bedrijf. Andere teams manueel toevoegen aan de relatie blijft wel mogelijk.
Op de medewerkerfiche
Via Instellingen > Medewerkers > fiche van de medewerker zie je de teams van het eigen bedrijf in het veld Team(s). Klik in het veld om te zien welke teams via het eigen bedrijf zijn toegevoegd.
Teams die via het eigen bedrijf zijn toegevoegd, staan onder Teams ingesteld door eigen bedrijf. Je kan ze hier niet verwijderen. Andere teams manueel toevoegen blijft wel mogelijk.
In het teamoverzicht
In Instellingen > Teams zie je de medewerkers van het eigen bedrijf als teamleden. Je kan hen niet uit het team verwijderen zolang het team gekoppeld is aan hun eigen bedrijf.
Wat wordt automatisch bijgewerkt?
Nieuwe relaties en medewerkers
Na de koppeling hoef je de teams van het eigen bedrijf niet meer manueel bij te houden. AdminPulse past ze automatisch toe wanneer je een nieuwe relatie aanmaakt, ook via import, en wanneer je een nieuwe medewerker aanmaakt.
Bij het aanmaken van een nieuwe relatie zie je de teams meteen onder Teams ingesteld door eigen bedrijf.
Relatie of medewerker verplaatsen naar een ander eigen bedrijf
Verplaats je een relatie naar een ander eigen bedrijf? Dan worden de teams van het eigen bedrijf meteen bijgewerkt. De teams van het oude eigen bedrijf verdwijnen en de teams van het nieuwe eigen bedrijf komen in de plaats.
Hetzelfde gebeurt wanneer je een actieve medewerker naar een ander eigen bedrijf verplaatst.
Teams die je daarnaast manueel had toegekend aan de relatie of medewerker, blijven behouden.
Medewerker opnieuw activeren
Activeer je een medewerker opnieuw? Dan past AdminPulse automatisch opnieuw de teams van het eigen bedrijf toe.
Teams die vóór de deactivatie alleen manueel aan de medewerker waren toegekend, worden niet automatisch hersteld.
Aandachtspunten bij eigen bedrijf teams
Medewerkers die voor meerdere eigen bedrijven werken
Sommige medewerkers werken transversaal, over de eigen bedrijven heen, bijvoorbeeld een vennoot of IT-verantwoordelijke. In dat geval hoef je hen niet aan elk team apart toe te voegen.
Maak een overkoepelend team, zet de teams van de eigen bedrijven daaronder als subteams en voeg deze medewerkers manueel toe aan het overkoepelende team.
Zo hebben zij toegang tot alle onderliggende teams en zien ze alle eigen bedrijven.
Teams die al manueel waren toegekend aan relaties
Had je hetzelfde team vroeger al manueel toegekend aan de relaties van het eigen bedrijf? Dan blijft die manuele toekenning bestaan naast de koppeling via het eigen bedrijf.
In de praktijk merk je daar weinig van. Het team blijft wel op die relaties staan als je het later loskoppelt van het eigen bedrijf, omdat de manuele toekenning nog bestaat.
Wil je die dubbele toekenning opruimen? Verwijder het team dan van de relaties:
- per relatie op de relatiefiche;
- in bulk via de globale actie Team toevoegen / verwijderen in Relatiedossiers > Relaties.
Het team blijft op de relaties staan via het eigen bedrijf. Alleen de manuele toekenning verdwijnt. Vanaf dan wordt het team volledig beheerd via het eigen bedrijf.
Team loskoppelen van een eigen bedrijf
Verwijder je een team uit de instelling Eigen bedrijf teams? Dan wordt het team ook verwijderd bij alle medewerkers en relaties van dat eigen bedrijf.
Medewerkers kunnen daardoor hun toegang tot de bijhorende relatiedossiers verliezen.
💡 Teams die je vóór de koppeling al manueel had toegekend aan een relatie of medewerker, gaan niet verloren. Die blijven na het loskoppelen behouden als manuele toekenning.
💡 Goed om te lezen
Lees ook dit artikel voor de basiswerking van teams in AdminPulse: