Algemene instellingen

Onder Instellingen > Algemene instellingen vind je verschillende secties voor specifieke instellingen. In dit artikel lichten we deze secties toe.

Instellingen voor alle eigen bedrijven

Werk je met meerdere eigen bedrijven, dan zijn sommige instellingen in Algemene instellingen van toepassing op al je eigen bedrijven. Bij die instellingen toont AdminPulse dat expliciet met een wereldbol-icoon.

Als je een instelling met het wereldbol-icoon wijzigt, geldt die wijziging voor alle eigen bedrijven.

👉 Controleer daarom altijd goed of je de wijziging effectief voor al je eigen bedrijven wilt doorvoeren.

Sectie: Algemeen 

• Het standaard BTW-tarief is het tarief dat AdminPulse zal voorstellen (bij het maken van de prijslijst, bij het registreren van een prestatie of op de facturen) als er geen ander BTW-tarief is ingevuld.
  Hetzelfde geldt voor de standaard grootboekrekening.
• Meer info over de integraties tussen AdminPulse en andere softwarepakketten vind je hier
• Meer info over mail naar 'Documenten' staat hier: MagicMail instellen en gebruiken om e-mails en bijlagen op te slaan in Documenten
• Meer info over het domein van het kantoor gebruiken als afzender vind je hier.
• Meer info over de instellingen van de e-mails (aan, cc, bcc) vind je hier.
• E-mail opmerking: hier kan je een algemene opmerking zetten die je in je e-mails wilt tonen. Denk maar aan de komende verlofperiode van je kantoor. In je e-mailsjablonen laat je deze boodschap verschijnen aan de hand van het invulveld {company.emailRemark}.
• Meer info over het configureren van de meldingen vind je hier.
• Software: Hier kan je een bepaalde software instellen. Dit heeft als resultaat dat in elke relatiefiche deze bij de externe links komt te staan.
• Alle gebruikers zijn verplicht om tweestapsverificatie in te schakelen: als deze optie is ingeschakeld, worden gebruikers die geen tweestapsverificatie hebben ingeschakeld, gevraagd om dit te doen bij de volgende aanmelding.
• Geautomatiseerde klantcode: 
  • Geen: AdminPulse zal de klantcode niet automatisch invullen, je kan dit veld wel zelf manueel invullen
  • Unieke ID code: AdminPulse zal de Unieke ID code (dit is de code in de relatiefiche die begint met APR) ook automatisch toekennen als klantcode
  • Aangepast: Kies je voor deze optie, dan zullen de velden Formaat van geautomatiseerde klantcode en Startwaarde van geautomatiseerde klantcode ook beschikbaar worden zodat je volledig zelf het formaat van de klantcode kan instellen en eventueel ook kan werken met een startwaarde
• Geautomatiseerde nr. boekhouding: 
  • Geen: AdminPulse zal de nr. boekhouding niet automatisch invullen, je kan dit veld wel zelf manueel invullen
  • Unieke ID code: AdminPulse zal de Unieke ID code (dit is de code in de relatiefiche die begint met APR) ook automatisch toekennen als nr. boekhouding
  • Aangepast: Kies je voor deze optie, dan zullen de velden Formaat van geautomatiseerde nr. boekhouding en Startwaarde van nr. boekhouding ook beschikbaar worden zodat je volledig zelf het formaat van de klantcode kan instellen en eventueel ook kan werken met een startwaarde

