Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (US) Français (Belgique) Nederlands (Nederland)

Documentherkenning

Bijgewerkt

Wanneer een document wordt toegevoegd, zal AdminPulse het automatisch proberen te identificeren. Bij een herkend document, zullen een of meerdere acties voorgesteld worden voor de verdere verwerking.

Je kan dit document opladen via het documentenoverzicht, op de voorziene drop zone.

DOCH-A2-01.jpg

Algemeen

  • Indien je op basis van de herkende documenten taken wenst af te vinken, dan kan dat door middel van de taakflow instellingen. Meer info kan je hier terugvinden.
  • Wens je een document automatisch in de juiste folder te bewaren; dan kan dit via het documenttype te koppelen aan de juiste map/labels. Meer info kan je hier terugvinden.
  • Laad je een e-ID, VCF-bestand (Outlook), een mandatenlijst (CSAM) of KBO-uittreksel op, dan krijg je de optie om automatisch relaties te laten aanmaken door AdminPulse. Voor alle andere documentherkenningen zal AdminPulse nooit relaties aanmaken. 
  • Wanneer je een relatiefilter hebt ingesteld en document (dat wordt herkend door AdminPulse) van een andere relatie oplaadt, zal AdminPulse het document toch aan de juiste relatie linken. De documentherkenning krijgt steeds voorrang op de ingestelde filters. Pas wanneer de documentherkenning het bestand niet kan herkennen wordt de ingestelde filter gebruikt om het bestand te linken.

Momenteel worden de volgende documenten herkend:

eID

Een eID bestand met extensie .eid, .xml of .pdf wordt herkend. Indien deze relatie nog niet bestaat in AdminPulse, zal de voorgestelde actie zijn ze te creëren. Bestaat de relatie (met hetzelfde nationaal nummer), zal er voorgesteld worden om het relatiedossier aan te passen.

DOCH-A2-02.jpg

Hierbij worden volgende velden overgenomen

  • Naam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geslacht
  • ID-kaart nummer (en vervaldatum)
  • Rijksregisternummer
  • Nationaliteit
  • Adres
  • Foto

 

eid-vb.png

Voorbeeld eID - pdf bestand

 

Attest sociale lasten

Zowel het enkelvouding document als meerdere documenten in één bestand worden herkend. Indien het gaat over meerdere fiscale attesten in één document, dan wordt dit door AdminPulse gesplitst in per persoon een document. 

Je kan dan via de taskflow deze ook automatisch aan de taak hangen. 

 

Zowel het document van Acerta, Xerius als Liantis wordt herkend. 

 

 

 

Fiche 281.20 en fiche 281.50

AdminPulse zal de fiches 281.20 en 281.50 herkennen wanneer je deze documenten toevoegt in het documentscherm. 

DOCH-A2-03.jpg

 

Fiche 274 (ontvangstbewijs)

Dit xml-document wordt herkend in AdminPulse. Om voor dit document gebruik te maken van de Taskflow: kies dan bij Start gebeurtenis voor "Fiche 274".

 

mceclip0.png

 

Gecoördineerde statuten

Dit document wordt herkend in AdminPulse. Om voor dit document gebruik te maken van de Taskflow: kies dan bij Start gebeurtenis voor "Gecoördineerde statuten".

mceclip1.png

 

Opdrachtbrief

Een opdrachtbrief die met AdminPulse gemaakt is, krijgt een QR-code. Aan de hand daarvan kan AdminPulse het document herkennen en aan de juiste relatie koppelen. Zo kan u de opdrachtbrief naar een klant sturen en vragen om een scan van de getekende brief terug te sturen. Die kan dan herkend worden door AdminPulse

Die herkenning werkt ook met afbeeldingen in andere formaten (.bmp, .jpg en .jpeg), maar werkt het best met scans in PDF-formaat. 

De voorgestelde actie bij een herkende opdrachtbrief is Als getekend markeren.

DOCH-A2-12.jpg

BTW-aangifte

De BTW-aangifte zal worden herkend door AdminPulse. 

Je kan hiervoor ook een taskflow instellen, met als start gebeurtenis "BTW-aangifte".

BTW-ontvangstbewijs

  • Een ontvangstbewijs van de BTW (pdf) zal na herkenning gesplitst worden in een document per dossier. Die gesplitste documenten worden dan aan de relaties gekoppeld, terwijl het originele document niet gelinkt wordt, maar wel in de Documenten blijft staan. 
  • Indien u via de taskflow instellingen aangeeft dat een BTW-ontvangsbewijs ook een taak van status moet aanpassen zal het document ook gekoppeld worden aan de desbetreffende taak.
  • Naast het koppelen van het document aan de taak, zullen op basis van de taskflow instellingen ook bepaalde gegevens uit het document overgenomen worden naar de taak (vb : saldo uit raster 71)

DOCH-A2-04.jpg

BTW - rekeninguittreksel

Ook het BTW-rekeninguittreksel wordt automatisch door AdminPulse herkend. 

