Inleiding
Om documenten te ordenen werkt AdminPulse met labels. Die labels kunnen zoals mappen in een boomstructuur gezet worden, maar de werking van die mappen verschilt op één punt van een traditionele mappenstructuur: eenzelfde document kan in verschillende mappen gevonden worden.
De aangeboden structuur dient enkel als voorbeeld. Je kan zelf labels toevoegen en je kan ze ordenen in een eigen structuur. Een nieuw label toevoegen kan gewoon in een document. Bestaande labels verwijderen of aanpassen doe je onder Instellingen > Documentlabels. In dit scherm krijg je bij de Document types ook een overzicht per document type welke labels toegekend worden. De boomstructuur aanpassen kan onder Instellingen > Mappenstructuur.
Documentlabels
Via de algemene instellingen ga je naar het scherm van de Documentlabels:
Documentlabels
In dit scherm kan je zelf labels toevoegen, aanpassen of verwijderen.
Je kan ook zelf instellen voor welk documenttype een bepaald label moet worden toegekend. Zo kan je bijvoorbeeld zeggen dat alle e-mails die AdminPulse herkent, ook meteen het label e-mail toegekend moeten krijgen.
In het overzichtje geeft AdminPulse aan hoeveel documenten er dit bepaald label momenteel hebben gekregen.
TIP: je kan meerdere labels laten toekennen aan 1 documenttype. Je kan ook meerdere documenttypes laten toekennen aan 1 label.
Document types
Hier zie je per document type welke labels er toegekend worden.
Klik in de kolom van documentlabels om labels toe te voegen of te verwijderen:
Mappenstructuur
Via de algemene instellingen ga je naar het scherm van de Mappenstructuur:
Hier kan je de verschillende labels die je gedefinieerd hebt gaan ordenen in een boomstructuur. De labels verschijnen pas in deze structuur als je ze zelf toevoegt. Je kan een echte structuur uitwerken, en mappen ook als onderdeel van een bestaande map toevoegen. Als je later een document in een bepaalde map steekt, dan zal dit document niet enkel het label krijgen van deze map, maar ook van de bovenliggende mappen.
Net zoals bij de documentlabels kan je ook hier instellen voor welk documenttype AdminPulse een bepaald label moet toekennnen. Wanneer je dan dit soort document oplaadt in AdminPulse, zal het automatische met dit label in deze map terechtkomen.
Mappen en labels in het documentenscherm
Links in uw scherm ziet u de mappenstructuur. Met een klik op een van de knoppen ‘Mappen’ of ‘Labels’ wisselt u tussen een zicht op die structuur en een lijst van alle labels.
Opgelet: Een klik op een map of label toont je telkens die documenten, maar ook bovenaan instelde filters blijven actief. Als je daar bijvoorbeeld een relatie selecteerde, zie je enkel de documenten met dat label die aan die relatie gelinkt zijn. Zo ook voor een type, status of periode.
Labels
Na een klik op 'Labels' worden alle gebruikte labels in een lijst getoond. Als je op een van de labels klikt, krijg je alle documenten met dat label te zien. In onderstaand voorbeeld krijg je een lijst van alle documenten die het label 'E-mail' hebben.
Een klik op 'Zonder labels' bovenaan toont je enkel de documenten waar nog geen label aan gelinkt is.
Als je een document in deze view (Labels) naar een van de labels sleept, wordt dat label aan het document toegevoegd. Als het document al andere labels had, blijven die bewaard.
Mappen
Na een klik op 'Mappen' krijg je de boomstructuur te zien. Als je hier op een van de mappen/labels klikt, krijg je alle documenten te zien die dat label hebben én de labels van de bovenliggende mappen.
Klik op het pijltje voor de naam van een map om onderliggende mappen zichtbaar te maken of te verbergen.
Elke map komt overeen met een label. Maar een label wordt pas een map in de boomstructuur als je het daar een plekje in gegeven hebt. Dat doe je onder Instellingen > Mappenstructuur
Sleep een document gewoon naar een map om het naar daar te verplaatsen. Achterliggend worden dan de labels van die map en al de bovenliggende mappen aan het document toegevoegd, terwijl andere labels verwijderd worden.
Als je ‘Ctrl’ ingedrukt houdt terwijl je sleept, worden de nieuwe labels toegevoegd, maar worden er geen verwijderd. Dit lijkt dus meer op een document kopiëren aangezien het ook in de map waar het voordien stond zichtbaar zal blijven.