Documenten - Publiek maken via API

Je kan documenten in AdminPulse beschikbaar maken via de API. Externe software kan die documenten dan ophalen en tonen aan je klanten, bijvoorbeeld via Skwarel, Silverfin, Accounton of Claritalk.

Let op: een document in AdminPulse als Publiek op portaal markeren, maakt het niet automatisch zichtbaar voor je klanten. Daarvoor moet er ook een koppeling zijn met een portaal of externe toepassing die de documenten via de API ophaalt en toont.

💡 Een typisch voorbeeld: activeer Publiek op portaal op het documenttype Jaarrekening of op een label zoals Voor klant. Zo kunnen die documenten automatisch beschikbaar worden in het klantenportaal.

In dit artikel lees je op welke manieren je documenten publiek kan maken voor gebruik via de API, zowel manueel als automatisch.

Documenten manueel publiek maken

Je kan een document apart publiek maken, of meerdere documenten tegelijk via een globale actie.

Één document publiek maken

1. Open het document.
2. Vink Publiek op portaal aan.
3. Klik op Opslaan.

Meerdere documenten in bulk publiek maken

1. Ga naar Documenten > Documenten.
2. Gebruik indien nodig filters om de juiste documenten sneller terug te vinden.
3. Selecteer de gewenste documenten, één voor één of via het selectievak bovenaan het overzicht.
4. Ga naar Globale acties en kies Publiek op portaal instellen.
5. Vink de checkbox aan.
6. Klik op 'Ok' om de globale actie te laten uitvoeren.

💡 Je kan dezelfde globale actie ook gebruiken om documenten net niet meer publiek te maken. Dan zet je de checkbox uit.

Documenten automatisch publiek maken via een label of documenttype

Je kan instellen dat documenten automatisch publiek worden zodra ze een bepaald label of documenttype krijgen. Zo hoef je niet elk document apart te markeren.

Zo stel je dat in:

1. Ga naar Instellingen > Labels.
2. Open het tabblad Documentlabels als je dit per label wil instellen, of Documenttypes als je dit per documenttype wil instellen.
3. Vink in de kolom Publiek op portaal het vakje aan naast het label of documenttype waarvoor je dit wil activeren.

Vanaf dan wordt elk document met dat label of documenttype automatisch als publiek gemarkeerd. Dat geldt zowel voor labels die je manueel toevoegt als voor labels die automatisch worden toegekend via documentherkenning.

👉 De automatische markering gebeurt op het moment dat een document het label of documenttype krijgt, bijvoorbeeld bij het opladen, wanneer je later manueel een label toevoegt of wanneer je het documenttype wijzigt.

👉 Pas je de instelling Publiek op portaal achteraf aan voor een label of documenttype? Dan heeft dat geen effect op documenten die al eerder verwerkt zijn.