Met Teams op een opdracht bepaal je welke medewerkers die opdracht en de gegevens die eraan gekoppeld zijn kunnen zien. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer verschillende afdelingen, zoals de juridische en boekhoudkundige afdeling, voor dezelfde relatie werken, maar niet dezelfde opdrachten en gegevens hoeven te zien.
Een team op een opdracht kan de toegang alleen verder beperken. Het geeft nooit toegang tot een relatie die een medewerker voordien niet kon zien. Om een afgeschermde opdracht te zien, moet een medewerker dus toegang hebben tot de relatie én lid zijn van een team dat aan de opdracht gekoppeld is.
In dit artikel lees je hoe je teams aan een opdracht koppelt, welke gegevens daardoor worden afgeschermd en hoe teams op de relatie en de opdracht samenwerken.
Voor je begint
Deze functie bouwt verder op de algemene werking van teams in AdminPulse. Ben je nog niet vertrouwd met teams? Lees dan eerst Teams in AdminPulse: hoe organiseer je wie toegang krijgt tot relaties?.
Je kan teams op een opdracht instellen als:
- je kantoor met opdrachten werkt;
- je de facturatiegegevens van de relatie mag bekijken;
- de opdracht niet via een andere relatie wordt gefactureerd;
- je schrijfrechten hebt voor Factuurvoorstellen.
Is een van de eerste drie voorwaarden niet vervuld? Dan is het tandwiel-icoon bij de opdracht niet beschikbaar. Heb je geen schrijfrechten voor Factuurvoorstellen? Dan kan je de ingestelde teams wel bekijken, maar niet aanpassen.
💡 Je kan alleen teams kiezen waarvan je zelf lid bent, rechtstreeks of via een bovenliggend team.
👉 Controleer vooraf of de leden van het gekozen team ook toegang hebben tot de relatie. Een team dat je aan een opdracht koppelt, geeft nooit bijkomende toegang tot de relatie zelf.
Een team aan één opdracht koppelen
Je koppelt teams aan één opdracht via de facturatieplanning in het relatiedossier:
- Open het relatiedossier en ga naar Facturatie > Facturatieplanning.
- Klik bij de juiste opdracht op het tandwiel-icoon. Het venster Facturatie-instellingen opent.
- Kies bij Teams één of meerdere teams.
- Controleer de gekozen teams en klik op Opslaan.
Staan er teams op de opdracht? Dan verschijnt er een info-icoon naast Teams. Via dit icoon kan je bekijken welke medewerkers lid zijn van de gekozen teams. Het overzicht via het info-icoon houdt alleen rekening met de teams op de opdracht. Een medewerker uit de lijst ziet de opdracht pas als die ook toegang heeft tot de relatie.
👉 Extra opgelet: Controleer altijd de combinatie van de teams op de relatie en de teams op de opdracht. Een medewerker ziet een afgeschermde opdracht alleen als die toegang heeft tot zowel de relatie als de opdracht. Is de relatie bijvoorbeeld alleen toegankelijk voor Team A en koppel je de opdracht alleen aan Team B, terwijl niemand via beide teams toegang heeft? Dan kan geen enkele medewerker de opdracht nog zien. De opdracht en de gekoppelde gegevens worden niet verwijderd, maar blijven onzichtbaar. Ook jij ziet de opdracht dan niet meer in het relatiedossier en kan de teams er dus niet meer aanpassen. Enkel een collega die via beide teams toegang heeft, kan de instelling nog rechtzetten. Is er niemand? Neem dan contact op met onze support.
Teams voor meerdere opdrachten tegelijk aanpassen
Wil je hetzelfde team aan meerdere opdrachten toevoegen of ervan verwijderen? Gebruik dan een globale actie:
- Ga naar Relatiedossiers > Facturatieplanningen.
- Selecteer de opdrachten die je wil aanpassen.
- Kies Globale acties > Team toevoegen / verwijderen.
- Kies bij Actie of je een team wil toevoegen of verwijderen.
- Kies het juiste team en bevestig.
AdminPulse verwerkt de wijziging op de achtergrond. Pas je veel opdrachten tegelijk aan? Dan kan het even duren voordat de wijziging overal zichtbaar is.
💡 De globale actie past alleen de koppeling tussen het team en de geselecteerde opdrachten aan. Het team zelf wordt niet uit AdminPulse verwijderd.
Wie krijgt toegang tot een opdracht?
Of een medewerker een opdracht kan zien, hangt af van de toegang tot de relatie en de teams die aan de opdracht gekoppeld zijn:
- Er staan geen teams op de opdracht: medewerkers die toegang hebben tot de relatie, kunnen de opdracht zien volgens hun bestaande rol en rechten.