BTW - verzending (intervat)

Dit xml-document zal door AdminPulse herkend worden. Om voor dit document gebruik te maken van de Taskflow: kies dan bij Start gebeurtenis voor "BTW -verzending (intervat)".

mceclip0.png

 

Formulier 604B - Wijziging BTW-identificatie

Het formulier 604B wordt herkend in AdminPulse. 

Om voor dit document gebruik te maken van de Taskflow: kies dan bij Start gebeurtenis voor "BTW - identificatie wijziging - 604B".

 

mceclip6.png

 

Mandatenlijst

Download de mandatenlijst hier : https://www.csam.be/nl/beheer-mandaten.html

De lijst van mandaten die je als een Excel  bestand kan downloaden van de portaalsite van de overheid (CSAM) kan door AdminPulse herkend en verwerkt worden. De voorgestelde actie is 'Mandaten bijwerken'. Je kan dan, na een klik op de knop, in een dialoogvenster kiezen om relaties die niet gevonden worden te creëren en vervallen mandaten te verwijderen. DOCH-A2-08.jpg

DOCH-A2-09.jpg

Afhankelijk van de gekozen opties zal deze import

  • Relaties aanmaken
  • Vervallen mandaten verwijderen
  • Bestaande mandaten updaten

Intracom

  • Een intrecommunauteire opgave (pdf) zal na herkenning gesplitst worden in een document per dossier. Die gesplitste documenten worden aan de relaties gekoppeld, terwijl het originele document niet gelinkt wordt, maar wel in de Documenten blijft staan. 
  • Indien u via de taskflow instellingen aangeeft dat dit document ook een taak van status moet aanpassen zal het document ook gekoppeld worden aan de desbetreffende taak.

 

Personenbelasting (Tax On Web)

mceclip0.png

PB - Mandaten (Excel)

mceclip1.png

 

PB - berekening

Zowel de simulatieberekening vanop Tax-on-web als de berekening in Sofisk worden herkend door AdminPulse. 

Om voor dit document gebruik te maken van de Taskflow: kies dan bij Start gebeurtenis voor "PB - berekening"

 

simulatie: 

mceclip0.png

Sofisk:

mceclip1.png

 

PB - Ontvangstbewijs (Excel)

Het ontvangstbewijs in excel zal herkend worden in AdminPulse. 

Opgelet: er worden niet automatisch relaties gelinkt aan dit document. 

Je kan dit wel gebruiken om de PB-taak te updaten. AdminPulse zal de juiste taak zoeken aan de hand van het rijksregisternummer in het document en het corresponderende rijksregisternummer in de relatie. 

mceclip0.png

 

UBO-ontvangstbewijs

Ook de UBO-ontvangstbewijzen worden herkend door AdminPulse. Bij het opladen zal de juiste relatie automatisch gelinkt worden.

mceclip1.png

Merk op dat dit opgeladen document ook getoond wordt in de UBO-sectie op het niveau van de relatie. Het zorgt er ook voor dat het bij de kwaltieitstoetsing de UBO op groen zet. 

DOCH-A2-07.jpg

NBB - Jaarrekening

mceclip0.png

NBB - Jaarrekening - Betaalverzoek

AdminPulse zal de jaarrekening herkennen wanneer je dit documenten toevoegt in het documentenscherm. Het document wordt automatisch gelinkt aan de juiste relatie(s).

mceclip1.png

NBB - Jaarrekening - Betaalbevestiging

AdminPulse zal de jaarrekening herkennen wanneer je dit documenten toevoegt in het documentscherm. Het document wordt automatisch gelinkt aan de juiste relatie(s).

mceclip0.png

 

Jaarrekening - Intern

AdminPulse zal de interne jaarrekening linken met de relatie in AdminPulse op basis van het nr boekhouding, wat overeenkomt met "dossiernr" in het document.

 

mceclip3.png

 

Afschrijvingstabel

AdminPulse zal het document van de afschrijvingstabel linken met de relatie in AdminPulse op basis van het nr boekhouding, wat overeenkomt met "dossiernr" in het document.

mceclip4.png

 

Sociale bijdrage - attest

Dit document wordt automatisch herkend door AdminPulse. 

mceclip0.png

 

Verslag - Algemene Vergadering

Het jaarverslag van de Algemene Vergadering wordt herkend door AdminPulse. 

Om voor dit document gebruik te maken van de Taskflow: kies dan bij Start gebeurtenis voor "Verslag - Algemene vergadering". 

mceclip2.png

Bedrijfsvoorheffing - betalingsinstructies

De betalingsinstructies voor de bedrijfsvoorheffing wordt herkend door AdminPulse. 