Sectie: Facturatie-instellingen

• Standaard prijstabel voor nieuwe klanten: stel hier in welke prijstabel standaard wordt ingevuld bij nieuwe relaties. Als je met meerdere eigen bedrijven werkt, kan je per eigen bedrijf een andere standaard prijstabel instellen. De instelling vult de prijstabel alleen automatisch in bij nieuwe relaties en wijzigt bestaande relaties niet.
• Standaard vervaldag type : Kies hier hoe de vervaldag van de facturen berekend moet worden.
• Standaard aantal dagen voor vervaldag: Als je bij "type vervaldag" iets gekozen hebt waarin "aantal dagen" staat, zet je hier het aantal dagen.
• Referentie voor betaling: Wil je een gestructureerde mededeling op de factuur of wil je dat je klant als referentie het factuurnummer invult?
  Lees hier verder: Betalingsreferentie instellen voor je facturen en creditnota’s
• eInvoice XML Supplier Assigned Account ID: Bepaal welke code er in de UBL moet staan bij SupplierAssignedAccountID om facturen aan de juiste klanten te kunnen linken in boekhoudpakketten. (Klantcode, unieke id of nr. boekhouding). Indien er geen waarde gevonden wordt in AdminPulse, wordt de waarde van unieke id (APR-code) genomen.
• Factuurlijnen samentellen voor Peppol: Met de instelling ‘Factuurlijnen samentellen voor Peppol’ bepaal je hoe factuurlijnen worden weergegeven in de UBL XML. 
  Er zijn zes beschikbare opties:
  • Niet samentellen: alle factuurlijnen worden steeds apart doorgestuurd
  • Enkel tijd-factuurlijnen (factuurtekst): alleen de factuurlijnen van het type "tijd" worden samengeteld. De omschrijving van de samengevoegde factuurlijn is de factuurtekst. Indien er geen factuurtekst is, dan wordt het factuurnummer genomen. Alle kosten blijven aparte regels in de XML. 
  • Enkel tijd-factuurlijnen (alle omschrijvingen): alleen de factuurlijnen van het type "tijd" worden samengeteld. De omschrijving van de samengevoegde factuurlijn is de opsomming van alle omschrijvingen van de tijd-factuurlijnen. Alle kosten blijven aparte regels in de XML. 
  • Alle factuurlijnen (factuurtekst): hier worden zowel de factuurlijnen van het type "tijd" als die van het type "product/kost" samengeteld. De omschrijving van de samengevoegde factuurlijn is de factuurtekst. Indien er geen factuurtekst is, dan wordt het factuurnummer genomen.
  • Alle factuurlijnen (alle omschrijvingen): hier worden zowel de factuurlijnen van het type "tijd" als die van het type "product/kost" samengeteld. De omschrijving van de samengevoegde factuurlijn is de opsomming van de omschrijvingen van de factuurlijnen. 
  • Alle factuurlijnen met zelfde omschrijvingen: hier worden zowel de factuurlijnen van het type "tijd" als die van het type "product/kost" samengeteld als ze dezelfde omschrijving hebben op factuurlijn. 
  • 💡 Wanneer worden factuurlijnen samengevoegd?
    Twee of meer factuurlijnen worden samengevoegd tot één regel als ze:
    • van hetzelfde type zijn (tijdregistratie, product/kost of afstand)
    • hetzelfde btw-percentage hebben
    • hetzelfde kortingspercentage hebben
    • hetzelfde grootboekrekeningnummer hebben
    • 👉 Factuurlijnen van het type ‘Vrij in te geven bedrag’ worden niet samengevoegd.
  • 👉 Belangrijk bij Peppol eInvoices
    Peppol verstuurt de factuur als UBL-bestand + PDF (volgens de factuursjabloon). De bovenstaande instelling ‘Factuurlijnen samentellen voor Peppol’ bepaalt hoe de factuurlijnen in het UBL-bestand verschijnen - onafhankelijk van wat je in de PDF toont. Door een omschrijving mee te geven in de factuurlijn, kunnen deze lijnen automatisch geboekt worden.
    Als je ervoor kiest om in het sjabloon enkel beperkte gegevens te tonen (bijvoorbeeld enkel het totaalbedrag), maar de instelling staat op ‘Niet samentellen’, dan worden alle factuurlijnen toch zichtbaar voor de ontvanger via de UBL. 
    Wil je minder detail delen via Peppol, pas dan de instelling ‘Factuurlijnen samentellen voor Peppol’ aan.
• Factuurkorting incl. of excl. BTW aftrekken van gegroepeerde factuurlijnen: Instellingen voor het gebruik van Exporter. Heeft de factuur een factuurlijn met korting (een bepaald bedrag, geen percentage) dan kan je hier aanduiden deze korting te groeperen op een bestaande factuurlijn en dus niet als een aparte lijn te exporteren.
• Huidig boekjaar - Volgend boekjaar: Hier kan je de begindatum van het fiscale jaar wijzigen. Evenals het factuur- en creditnota-nummerformaat. Van zodra je 1 factuur hebt aangemaakt, kan je niets meer wijzigen in huidig boekjaar.
  
