Overzicht: opdrachtsjablonen instellen en gebruiken

Gebruik je in AdminPulse Opdrachten? Dan werk je best met opdrachtsjablonen.

Met een opdrachtsjabloon leg je vaste instellingen vast voor een bepaald type opdracht. Zo kan je gemakkelijk dezelfde opdrachtinstellingen hergebruiken voor meerdere relaties en vermijd je dat er verschillende benamingen ontstaan voor dezelfde soort opdracht.

In dit artikel lees je hoe je opdrachtsjablonen aanmaakt, een standaard facturatieschema en eigen bedrijf instelt, taaksjablonen koppelt, prijslijstitems instelt en een opdrachtsjabloon gebruikt bij een relatie.

Waar vind je de opdrachtsjablonen?

Je beheert opdrachtsjablonen via Instellingen > Opdrachtsjablonen.

In dit scherm zie je alle bestaande opdrachtsjablonen. Je kan hier:

• nieuwe opdrachtsjablonen toevoegen;
• bestaande opdrachtsjablonen aanpassen;
• een standaard facturatieschema instellen per opdrachtsjabloon;
• een eigen bedrijf instellen per opdrachtsjabloon;
• taaksjablonen koppelen aan een opdrachtsjabloon;
• instellen welke prijslijstitems toegelaten zijn voor een opdracht.

Een opdrachtsjabloon toevoegen

Maak eerst het opdrachtsjabloon aan. Daarna kan je er taaksjablonen en prijslijstinstellingen aan koppelen.

1. Ga naar Instellingen > Opdrachtsjablonen.
2. Klik op + Toevoegen.
3. Vul de gegevens van het opdrachtsjabloon in.
4. Klik op Toevoegen.

Welke gegevens vul je in?

Bij het toevoegen van een opdrachtsjabloon vul je deze gegevens in:

• Code: een korte code waarmee je het sjabloon snel herkent. Dit veld is optioneel.
• Naam: de naam van het opdrachtsjabloon. Werk je in meerdere talen, dan kan je de naam per taal ingeven. Minstens één naam is verplicht.
• Persoon, Eenmanszaak en Bedrijf: hiermee bepaal je voor welk type relatie het opdrachtsjabloon beschikbaar is. Minstens één type is verplicht.
  💡 Wanneer je later een opdracht toevoegt bij een relatie, toont AdminPulse alleen de opdrachtsjablonen die passen bij het type van die relatie. Zo zie je bij een vennootschap bijvoorbeeld niet de sjablonen die alleen voor personen bedoeld zijn.
• Meerdere toelaten per relatie: hiermee bepaal je of je hetzelfde opdrachtsjabloon meerdere keren aan dezelfde relatie mag toevoegen.

Een opdrachtsjabloon achteraf aanpassen

Je kan een opdrachtsjabloon ook na het aanmaken nog aanpassen in het overzicht.

• Klik op de naam om de naam te wijzigen of vertalingen toe te voegen.
• Pas de code rechtstreeks in de lijst aan. De code mag maximaal 15 tekens bevatten.
• Wijzig de vinkjes voor Persoon, Eenmanszaak en Bedrijf rechtstreeks in het overzicht.
• Wijzig Meerdere toelaten per relatie rechtstreeks in het overzicht.
• Klik op de waarde in de kolom Facturatieschema om het standaard facturatieschema van het sjabloon in te stellen of aan te passen.
• Heb je meerdere eigen bedrijven? Dan kan je in de kolom Eigen bedrijf rechtstreeks een eigen bedrijf kiezen voor het sjabloon.

Standaard facturatieschema en eigen bedrijf instellen

Per opdrachtsjabloon kan je standaardwaarden instellen voor het facturatieschema en, wanneer je met meerdere eigen bedrijven werkt, voor het eigen bedrijf. AdminPulse stelt deze waarden automatisch voor wanneer je later een opdracht met dit sjabloon toevoegt aan een relatie.

Standaard facturatieschema instellen

Met een standaard facturatieschema bepaal je hoe opdrachten met dit sjabloon standaard gefactureerd worden.

Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat een adviesopdracht standaard via een twaalfmaandelijks forfait gefactureerd wordt.

1. Ga naar Instellingen > Opdrachtsjablonen.
2. Klik in de kolom Facturatieschema op de waarde bij het opdrachtsjabloon. Standaard is er geen facturatieschema ingesteld.
3. Kies het gewenste facturatieschema.
4. Vul eventueel het bedrag in. Dit veld zie je alleen bij een schema van het type Forfait of Voorschot-afrekening. Het bedrag is hier optioneel: je kan het ook pas invullen bij het aanmaken van de opdracht.
5. Vul eventueel de grootboekrekening in (maximaal 10 tekens).
6. Bevestig je keuze.