Om voor dit document gebruik te maken van de Taskflow: kies dan bij Start gebeurtenis voor "Bedrijfsvoorheffing - betalingsinstructies". 

Je kan een aantal velden uit dit document automatisch laten uitlezen en aanvullen in de taak. In je taaksjabloon moet je dan de volgende velden toevoegen: 

-gestructureerde mededeling

-rekeningnummer ontvanger

-verschuldigde bedrijfsvoorheffing

-belastbaar inkomen

 

NBB - buitenlandse rekeningen

Bij de documentherkenning zullen de geldige IBAN-nummers die nog niet bestaan in AdminPulse  ook automatisch toegevoegd worden aan de relatiefiche. 

 

Opmerking: Wens je de bankrekeningen die in AdminPulse staan te laten bevestigen door de relatie, dan kan je al de bankrekeningen oplijsten door gebruik te maken van de volgende velden: 

  • In de e-mailsjablonen begin je hiervoor met {bankaccount} en sluit je de lijst af met {/bankaccounts} 
  • In de briefsjablonen ​maak je gebruik van {BeginGroup:bankaccounts} en {EndGroup:bankaccounts}

 

 

NBB - aangifte rapport

 

Om voor dit document gebruik te maken van de Taskflow: kies dan bij Start gebeurtenis voor "NBB - Aangifte rapport". 

mceclip0.png

 

VCF-bestand

Vanuit Outlook kan je de gegevens van één van je contacten downloaden in een VCF-bestand. Dit bestand kan je opladen in AdminPulse. Zo kan je na bevestiging met deze gegevens een nieuwe relatie laten aanmaken. Indien de relatie al bestaat, kan je na bevestiging de relatie laten aanpassen.

 

mceclip1.png

mceclip0.png

 

Individuele rekening

Indien het gaat over een multi-bestand zal AdminPulse dit bestand automatisch opsplitsen. 

Als documentdatum wordt de datum van opladen genomen. 

 

KYC-rapport

Het KYC-rapport zal automatisch herkend worden door AdminPulse. 

 

Fiche 281.27 Vereningingsactiviteiten

Fiche 281.27 wordt ook door AdminPulse herkend. 

 

Verworpen uitgaven

Het document over de verworpen uitgaven wordt herkend door AdminPulse. 

 

Belastingberekening

Het document over de belastingberkening wordt herkend door AdminPulse. 

Vennootschapsbelasting (275U - investeringsaftrek)

 

Zip-bestand

Je kan een gecomprimeerd bestand (zip-bestand) toevoegen aan AdminPulse. Je hebt dan de optie om deze bestanden meteen uit te pakken in AdminPulse:


DOCH-A2-10.jpg

De uitgepakte bestanden zullen dan op hun beurt door de documentherkenning van AdminPulse gehaald worden. 

.VAT-bestand

Dit is ook eigenlijk ook een soort zip-bestand. Als je een .VAT-bestand oplaadt, dan pakt AdminPulse dit automatisch uit. 

XML's 

Bevat het xml-bestand meerdere relaties, dan zal dit bestand door AdminPulse opgesplitst worden per relatie. Zo zal elk stukje xml apart aan de relatie gelinkt worden. 

Bijkomend kan je hier dan ook werken met een taskflow om een (deel)taak af te vinken, en zal enkel het relevante opgesplitste deeltje van de xml automatisch aan de taak gehangen worden. 

 

Multi-aangifte

Multi-aangifte zal nu door AdminPulse opgesplitst worden en de aparte documenten zullen zo het correcte documenttype krijgen

 

BTW-Terugbetalingsaanvragen

Ook dit document wordt automatisch herkend door AdminPulse: 

 

OSS Uitsluiting

Het document over de OSS Uitsluiting wordt automatisch door AdminPulse herkend: 

 

CBAM

Het CBAM-document wordt automatisch door AdminPulse herkend: 

KBO-uittreksel

AdminPulse zal het KBO-uittrekstel herkennen en de volgende gegevens uitlezen: naam, adres, rechtsvorm, einde boekjaar, gelinkte relatie en bankrekening. Indien je klikt op "relatie aanmaken" zal AdminPulse met deze gegevens een nieuwe relatie aanmaken. 

Opmerking: als je een KBO-uittreksel oplaadt voor een eenmanszaak, terwijl de persoon als relatie al bestaat in AdminPulse, dan zal AdminPulse automatisch deze relatie aanpassen en er een eenmanszaak van maken. 

DOCH-A2-11.jpg

 

Bedrijfsleidersverklaring

De bedrijfsleidersverklaring wordt automatisch door AdminPulse herkend: 

 

Voertuig - DIV

De volgende velden worden automatisch uitgelezen uit het document: 
  • Type
  • Merk
  • Brandstof
  • Eerste inschrijving
  • Nummerplaat
  • Chassisnummer
and import / associate them automatically with existing relation

Verwante artikelen