  👉 Let op: in sommige boekhoudsoftware hebben factuurnummers een maximale lengte. Om problemen te voorkomen, raadpleeg je best de handleiding van de boekhoudsoftware voordat je het formaat van de factuurnummers definieert. 

Sectie: Facturatie PDF-creatie

Alle facturen worden als elektronische factuur gemaakt én als PDF. Hier bepaal je hoe die PDF eruit zal zien.

• Standaard factuurtaal: De taal waarin facturen standaard worden gemaakt. Wettelijk gezien (BTW wetgeving) moet je hier de taal van de Maatschappelijke Zetel van je bedrijf nemen.
• Taal voor facturen: Volgens de wet moet je hier de standaardtaal nemen, maar je kan er ook voor kiezen om de facturen te genereren in de taal van de relatie.
• Tekst op factuur: Als je op alle facturen dezelfde tekst wil plaatsen (bijvoorbeeld "Prettige feestdagen!") dan zet je die tekst hier. Op je factuursjabloon gebruik je hiervoor het invulveld {InvoiceRemark}.
  Een tekst die alleen bij sommige klanten op hun factuur moet komen, vul je in het relatiedossier van die klant in.
• Type factuurdetail: Om factuurlijnen te maken, voegt AdminPulse registraties samen. Je kan de individuele registraties op verschillende manieren tonen op je factuur:
  • Geen: toont de registraties niet
  • Op aparte pagina: zet de registraties op een aparte pagina in dezelfde PDF als de factuur zelf
  • In aparte bijlage: zet de registraties in een apart bestand als de factuur zelf

Sectie: Facturatie-e-mail

AdminPulse heeft verschillende opties om je facturen te verzenden.

• Factuurvoorstellen kan je laten nummeren op een andere datum dan de datum waarop het voorstel werd aangemaakt. Als je de optie Automatisch verzenden van facturen die genummerd worden op ingegeven datum aanzet, zal deze factuur automatisch verzonden worden.
• Verzendmethode facturen: Hier kan je de standaard verzendmethode instellen. Voor bepaalde relaties kan je hiervan afwijken door een andere instelling in te stellen op de relatiefiche. 
  Gebruik je een van de actieknoppen in AdminPulse zoals "nummer en verstuur factuur" dan zal de verzendmethode die ingesteld staat gevolgd worden. 
  Lees hier meer FAQ - Facturen verzenden: Hoe stel ik de verzendmethode in en wat zijn de gevolgen?
• Bijlagen facturatie e-mail: hier duid je aan op welke manier de factuurgegevens verstuurd worden. Je kan kiezen tussen "enkel PDF", "enkel XML (UBL)" of "PDF en XML (UBL)".
• Automatisch relaties opzoeken op het Peppol-netwerk: Als je een verzendmethode gebruikt waarbij Peppol is inbegrepen, controleert AdminPulse automatisch bij het verzenden van een factuur of de klant gevonden kan worden op het Peppol-netwerk. Zo hoef je klanten niet langer handmatig één voor één op te zoeken in Peppol.
  Elke maandagavond voert AdminPulse bovendien automatisch een nieuwe zoekopdracht uit voor alle klanten die nog niet als actief staan op het Peppol-netwerk.
• De functie van de verzendknop op de overzichtspagina van de facturen kan je kiezen met de optie Mail editor openen bij snelknop verzenden: de e-mail direct verzenden of eerst editeren.
• In E-mailsjabloon: factuur verzenden kan je het sjabloon instellingen dat moet gebruikt worden om een factuur te verzenden. De inhoud van de sjablonen kan je aanpassen in de instelling E-mailsjablonen.
• Vul achter "Antwoorden aan" het e-mail adres in waarheen de ontvanger van de facturen vragen of opmerkingen kan sturen.
  Indien de emailadressen bij "Antwoorden aan" leeg worden gelaten zal het ingegeven e-mailadres van het Eigen Bedrijf (Instellingen > Eigen bedrijf) worden gebruikt als "Antwoorden aan".
• Bij het verzenden van e-mails vanuit AdminPulse kan u het automatisch toevoegen van een CC / BCC adres bepalen.

