Inleiding
Documenten opladen kan op verschillende manieren
-
Drop zone via documenten
- Geavanceerd opladen
- Drop zone via relatie fiche
- Mail naar ‘Documenten’
Drop zone via documenten
Om documenten toe te voegen sleep je ze gewoon naar de ‘Drop zone’ of klik je daar op bladeren. Je kan een aantal documenten tegelijk toevoegen of zelfs een hele map naar de dropzone slepen en iets anders doen terwijl de documenten verwerkt worden.
Tip: Je kan een document ook ineens in de juiste map slepen, zo worden ook de juiste labels toegevoegd. Zie Mappen en Labels.
Wanneer de upload voltooid is, probeert AdminPulse elk document te identificeren. Dit proces herken je aan de status Identificatie.
Zodra dit proces is voltooid, krijgt het document de status Herkend of Niet herkend.
AdminPulse zal voor elk document een actie voorstellen in de actieknop rechts, die afhangt van het type van het document. Klik op de knop zelf om de voorgestelde actie uit te voeren, klik op het pijltje om een andere actie te kiezen.
Voor een document dat herkend wordt zal een specifiekere actie voorgesteld worden, afhankelijk van het type. Voor deze documenten kan AdminPulse ook zelf afleiden aan welke relatie het gelinkt moet worden.
Welke bestanden reeds herkend worden en welke acties daar aan gekoppeld worden ontdek je in Documentherkenning.
Geavanceerd opladen
In de drop zone kan je ook kiezen voor "Geavanceerd opladen". Nu kan je meteen zelf manueel bepaalde eigenschappen meegeven van de documenten die je gaat opladen.
Drop zone via relatie fiche
Indien u bepaalde documenten wil opladen voor een bepaalde relatie kan dit eenvoudig met de knop 'documenten opladen' aan de rechterbovenkant van het relatiedossier.
Mail naar ‘Documenten’ (MagicMail)
Een andere manier waarop je documenten kan toevoegen is door ze te mailen naar het daarvoor ingestelde mailadres. Hiervoor moet je eerst onder Instellingen > Algemene instellingen een prefix ingeven voor dit e-mailadres.
- Als hier een e-mailadres is ingesteld komen alle mails die daarnaar gestuurd worden automatisch in Documenten terecht. Aan mails die je naar je klanten stuurt kan je dit adres dus toevoegen als tweede mailadres of in ‘CC’ of in 'BCC' om ze snel aan Documenten toe te voegen.
- Als de klant dan antwoordt ‘naar alle’, zal ook zijn antwoord automatisch in Documenten opduiken, anders moet je dat antwoord nog even doorsturen (opgelet: dit is niet het geval als het adres in BCC staat)
- Standaard worden enkel de bijlagen door AdminPulse herkend als deze e-mail verzonden werd door één van de gebruikers in AdminPulse. Je kan wel zelf nog bijkomende e-mailadressen toevoegen. Als er vanuit dit toegevoegde e-mailadres een e-mail met bijlage wordt verstuurd naar de inbox van AdminPulse, dan zal ook op deze bijlage documentherkenning gebeuren: