Nadat je in het Documenten-scherm (Documenten > Documenten) één of meerdere documenten hebt geselecteerd, wordt de knop 'Globale acties' actief. In het dropdownmenu dat verschijnt na het klikken op de knop, kan je de actie kiezen die je wilt uitvoeren.
In dit artikel worden alle acties voorgesteld.
Globale actie: Labels toevoegen/verwijderen
Bij de documenten kan je meerdere documenten selecteren en via de Globale acties één of meerdere labels toevoegen:
Op dezelfde manier kan je ook één of meerdere labels verwijderen:
Globale actie: Relaties linken / verwijderen
Er bestaat nu ook de mogelijkheid om meerdere documenten in één beweging te linken aan één of meerdere relaties. Dit doe je ook via de Globale acties in het documentenscherm:
Op dezelfde manier kan je een bepaalde gelinkte relatie ook weer verwijderen:
Globale actie: Download als ZIP-bestand
Alle documenten worden overzichtelijk bewaard in het documentscherm in AdminPulse. Mocht je bepaalde documenten toch willen downloaden, dan kan dit via de Globale acties. Wanneer je kiest voor "Download als ZIP-bestand" krijg je eerst nog het volgende scherm:
Groepeer de bestanden per relatie
Met deze optie kan je de gedownloade documenten laten groeperen per relatie. Download je bijvoorbeeld documenten van Relatie A en Relatie B, dan worden deze in het ZIP-bestand in twee aparte mappen geplaatst, zodat je alles makkelijk terugvindt.
Je kan er ook voor kiezen om de mappenstructuur die je hebt opgezet in AdminPulse over te nemen bij het downloaden van de documenten. Wil je bijvoorbeeld documenten downloaden die in AdminPulse onder de mappen PB en VenB zitten, dan kan je kiezen om deze structuur te behouden en zal AdminPulse de documenten downloaden in deze twee mappen. Zo niet, dan zullen alle gedownloade bestanden terug te vinden zijn in dezelfde map.
Verder kan je ook de bestandsnaam uitbreiden met de documentdatum. Dit is handig als je bvb. voor een klant hetzelfde document over verschillende jaren heen wilt downloaden, zo zie je meteen over welk jaar het document gaat.
Afhankelijk van hoeveel documenten je tegelijkertijd wilt downloaden, kan dit eventjes duren. Het downloaden gebeurt achterliggend en je krijgt een boodschap als deze voltooid is en de download beschikbaar is.
Globale actie: Open in samengevoegde PDF
Met deze globale actie kan je meerdere Word- en/of PDF-bestanden selecteren en dan zal AdminPulse deze samenvoegen in één PDF-bestand.
Globale actie: Verstuur via e-mail
Via deze globale actie kan je een e-mail versturen waarin de geselecteerde documenten als bijlage toegevoegd worden.
Opmerking: om ervoor te zorgen dat je niet per ongeluk documenten van een andere relatie zou meesturen, moet je hier steeds eerst filteren op een bepaalde relatie. Daarna kan je de gewenste documenten selecteren die je in je e-mail wilt versturen.
Globale actie: Verstuur aanvraag tot handtekening
Indien je gebruik maakt van één van onze digitale partners voor handtekeningen, dan kan je meerdere documenten van eenzelfde relatie selecteren en doorsturen ter ondertekening.
👉 Aangezien dit verplicht documenten van dezelfde relatie moeten zijn, zal je eerst bovenaan moeten filteren op deze relatie.
Globale actie: Publiek op portaal instellen
Via deze globale actie kan je de documenten publiek maken op het portaal. Meer info hierover vind je hier.
Globale actie: Datum wijzigen
Je kan in bulk de documentdatum aanpassen. Dit is vooral handig voor documenten die niet automatisch herkend kunnen worden. Deze kan je dan toch inladen en via een globale actie meteen de correcte datum meegeven.
Opmerking: via deze globale actie wijzig je de documentdatum en dus niet de creatiedatum (de datum wanneer je het document hebt opgeladen in AdminPulse).
Globale actie: Type wijzigen
Om het type document te veranderen, moet je één of meer documenten selecteren en dan in het dropdownmenu bij Globale Acties kiezen voor "Type wijzigen". In het volgende venster kies je dan het type document waarin je het/de geselecteerde document(en) wilt omzetten.
Globale actie: Status handtekening wijzigen
Via de globale actie Status handtekening wijzigen kan je voor meerdere documenten in één beweging de status handtekening wijzigen.
- Klik bij de globale acties op "Status handtekening wijzigen"
- Selecteer bij Status handtekening de gewenste status.
Wil je de huidige status verwijderen? Kies dan de lege optie bovenaan de lijst om de handtekeningstatus opnieuw leeg te maken. - Klik dan op "Ok".
- Bij de documenten zal nu de status handtekening gewijzigd zijn naar de nieuwe status.
Globale actie: Verwijder documenten
Via de Globale acties kan je ook documenten verwijderen. Eens een document verwijderd is, kan je dit niet meer recupereren. Vandaar dat AdminPulse je eerst nog om bevestiging vraagt:
Opgelet: Niet alle documenten kunnen verwijderd worden. De documenten die nodig zijn voor een correcte werking van AdminPulse zullen steeds bewaard blijven. Denk bijvoorbeeld maar aan een pdf-factuur. Dit document is nodig voor de verwerking van de facturatie en moet dus sowieso blijven bestaan. Als je toch probeert om zulke documenten te verwijderen, zal het achtergrondproces een fout geven en deze documenten dus niet verwijderen.