Nadat je één of meerdere documenten hebt geselecteerd, wordt de knop "Globale acties" actief. In het dropdownmenu dat verschijnt na het klikken op de knop, kan je de actie kiezen die je wilt uitvoeren.
In dit artikel worden alle acties voorgesteld.
-
Labels toevoegen/verwijderen
Bij de documenten kan je meerdere documenten selecteren en via de Globale acties één of meerdere labels toevoegen:
Op dezelfde manier kan je ook één of meerdere labels verwijderen:
-
Relaties linken/verwijderen
Er bestaat nu ook de mogelijkheid om meerdere documenten in één beweging te linken aan één of meerdere relaties. Dit doe je ook via de Globale acties in het documentenscherm:
Op dezelfde manier kan je een bepaalde gelinkte relatie ook weer verwijderen:
-
Download als ZIP-bestand
Alle document worden overzichtelijk bewaard in het documentscherm in AdminPulse. Mocht je bepaalde documenten toch willen downloaden, dan kan dit via de Globale acties. Wanneer je kiest voor "download als ZIP-bestand" krijg je eerst nog het volgende scherm:
Hier kan je ervoor kiezen om de mappenstructuur die je hebt opgezet in AdminPulse over te nemen bij het downloaden van de documenten. Wil je bijvoorbeeld documenten downloaden die in AdminPulse onder de mappen PB en VenB zitten, dan kan kiezen om deze structuur te behouden en zal AdminPulse de documenten downloaden in deze twee mappen. Zo niet, dan zullen alle gedownloade bestanden terug te vinden zijn in dezelfde map.
Verder kan je ook de bestandsnaam uitbreiden met de documentdatum. Dit is handig als je bvb. voor een klant hetzelfde document over verschillende jaren heen wilt downloaden, zo zie je meteen over welk jaar het document gaat.
Afhankelijk van hoeveel documenten je tegelijkertijd wilt downloaden, kan dit eventjes duren. Het downloaden gebeurt achterliggend en je krijgt een boodschap als deze voltooid is en de download beschikbaar is.
-
Verstuur e-mail
Via deze globale actie kan je een e-mail versturen waarin de geselecteerde documenten als bijlage toegevoegd worden.
Opmerking: om ervoor te zorgen dat je niet per ongeluk documenten van een andere relatie zou meesturen, moet je hier steeds eerst filteren op een bepaalde relatie. Daarna kan je de gewenste documenten selecteren die je in je e-mail wilt versturen.
-
Publiek op portaal instellen
Via deze globale actie kan je de documenten publiek maken op het portaal. Meer info hierover vind je hier.
-
Datum wijzigen
Je kan in bulk de documentdatum aanpassen. Dit is vooral handig voor documenten die niet automatisch herkend kunnen worden. Deze kan je dan toch inladen en via een globale actie meteen de correcte datum meegeven.
Opmerking: via deze globale actie wijzig je de documentdatum en dus niet de creatiedatum (de datum wanneer je het document hebt opgeladen in AdminPulse).
-
Type van het document wijzigen
Om het type document te veranderen, moet je één of meer documenten selecteren en dan in het dropdownmenu bij Globale Acties kiezen voor "Type wijzigen". In het volgende venster kies je dan het type document waarin je het/de geselecteerde document(en) wilt omzetten.
-
Verwijder documenten
Via de Globale acties kan je ook documenten verwijderen. Eens een document verwijderd is, kan je dit niet meer recupereren. Vandaar dat AdminPulse je eerst nog om bevestiging vraagt:
Opgelet: Niet alle documenten kunnen verwijderd worden. De documenten die nodig zijn voor een correcte werking van AdminPulse zullen steeds bewaard blijven. Denk bijvoorbeeld maar aan een pdf-factuur. Dit document is nodig voor de verwerking van de facturatie en moet dus sowieso blijven bestaan. Als je toch probeert om zulke documenten te verwijderen, zal het achtergrondproces een fout geven en deze documenten dus niet verwijderen.