Klik je in het Medewerkers-scherm (Instellingen > Medewerkers) op de naam van een medewerker, dan open je de medewerkersfiche van die medewerker.

Op de medewerkersfiche bekijk en beheer je alle gegevens van één medewerker in AdminPulse. Je vindt er zowel persoonlijke en administratieve gegevens als instellingen die bepalen hoe de medewerker in AdminPulse werkt.

Dit artikel geeft je een overzicht van de gegevens en instellingen op de medewerkersfiche.

Opbouw van de medewerkersfiche

Op de medewerkersfiche zie je de gegevens van een medewerker in AdminPulse. Je kan er naargelang je rechten gegevens bekijken en aanpassen.

Het medewerkersfiche-scherm is opgebouwd uit twee hoofdsecties:

Identificatie: persoonlijke en contractuele gegevens
Gebruiker: account-, rechten- en werkinstellingen

👉 Welke gegevens je hier kan bekijken of aanpassen, hangt af van je gebruikersrol en rechten in AdminPulse.

💡 De meeste gegevens op de medewerkersfiche wijzig je door op het veld te klikken en de waarde aan te passen. Daarna worden wijzigingen doorgaans automatisch bewaard, afhankelijk van het veldtype.

💡 Velden met een * zijn verplicht.

Sectie Identificatie van de medewerkersfiche

In deze sectie beheer je de persoonlijke gegevens van de medewerker, samen met enkele administratieve en contractuele gegevens.

Familienaam en voornaam*: gebruik de volledige naam van de medewerker. Deze gegevens zijn belangrijk voor de identificatie van de medewerker en worden ook gebruikt in overzichten en zoekresultaten.
Initialen: vul hier de initialen van de medewerker in.
Telefoon en GSM: hier vul je het werknummer en gsm-nummer van de medewerker in. Deze gegevens zijn zichtbaar in overzichten, kunnen mee geëxporteerd worden en worden ook gebruikt bij het zoeken.
Privé e-mail: dit is het persoonlijke e-mailadres van de medewerker. Dit staat los van het e-mailadres waarmee de medewerker inlogt. Inloggen gebeurt met de Gebruikersnaam in de sectie Gebruiker.
Adres: vul hier het adres van de medewerker in, inclusief straat, huisnummer, bus, postcode, gemeente en land.
Dit adres is belangrijk wanneer het Standaard vertrekadres in de sectie Gebruiker is ingesteld op Adres medewerker. In dat geval gebruikt AdminPulse dit adres als vertrekpunt voor verplaatsingen. Anders dient het adres vooral voor weergave en export.
Geboortedatum: wordt gebruikt bij rapportering en export, en als basis voor de verjaardagsnotificaties.
Geslacht: registreer hier het geslacht van de medewerker. Mogelijke waarden zijn Onbekend, Man, Vrouw en Niet-binair. Dit gegeven wordt opgeslagen op de medewerkersfiche word met opgenomen in de medewerker informatie export.
ICE - Contactpersoon en ICE - Telefoon: hier vul je de naam en het telefoonnummer van de noodcontactpersoon in (ICE = In Case of Emergency). Deze gegevens zijn bedoeld voor HR en veiligheid en hebben geen invloed op de werking van AdminPulse zelf.
Datum indiensttreding en Datum uitdiensttreding: dit zijn de contractuele start- en einddatum van de medewerker. Ze dienen vooral voor rapportering en duidelijkheid en staan los van de systeemdatums in AdminPulse.
Ingegeven op: dit is de datum waarop de medewerker in AdminPulse is ingevoerd.
Einddatum: dit is de datum waarop de medewerker in AdminPulse werd gedeactiveerd. Dit veld is alleen-lezen. Samen met Ingegeven op bepaalt deze datum of een medewerker als actief of niet-actief wordt beschouwd in filters en overzichten.
Eigen bedrijf*: toont tot welk eigen bedrijf de medewerker behoort. Dit is relevant voor filteren en rapportering.
Het veld Eigen bedrijf wordt alleen getoond in omgevingen met meerdere eigen bedrijven.
Medewerker type: gebruik dit veld om aan te geven of het bijvoorbeeld gaat om een Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair of Student. Dit wordt gebruikt voor classificatie en filtering.
Caller ID: het veld Caller ID wordt gebruikt bij de koppeling tussen AdminPulse en een telefoonsysteem. Daarmee kan een medewerker bijvoorbeeld herkend worden bij inkomende oproepen of bij het doorverbinden van gesprekken.
Polisnummer verzekering: hier kan je een verzekeringsreferentie opslaan. Dit veld wordt bewaard en kan mee geëxporteerd worden, maar heeft verder geen systeemimpact.
Personeelsnummer: intern referentienummer van de medewerker. Dit is vooral nuttig voor HR en export.