Eigen bedrijf instellen op het opdrachtsjabloon

Heb je meerdere eigen bedrijven? Dan zie je in het overzicht ook de kolom Eigen bedrijf. Hier kies je met welk eigen bedrijf opdrachten met dit sjabloon standaard gefactureerd worden.

Laat je deze kolom leeg, dan gebruikt AdminPulse de instelling van de relatie.

👉 Deze standaardwaarden gelden alleen voor opdrachten die je daarna toevoegt. Bestaande opdrachten wijzigen niet mee.

Taaksjablonen koppelen aan een opdrachtsjabloon

Je kan taaksjablonen koppelen aan een opdrachtsjabloon. Die taaksjablonen worden dan automatisch voorgesteld wanneer je later een opdracht met dit opdrachtsjabloon aanmaakt.

Om een taaksjabloon te kunnen koppelen, moet het taaksjabloon minstens één taakschema bevatten. Dat taakschema moet minstens één planningslijn bevatten.

1. Klik links van het opdrachtsjabloon op het pijltje om de rij open te klappen. Je kan ook dubbelklikken op de rij.
2. Klik op + Toevoegen.
   
3. Kies het gewenste Taaksjabloon.
4. Kies eventueel een Standaard taakschema.
5. Klik op Toevoegen.

Het Standaard taakschema wordt automatisch voorgesteld wanneer je later een opdracht met dit sjabloon aanmaakt. Je kan het taakschema op dat moment nog aanpassen.

Kies je geen standaard taakschema, dan kies je het taakschema pas bij het aanmaken van de opdracht.

Je kan een gekoppeld taaksjabloon opnieuw verwijderen via het vuilbakje in het opengeklapte overzicht.

Prijslijstitems instellen voor een opdrachtsjabloon

Standaard zijn alle prijslijstitems toegelaten voor een opdracht. Per opdrachtsjabloon kan je hiervan afwijken.

Je bepaalt dan:

• welke prijslijstitems gebruikt mogen worden voor opdrachten met dit sjabloon;
• of die prijslijstitems binnen het forfait vallen.

Toegelaten prijslijstitems aanpassen

Klik bij het opdrachtsjabloon op het tandwiel-icoon aan het einde van de rij in het overzicht om de prijslijstinstellingen te openen.

Wil je een prijslijstitem niet toelaten voor opdrachten met dit sjabloon? Vink het item dan uit in de kolom Toegelaten.

Binnen forfait instellen

In de kolom Binnen forfait bepaal je of een prijslijstitem voor opdrachten met dit sjabloon binnen het forfait valt.

Wijk je af van de instelling in de prijslijst, dan krijgt de instelling een gele kleur. Zo zie je meteen dat er op het niveau van het opdrachtsjabloon een afwijking bestaat.

Wil je de instelling opnieuw overnemen uit de prijslijst? Klik dan op het pijltje bij het prijslijstitem.

Op welk niveau stel je Binnen forfait in?

💡 Je kan op verschillende niveaus bepalen of een prijslijstitem binnen het forfait valt:

1. Prijslijst: hier bepaal je algemeen of een prijslijstitem binnen het forfait valt.
2. Opdrachtsjabloon: hier wijk je af voor een specifiek opdrachtsjabloon.
3. Relatiedossier: hier wijk je af voor een specifieke relatie, via de instellingen van het facturatieschema op de relatiefiche.

AdminPulse voert wijzigingen op een hoger niveau automatisch door naar een lager niveau, tenzij er op het lagere niveau al een afwijking bestaat.

Pas je bijvoorbeeld Binnen forfait aan in de prijslijst, dan wordt die wijziging ook doorgevoerd naar het opdrachtsjabloon en het relatiedossier. Bestaat daar al een afwijking, aangeduid met een gele kleur, dan blijft die afwijking behouden.

Prijslijstitems zoeken of in bulk aanpassen

Bovenaan vind je een zoekveld waarmee je snel een prijslijstitem terugvindt.

Met het vinkje in de titelbalk kan je alle items of alle gefilterde items in één keer aan- of uitvinken.

Met het pijltje in de titelbalk zet je de afwijkingen voor Binnen forfait voor alle items tegelijk terug naar de instelling uit de prijslijst.

Wijzigingen toepassen op openstaande registraties

Pas je Binnen forfait aan voor een opdrachtsjabloon dat al in gebruik is? Dan kan je de wijziging ook toepassen op bestaande registraties.

Gebruik daarvoor onderaan de schuiver Herbereken binnen forfait voor alle openstaande registraties. AdminPulse past de wijziging dan toe op openstaande registraties die nog niet aan een factuur of factuurvoorstel gekoppeld zijn.

