In AdminPulse gebruik je Teams om te bepalen welke medewerkers toegang hebben tot welke relaties. Een team is een groep medewerkers die samen toegang krijgen tot dezelfde relatiedossiers en alle gekoppelde entiteiten.

Zodra een team aan een relatie is gekoppeld, hebben alleen medewerkers van dat team, en eventueel bovenliggende teams, toegang tot het relatiedossier.

In dit artikel lees je hoe teams werken, hoe je ze opbouwt en beheert, en hoe je met teams de toegangsrechten in je kantoor eenvoudig en veilig organiseert.

Toegangscontrole via teams

👉 Zodra je een team toekent aan een relatie, hebben alleen medewerkers van dat team, en eventueel bovenliggende teams, toegang tot alle entiteiten die aan die relatie gekoppeld zijn.

In sommige omgevingen kan daarnaast extra toegang per individuele medewerker worden toegekend. Dat werkt alleen voor relaties waaraan teams gekoppeld zijn. Meer uitleg daarover vind je verder in dit artikel.

Medewerkers die niet tot het toegewezen team of een bovenliggend team behoren, hebben dan geen toegang meer tot:

de relatie zelf
documenten gekoppeld aan de relatie
taken gekoppeld aan de relatie
facturen gekoppeld aan de relatie
registraties gekoppeld aan de relatie
alle andere entiteiten gekoppeld aan de relatie

Als er geen teams zijn toegekend aan een relatie, hebben alle gebruikers standaard toegang tot de relatie en alle gekoppelde entiteiten, volgens hun rol. Medewerkers die zelf niet in een team zitten, kunnen alleen relaties zonder teams zien.

Let op: documenten die niet gekoppeld zijn aan een relatie worden niet gefilterd op teamtoegang.

Beheer van teams

Je beheert teams via Instellingen > Teams. In dit scherm zie je een overzicht van alle teams en kan je de structuur van je kantoor organiseren.

Nieuw team toevoegen

Je kan op twee manieren een nieuw team toevoegen:

Nieuw team op hoofdniveau: geef een naam in het veld bovenaan de teamlijst en klik op het +-icoon om een nieuw team op het hoogste niveau toe te voegen, zonder bovenliggend team.
Subteam toevoegen: klik op het +-icoon naast een bestaand team om een subteam toe te voegen aan dat team. Het nieuwe team wordt dan onderdeel van de hiërarchie onder het geselecteerde team.

Teamleden bekijken

Om de teamleden te bekijken, klik je op het icoon met het persoon-symbool. Daarna verschijnt de volledige lijst van medewerkers die tot dit team behoren.

Medewerker toevoegen aan team

Klik op de knop + Medewerker toevoegen om een medewerker aan het team toe te voegen. In het scherm dat opent, kan je een medewerker uit een dropdown kiezen.

Optie: “Kan facturen bekijken?”

Voor sommige medewerkers in het team kan je via de checkbox Kan facturen bekijken? bepalen of deze medewerker toegang heeft tot facturen van relaties die aan dit team zijn toegewezen.

👉 Deze checkbox is alleen zichtbaar voor medewerkers die de permissie Factuurvoorstellen: lezen hebben, of een rol met deze permissie. De standaardrollen die deze permissie hebben zijn:

Beheerder
Volledige gebruiker
Facturatie gebruiker

Voor medewerkers die geërfd zijn van een bovenliggend team en al toegang hebben tot facturen, is deze checkbox uitgeschakeld.

Wat betekenen de verschillende naamstijlen in de teamlijst?

Namen in zwarte letters: deze medewerkers zijn rechtstreeks toegevoegd aan dit team. Je kan hen ook rechtstreeks uit het team verwijderen met het prullenbak-icoon.
Namen in grijze letters: deze medewerkers zijn automatisch toegevoegd omdat ze lid zijn van een bovenliggend team. Ze worden dus “geërfd” via de hiërarchische structuur. Je kan hen niet rechtstreeks uit dit team verwijderen.

Medewerker verwijderen van een team

Om een medewerker uit een team te verwijderen, klik je op het prullenbak-icoon naast de naam van de medewerker. Je krijgt een bevestigingsvenster voordat de medewerker wordt verwijderd.

👉 Let op: je kan alleen medewerkers verwijderen die rechtstreeks aan het team zijn toegevoegd, dus namen in zwarte letters. Medewerkers die geërfd zijn van een bovenliggend team, dus namen in grijze letters, kan je niet uit dit team verwijderen. Om hen te verwijderen, moet je ze uit het bovenliggende team verwijderen.

Team verwijderen

Je kan een team verwijderen via het prullenbak-icoon.

👉 Opgelet: als je een team verwijdert, wordt het ook losgekoppeld van al zijn relatiedossiers. De medewerkers in dat team kunnen dan hun toegang tot die relatiedossiers verliezen.

Teamstructuur herorganiseren

Met de knop Herstructureer teams kan je eenvoudig de hiërarchie van je teams aanpassen. Versleep teams om ze op een andere plek te zetten of om een team onder een ander team te plaatsen.

Zo kan je de teamstructuur opbouwen op een manier die logisch is voor jouw kantoor.

Toekennen van teams aan een relatie

Nadat de teams zijn geconfigureerd, kan je één of meerdere teams toekennen aan een relatie. Dit kan je ofwel manueel per relatie doen in het relatiedossier (Relatiedossier > Sectie Identificatie > Teams), ofwel in bulk via de globale actie Team toevoegen / verwijderen in het relatieoverzicht (Relatiedossiers > Relaties).

💡 Deze globale actie voegt teams toe aan of verwijdert teams uit relaties, maar verwijdert nooit het team zelf.

Medewerkers die niet in een van deze teams zitten, hebben vanaf dan geen toegang meer tot deze relatie.

Extra toegang geven aan specifieke medewerkers

Soms heeft een medewerker toegang nodig tot één specifiek relatiedossier, zonder dat die medewerker lid moet worden van het volledige team. Bijvoorbeeld: een relatie is gekoppeld aan team Brussel, maar een expert uit Arlon moet tijdelijk toegang krijgen tot dat ene dossier.

In dat geval kan je, bovenop de teamtoegang, werken met Toegelaten medewerkers.

👉 Deze mogelijkheid werkt alleen als:

de relatie aan één of meerdere teams gekoppeld is;
de optie Toegelaten medewerkers door ons geactiveerd is voor jouw omgeving. Vraag het aan via support.

Wanneer de optie actief is, kan je in het relatiedossier het veld Toegelaten medewerkers invullen. Medewerkers die je daar toevoegt, krijgen toegang tot die specifieke relatie, ook als ze geen lid zijn van het team dat aan de relatie gekoppeld is.

Deze instelling geeft alleen extra toegang. Ze vervangt de teaminstellingen niet. Als er geen teams zijn ingesteld op de relatie, heeft dit veld geen praktisch effect.

Teams en taken

Het is niet mogelijk om taken rechtstreeks aan een team toe te wijzen. Taken worden altijd toegewezen aan individuele medewerkers.

Je kunt echter wel taken filteren op teams via de Team-filter in de verschillende taakschermen. Deze filter toont taken die gekoppeld zijn aan relaties die aan de geselecteerde teams zijn toegewezen.

Gerelateerd aan