Sectie: Betalingsopvolging

Wil je controleren of je klanten hun facturen hebben betaald? In dit gedeelte kan je betalingsopvolging inschakelen. Vink het selectievakje aan naast "Betalingsopvolging activeren". Meer over betalingen toevoegen vind je hier.
Wil je dat AdminPulse automatisch herinneringen verzendt naar late betalers? Vink het vakje "Automatisch herinneringen versturen" aan en bepaal de regelmaat van de herinneringen in het scherm Instellingen Herinneringen.
Wil je dat de klant een e-mail ontvangt nadat hij heeft betaald? Schakel vervolgens 'Automatische bevestigingsmail bij geboekte betaling" in. Twee sjablonen zullen beschikbaar worden om je klanten te bedanken voor volledige of gedeeltelijke betaling. Deze kunnen worden aangepast op de pagina E-mailsjablonen.

Sectie: Taakbeheer

Hier kan je instellen op welke manier tijdsregistratie vanuit het taakbord gebeurt. Lees hier meer over deze instelling. Ook het standaard prijslijstitem dat moet gebruikt worden bij deze registratie kan je hier kiezen. Lees hier meer over de prijslijst.

Sectie: Documenten

• Digitale handtekening integratie: Hier kan je een connectie opzetten om gebruik te maken van digitaal handtekenen.
• Toon factuur documenten aan alle gebruikers via documenten: Enkel maar gebruikers met een rol die toegang geeft tot de facturatiemodule kunnen de facturen daar raadplegen. Hier heb je ook de optie om aan gebruikers zonder toegang tot de facturatiemodule de facturen zichtbaar te maken via het documentenscherm
• Meer info over 'Vervang het originele document nadat het is ondertekend' vind je hier.
• Meer info over het 'Verplicht toewijzen van een relatie aan documenten' vind je hier.
• Als je 'Volmachtenlijst automatisch verwerken bij uploaden' aanvinkt, dan zal de volmachtenlijst, ook wel mandatenlijst of CSAM-document genoemd, automatisch door AdminPulse verwerkt worden.
• Via de opties 'Volmachtenlijst upload: nieuwe relaties aanmaken' en 'Volmachtenlijst upload vervallen mandaten verwijderen' kan je bijkomend aanduiden of AdminPulse op basis van de volmachtenlijst nieuwe relaties mag aanmaken en vervallen mandaten mag verwijderen. 

Sectie: Kwaliteitstoetsing

Je kan zelf instellen welke onderdelen van de kwaliteitstoetsing je wilt opvolgen in AdminPulse. Zet een onderdeel aan als je wilt dat AdminPulse dit opvolgt. Zet je een onderdeel uit, dan wordt het niet meegenomen in de kwaliteitstoetsing.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de ingegeven volmachten en de getekende volmachtbrief. Zo kan je zowel de volmachten als de volmachtbrief apart opvolgen.

Onder Vervaltermijnen kan je bepalen na hoeveel jaar bepaalde onderdelen van de antiwitwascontrole opnieuw gecontroleerd moeten worden.

• Vervaltermijn laag risico: standaard staat deze termijn op 3 jaar. Je kan de termijn verlengen naar 4 of 5 jaar.
• Vervaltermijn standaard risico: standaard staat deze termijn op 3 jaar. Je kan de termijn verstrengen naar 2 jaar.

💡 Meer info vind je in dit artikel: Hoe pas je de vervaltermijn lage risicobeoordeling aan?

👉 Een aangepaste vervaltermijn geldt meteen voor alle relaties waarvoor die controle van toepassing is.