- Er staan wel teams op de opdracht: alleen medewerkers die lid zijn van een van die teams én toegang hebben tot de relatie, kunnen de opdracht zien.
- Bovenliggende teams: medewerkers die lid zijn van een bovenliggend team, krijgen ook toegang tot de opdrachten van het onderliggende team.
👉 Heeft een medewerker via Toegelaten medewerkers toegang gekregen tot de relatie? Dan geeft dit niet automatisch toegang tot een afgeschermde opdracht. De medewerker moet ook lid zijn van een team dat aan de opdracht gekoppeld is.
💡 Teams bepalen welke relaties en opdrachten een medewerker kan zien. Ze wijzigen niet welke handelingen die medewerker binnen AdminPulse mag uitvoeren. De bestaande rollen en facturatierechten, waaronder Kan facturen bekijken?, blijven dus van toepassing.
Welke gegevens worden afgeschermd?
Zodra je één of meerdere teams aan een opdracht koppelt, zijn de opdracht en de gekoppelde gegevens alleen zichtbaar voor medewerkers die toegang hebben tot de relatie én lid zijn van een van die teams. Het gaat om:
- de opdracht zelf, zowel in overzichten als in keuzemenu's;
- de taakplanningen en taken die aan de opdracht gekoppeld zijn;
- de registraties op de opdracht;
- de budgetten van de opdracht;
- de gekoppelde facturatiegegevens, zoals factuurvoorstellen, facturen en creditnota's;
- de gegevens van de opdracht in rapporten en filters.
Medewerkers die niet aan beide voorwaarden voldoen, zien deze gegevens niet. De relatie zelf blijft wel zichtbaar als ze daar toegang toe hebben.
Zie je van een relatie geen enkele opdracht meer? Dan kan je die relatie niet meer selecteren bij het registreren. AdminPulse meldt dan dat er geen opdrachten zijn waarvoor je voldoende rechten hebt.
👉 Teams op een opdracht hebben geen invloed op documenten. Documenten zijn gekoppeld aan de relatie en niet aan een afzonderlijke opdracht. Medewerkers die toegang hebben tot de relatie, blijven de documenten in het relatiedossier dus zien.
Wat gebeurt er bij samengevoegde factuurvoorstellen?
Voeg je factuurvoorstellen van verschillende opdrachten samen? Dan verplaatst AdminPulse de factuurlijnen en registraties naar het factuurvoorstel van de hoofdopdracht. De toegang tot het volledige samengevoegde voorstel volgt vervolgens de teams van die hoofdopdracht.
👉 Verschillen de teams op de samengevoegde opdrachten? Dan kunnen facturatiegegevens zichtbaar worden voor meer of minder medewerkers dan bedoeld. Voeg je bijvoorbeeld een juridische opdracht met het team Legal samen met een hoofdopdracht waarop geen teams staan? Dan kunnen medewerkers met toegang tot de relatie en de nodige facturatierechten de factuurlijnen en registraties van de juridische opdracht via het samengevoegde voorstel zien. De registraties zelf blijven wel afgeschermd in de registratieoverzichten.
Controleer daarom vóór je factuurvoorstellen samenvoegt welke teams op de hoofdopdracht staan. Gebruik bij voorkeur dezelfde teams voor opdrachten waarvan je de factuurvoorstellen samenvoegt.
Voorbeeld: een juridische opdracht afschermen
Een relatie heeft zowel een boekhoudkundige als een juridische opdracht. De teams Boekhouding en Legal hebben allebei toegang tot de relatie.
Koppel je alleen het team Legal aan de juridische opdracht? Dan blijven de medewerkers van het team Boekhouding de relatie zien, maar zien ze de juridische opdracht en de gekoppelde gegevens niet.
💡 Goed om te lezen
Lees ook deze artikels voor meer informatie over teams, opdrachten en facturatierechten:
- Lees in Teams in AdminPulse: hoe organiseer je wie toegang krijgt tot relaties? hoe je teams aanmaakt, beheert en aan relaties koppelt.
- Lees in Meerdere opdrachten beheren per relatie hoe je opdrachten toevoegt en beheert.
- Lees in Teams rechten facturatie hoe je bepaalt welke teamleden facturatiegegevens mogen bekijken.
- Lees in Hoe kan je factuurvoorstellen automatisch samenvoegen? hoe de hoofdopdracht wordt bepaald en welke gegevens bij het samenvoegen worden verplaatst.