Sectie Gebruiker van de medewerkersfiche

In deze sectie beheer je alles wat te maken heeft met het gebruikersaccount, toegangsrechten, facturatie-instellingen en de dagelijkse werking van de medewerker in AdminPulse.

Gebruikersnaam: dit is het e-mailadres waarmee de medewerker inlogt in AdminPulse. Een groen vinkje betekent dat de gebruiker bevestigd is.
E-mailadres voor invulvelden en e-mailcommunicatie: dit adres wordt gebruikt voor e-mails en invulvelden. Vaak is dit hetzelfde als de gebruikersnaam, maar dat hoeft niet zo te zijn.
Rol*: bepaalt welke rechten de gebruiker heeft in AdminPulse, en dus wat die mag zien en doen.
Bekijk je je eigen medewerkersfiche, dan is het veld Rol alleen-lezen: je kunt je eigen rechten niet wijzigen via dit scherm. Voor andere medewerkers kan de rol wel aangepast worden, als je daarvoor voldoende rechten hebt.
Prijsprofiel*: hier koppel je een prijsprofiel aan de medewerker. Heeft het profiel een sterretje, dan gaat het om het standaardprofiel. Als je geen specifiek profiel kiest, wordt het standaardprofiel gebruikt.
Team(s): hier koppel je de medewerker aan een of meerdere teams om te bepalen welke relaties de gebruiker mag zien.
Interne kost (per uur): dit is de interne uurkost van de medewerker. Die waarde wordt gebruikt als interne kost op registraties van deze medewerker en heeft invloed op interne kostberekeningen en rapporten. Bij een wijziging kan die kost ook op bestaande registraties in een bepaalde periode worden toegepast.
Interne facturatie kost (per uur): dit is de eenheidsprijs die gebruikt wordt voor doorfacturatie tussen eigen bedrijven.
Titel: functietitel van de medewerker. Dit veld wordt gebruikt voor weergave en eventueel ook in documentinvulvelden.
Saldo overuren: toont het resterende saldo overuren van de medewerker. Dit is informatief en relevant voor het beheer van overuren.
Het saldo overuren wordt alleen getoond wanneer er voor de medewerker een uurrooster bestaat. Zonder uurrooster blijft dit veld weg.
Tijdelijke licentie: wanneer de medewerker een tijdelijke licentie heeft, zie je hier de begin- en einddatum. Na de einddatum kan de toegang vervallen, tenzij je de licentie verlengt of omzet.
Labels: gebruik labels om medewerkers te groeperen of makkelijker terug te vinden via filters en rapporten.
Taal voor e-mailberichten: bepaalt in welke taal e-mails naar deze gebruiker worden verstuurd.
E-mail opmerking: hier kan je een meertalige opmerking bij de e-mailgegevens toevoegen. Dit veld dient vooral als extra context.
Standaard vertrekadres: hier kies je welk adres standaard gebruikt wordt als vertrekpunt voor verplaatsingen: Thuisadres of Bedrijfsadres.
Kies je voor Thuisadres, dan gebruikt AdminPulse het adres uit de sectie Identificatie. Kies je voor Bedrijfsadres, dan vertrekt de berekening van het adres van het eigen bedrijf.
Standaard route: kies hier tussen Enkele reis en Heen en weer. Deze keuze wordt standaard gebruikt bij de berekening van reisafstanden.
Beginuur werkdag en Einduur werkdag: hiermee leg je de normale werkuren van de medewerker vast, bijvoorbeeld van 09:00 tot 17:00.
Deze velden worden gebruikt voor het uurrooster, het aantal uren per dag en de duur van een volledige werkdag. Ze hebben dus ook invloed op overuren en capaciteit.
Opmerking: vrije interne notitie bij de medewerker.