👉 Opgelet indien je meerdere eigen bedrijven hebt: deze instellingen gelden voor alle eigen bedrijven binnen dezelfde omgeving. Je kan dit niet apart instellen per eigen bedrijf.

Sectie: Hrm-instellingen

• Arbeidsduur per dag: hier vul je het aantal uren in voor een standaard dag. Bvb een werkweek van 40u zal dan 8u per dag zijn. Een werkweek van 38u zal 7u36 zijn. AdminPulse gebruikt deze instelling om afwezigheidstellers te kunnen weergeven in uren of dagen.
• Standaard eigen bedrijf voor afwezigheden: het eigen bedrijf dat je hier invult, zal als default-waarde genomen worden bij het invoeren van een afwezigheid
• Registraties vergrendelen toegestaan: via dit vinkje bepaal je of registraties vergrendeld kunnen worden. Een vergrendelde registratie blijft zichtbaar, maar kan niet meer aangepast of verwijderd worden. Als deze instelling actief is, verschijnen de acties om registraties te vergrendelen of vrij te geven in de registratieschermen. Meer info vind je in Registraties vergrendelen om ongewenste wijzigingen te voorkomen.

• Registraties toegestaan vanaf: 

  Met dit veld bepaal je vanaf welke registratiedatum gebruikers tijd-, afstand- of product/kost-registraties mogen aanmaken, bewerken of verwijderen.

  Als je een datum invult, kunnen gebruikers alleen registraties invoeren, wijzigen of verwijderen voor dagen vanaf die datum of later. Registraties waarvan de datum vóór deze grensdatum ligt, worden geweigerd met een foutmelding.

  👉 Belangrijk: het gaat hier dus om de datum van de registratie zelf, niet om de dag waarop de gebruiker de registratie aanmaakt of wijzigt. Als je bijvoorbeeld 1 november instelt als grensdatum, dan kunnen gebruikers geen registraties meer bewerken of verwijderen die betrekking hebben op 31 oktober of eerder. Zo voorkom je dat oudere registraties nog worden aangepast.

  • Geldt voor tijd-, afstand- en product/kostregistraties.
  • Beheerders en Volledige gebruikers (met rechten om registraties van anderen te beheren) zijn vrijgesteld van deze beperking.
  • Laat het veld leeg om de beperking uit te schakelen.

• Afwezigheden toegestaan vanaf:

  Met dit veld bepaal je vanaf welke afwezigheidsdatum gebruikers afwezigheden of recup mogen aanmaken, bewerken of verwijderen.

  Als je een datum invult, kunnen gebruikers alleen afwezigheden of recup toevoegen, wijzigen of verwijderen voor dagen vanaf die datum of later. Afwezigheden of recup waarvan de datum vóór deze grensdatum ligt, worden geweigerd met een foutmelding.

  👉 Belangrijk: het gaat hier om de datum van de afwezigheid of recup zelf, niet om de dag waarop de gebruiker de afwezigheid of recup invoert of wijzigt. Stel dat je 1 november als grensdatum instelt: dan kunnen gebruikers geen afwezigheden meer aanpassen of verwijderen die op 31 oktober of eerder vallen.

  • Geldt voor afwezigheden (bv. vakantie, ziekte, …).
  • Geldt niet voor tijd-, afstand- of product/kostregistraties.
  • Gebruikers met rechten om registraties van anderen te beheren (Beheerders en Volledige gebruikers) zijn vrijgesteld van deze beperking.
  • Laat het veld leeg om de beperking uit te schakelen.
• Negatieve recup toegestaan: via dit vinkje bepaal je of werknemers recup nog kunnen toevoegen als er geen saldo overuren meer over is
• Registraties van overuren toegestaan op een afwezigheidsdag: vink je deze setting aan, dan kan je op een dag waarop al een afwezigheid staat geregistreerd ook nog registraties maken. De gewerkte tijd die geregistreerd wordt zal dan bijgeteld worden als overuren. 
• Medewerkersprofielen hernoemen: je kan zelf eigen benamingen geven aan de medewerkersprofielen. Meer info vind je in dit artikel.