Prijslijstitems instellen voor de standaardopdracht

Ook voor de standaardopdracht kan je instellen welke prijslijstitems toegelaten zijn en of ze binnen het forfait vallen.

Klik daarvoor bovenaan in het overzicht op Toegelaten prijslijstitems instellen voor standaard opdracht.

Een opdrachtsjabloon verwijderen

Je kan een opdrachtsjabloon verwijderen via het vuilbak-icoon in het overzicht.

AdminPulse vraagt daarna om de verwijdering te bevestigen.

👉 Let op: je kan een opdrachtsjabloon alleen verwijderen wanneer het niet meer in gebruik is.

Wordt het sjabloon nog gebruikt door een actieve opdracht? Dan laat AdminPulse het verwijderen niet toe en krijg je een foutmelding. Zet in dat geval eerst een einddatum bij de betrokken opdrachten of verwijder die opdrachten. Daarna kan je het opdrachtsjabloon verwijderen.

Een opdrachtsjabloon gebruiken bij een relatie

Wanneer je een nieuwe opdracht toevoegt bij een relatie, kies je het juiste opdrachtsjabloon in de facturatieplanning van die relatie.

1. Ga naar Relatiedossier > Facturatie > Facturatieplanning.
2. Klik op het plusteken.
3. Kies het relevante opdrachtsjabloon.
   • De naam van de opdracht wordt automatisch ingevuld op basis van het gekozen sjabloon.
   • De datum in het veld Ingegeven op wordt automatisch ingevuld.
   • Heeft het sjabloon een standaard facturatieschema? Dan worden het facturatieschema, het bedrag en de grootboekrekening automatisch ingevuld vanuit het sjabloon. Je kan deze velden nog aanpassen voor je opslaat. Bij een schema van het type Forfait of Voorschot-afrekening is het bedrag verplicht.
   • Heb je meerdere eigen bedrijven, dan kan je hier ook het eigen bedrijf voor deze opdracht kiezen. Is er een eigen bedrijf ingesteld op het opdrachtsjabloon, dan wordt dat automatisch voorgesteld.
4. Klik op Opslaan. De opdracht wordt toegevoegd aan de relatie.

Unieke ID-code van een opdracht

Nadat je de opdracht hebt toegevoegd bij een relatie, krijgt de opdracht automatisch een unieke ID-code. Die code vind je terug door de facturatie-instellingen van de opdracht te openen via het tandwiel-icoon in de rij van de opdracht.

De unieke ID-code bestaat uit de APR-code van de relatie, gevolgd door een volgnummer van de opdracht.

De standaardopdracht krijgt altijd het volgnummer -001. Extra opdrachten krijgen daarna automatisch een volgend volgnummer, zoals -002, -003, enzovoort.

Deze ID-code kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor communicatie met externe systemen.

Meerdere opdrachten met hetzelfde opdrachtsjabloon

Staat Meerdere toelaten per relatie aan? Dan kan je hetzelfde opdrachtsjabloon meerdere keren toevoegen aan dezelfde relatie.

Omdat elke opdracht uniek moet blijven, geef je de specifieke opdracht zelf nog een unieke naam. Zo kan je bijvoorbeeld de maand en het jaartal toevoegen om verschillende opdrachten van elkaar te onderscheiden.

Is de opdracht afgewerkt? Dan kan je een einddatum instellen bij het facturatieschema. De opdracht wordt daardoor inactief.

Met de schuiver Toon inactieve bepaal je in de facturatieplanning van een relatie of inactieve opdrachten zichtbaar zijn. Zo behoud je het overzicht wanneer een relatie meerdere oude of afgewerkte opdrachten heeft.

💡 Goed om te lezen

Deze artikels sluiten aan bij opdrachtsjablonen en helpen je verder met opdrachten, facturatieplanning en prijslijstinstellingen.

• Meer uitleg over meerdere opdrachten per relatie en wanneer je ze gebruikt: Meerdere opdrachten beheren per relatie 
• Een facturatieschema opzetten vanuit een opdrachtsjabloon: Facturatieplanning via opdrachtsjabloon 
• Per opdracht een ander eigen bedrijf instellen, bijvoorbeeld bij de keuze Eigen bedrijf tijdens het aanmaken van een opdracht: Per opdracht een Eigen Bedrijf instellen 
• Factuurdetails instellen op bedrijfs-, relatie- en opdrachtniveau: Factuurdetails instellen op bedrijfs-, relatie- en opdrachtniveau
• Meer uitleg over prijslijstitems en de instelling Binnen forfait, die je per opdrachtsjabloon kan overschrijven: De prijslijst