Belangrijk verschil tussen systeemdatums en contractdatums

In AdminPulse is er een belangrijk verschil tussen de datums:

Ingegeven op en Einddatum zijn systeemdatums. Ze tonen wanneer de medewerker in AdminPulse werd toegevoegd en wanneer die gedeactiveerd werd.
Datum indiensttreding en Datum uitdiensttreding op de medewerkersfiche zijn de contractuele datums van de medewerker.

👉 Alleen de systeemdatums Ingegeven op en Einddatum bepalen of een medewerker actief is in AdminPulse en kan inloggen. De datum indiensttreding en datum uitdiensttreding zijn contractuele datums en hebben geen invloed op de mogelijkheid om in te loggen in AdminPulse.

Knoppen onderaan de medewerkersfiche

Onderaan de medewerkersfiche vind je een aantal actieknoppen om de medewerker te beheren of bijkomende instellingen aan te passen:

Medewerker verwijderen: deactiveert de medewerker. De medewerker krijgt dan een einddatum en kan eventueel verborgen worden. De historiek blijft bewaard.
Medewerker verwijderen is niet beschikbaar op je eigen fiche: je kunt jezelf dus niet deactiveren via dit scherm.
Medewerker herstellen: gebruik je om een eerder verwijderde medewerker opnieuw actief te maken.
Uurrooster aanmaken of Uurrooster bijwerken: hiermee maak je een uurrooster aan of pas je het aan. Dat uurrooster wordt gebruikt om overuren en uren per dag te berekenen.
Verwijder uurrooster: verwijdert het uurrooster van de medewerker. Daardoor kunnen overuren niet meer correct worden berekend.
Correcties overuren: hiermee pas je het saldo overuren van de medewerker aan. Deze optie is zichtbaar wanneer de medewerker actief is en een uurrooster heeft.
Correcties overuren vereist naast een actieve medewerker en een uurrooster ook het passende recht voor afwezigheden en tellers. Zonder dat recht zie je de knop niet.

Sommige knoppen onderaan zijn afhankelijk van de situatie van de medewerker. Zo zie je bijvoorbeeld Medewerker herstellen alleen bij een gedeactiveerde medewerker, en Uurrooster aanmaken alleen als er nog geen uurrooster bestaat.

Waar wijzig je wat: medewerkersfiche versus Mijn profiel

Naast de medewerkersfiche bestaat ook het scherm Mijn profiel ( > Mijn profiel bovenaan in AdminPulse).

De medewerkersfiche is bedoeld om een medewerker volledig te beheren, op voorwaarde dat je daarvoor de juiste rechten hebt. Je vindt er alle identiteits- en contractgegevens, account- en rechteninstellingen zoals rol, teams en prijsprofiel, en acties zoals het uurrooster beheren of een medewerker deactiveren.
Voor het beheren van andere collega’s of voor volledige HR-gegevens gebruik je dus de medewerkersfiche.

Mijn profiel toont alleen de gegevens en instellingen van de ingelogde gebruiker zelf. Het gaat om een beperktere set gegevens, zoals het e-mailadres voor communicatie en invulvelden, de taal voor e-mails, het adres, verplaatsingsvoorkeuren en de normale werkuren.

Daarnaast bevat Mijn profiel vooral persoonlijke accountinstellingen, zoals je wachtwoord, gebruikersnaam, tweestapsverificatie, koppelingen zoals Admin-Connect en de notificatie-instellingen.

Gegevens die op beide plekken voorkomen, zoals adres of werkdaguren, verwijzen naar dezelfde onderliggende velden. Wanneer die gegevens via Mijn profiel worden aangepast, zijn die wijzigingen ook zichtbaar op de medewerkersfiche, onder de juiste sectie.

💡 Goed om te lezen

Medewerkers beheer je in het Medewerkers-scherm. Lees meer in dit artikel: Overzicht: medewerkers beheren en rollen toewijzen
Met Correcties overuren pas je het berekende overurensaldo van een medewerker manueel aan. Lees meer in dit artikel: Correcties overuren beheren
Meer informatie over de pagina Mijn profiel vind je in dit artikel: Overzicht: instellingen en opties in Mijn profiel

Gerelateerd aan