Overzicht: Werken met het Afwezigheden per medewerker-scherm

In het overzicht Afwezigheden per medewerker (Hrm > Afwezigheden per medewerker) krijg je een duidelijk beeld van de afwezigheden en urenregistraties van je medewerkers binnen een geselecteerde periode. Je gebruikt dit rapport om afwezigheden op te volgen, ingevulde en ontbrekende uren te analyseren en overuren en recup te controleren.

Wanneer werkt dit overzicht het best?

Om correcte en volledige cijfers te zien in het Afwezigheden per medewerker-scherm, is het aangeraden dat een aantal zaken vooraf goed ingesteld zijn. Als dat niet het geval is, kunnen resultaten onvolledig of misleidend zijn.

• Afwezigheidstypes
  Enkel afwezigheidstypes waarvoor een prijslijstitem bestaat (zoals vakantie of ziekte) én waarvoor registraties bestaan, worden in dit overzicht getoond.
• Uurroosters per medewerker
  Idealiter heeft elke medewerker een uurrooster. Dit bepaalt de verwachte werktijd en is nodig om ontbrekende uren en overuren te berekenen.

👉 Voor een algemene introductie tot HRM in AdminPulse en het instellen van afwezigheidtypes en uurroosters, zie: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse 

💡 Kloppen de cijfers niet? Controleer eerst deze instellingen.

Gegevensfilters in het Afwezigheden per medewerker-scherm

Bovenaan het scherm kan je het overzicht verfijnen met filters en weergave-opties. Zo focus je snel op de informatie die voor jou relevant is.

Beschikbare filters

• Periode (Van – Tot)
  Kies zelf een begin- en einddatum of gebruik de snelknoppen zoals Deze maand, Dit kwartaal of een specifiek jaar.
  Wil je bijvoorbeeld nagaan of er in een bepaalde week veel vakantie ingepland staat, dan stel je zelf de datums in. Voor ziekteverzuim op langere termijn kan je een volledige jaarperiode selecteren.
• Alle gebruikers / specifieke medewerker
  Bekijk gegevens voor alle medewerkers of beperk het overzicht tot één specifieke medewerker.
• Medewerker type
  Deze filter gebruikt het veld Medewerker type uit de medewerkerfiche (Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair of Student).
• Medewerkerlabels (met)
  Filter op medewerkers met een bepaald label, zoals een team, functie of groep. Vooral nuttig in grotere kantoren.
• Eigen bedrijven
  Werk je met meerdere eigen bedrijven, dan kan je hierop filteren om cijfers per bedrijf te bekijken.

Weergave-opties

Naast filters zijn er ook twee belangrijke weergave-opties via schuivers:

• Afwezigheden in dagen weergeven
  Bepaalt of afwezigheden worden weergegeven in dagen of in uren.
• Toon alleen medewerkers met ontbrekende uren
  Handig om snel te zien waar registraties ontbreken.

💡 Gebruik de weergave in dagen vooral voor vakantie en verlof, en de weergave in uren voor een gedetailleerde opvolging.

Het overzicht lezen in het Afwezigheden per medewerker-scherm

De tabel in het rapport bestaat uit verschillende onderdelen. 

💡 Kolommen zoals Verwachte werktijd, Ontbrekende uren, Overuren en Saldo overuren verschijnen alleen wanneer er voor de medewerker een uurrooster is ingesteld, omdat deze waarden daarop gebaseerd worden.

💡 Onderaan de tabel zie je een totalenrij met de som per kolom.

Medewerker en afwezigheden

• Medewerker: de naam van de medewerker.
• Afwezigheid: uitsplitsing per afwezigheidstype gedefinieerd in de prijslijst (zoals vakantie of ziekte).
• Totaal: totaal van alle geregistreerde afwezigheden in de geselecteerde periode.

Uren en prestaties

• Gewerkte uren: aantal geregistreerde gewerkte uren.
• Ingevulde uren: som van gewerkte uren en afwezigheden. Alleen zichtbaar als deze verschillen van de gewerkte uren.
• Verwachte werktijd: uren die volgens het uurrooster verwacht worden. Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingesteld en er verwachte uren bestaan.

Verschillen en saldi

• Ontbrekende uren: verschil tussen ingevulde uren en verwachte werktijd. Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingesteld en er ontbrekende uren zijn.
• Overuren: geregistreerde overuren. Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingesteld en er overuren zijn.
• Recup: opgenomen recuperatie-uren. Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingesteld en er recup-uren zijn.
• Saldo overuren: resterend overurensaldo na verrekening van recup (ingegeven overuren minus opgenomen overuren). Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingeschakeld.

Acties in het Afwezigheden per medewerker-scherm

Acties per medewerker

Klik op het pijltje vooraan de naam van een medewerker (dat verschijnt wanneer je met de muis over de naam gaat) om extra acties te openen:

• Registratie overzicht openen: hiermee open je het overzicht van tijd- en afwezigheidsregistraties van die medewerker.
• Registratie toevoegen: hiermee voeg je manueel een tijdregistratie toe voor deze medewerker.
• Afwezigheid toevoegen: hiermee registreer je een nieuwe afwezigheid voor deze medewerker.
• Recup toevoegen: alleen beschikbaar als uurroosters zijn ingeschakeld.

👉 Deze acties zijn enkel zichtbaar als je de juiste rechten hebt om registraties aan te maken. Niet elke gebruiker ziet alle opties.

Exporteren naar Excel

Via de knop Exporteren naar Excel kan je het volledige rapport downloaden. De export gebruikt exact dezelfde filters als die op het scherm zijn toegepast en wordt op de achtergrond uitgevoerd.

💡 Je krijgt een melding zodra het bestand klaar is om te openen.

Tips voor gebruik van het Afwezigheden per medewerker-scherm

• Zie je geen gegevens? Controleer eerst de gekozen periode en filters.
• Kloppen de ontbrekende uren niet? Controleer of het uurrooster correct is ingesteld.
• Ontbreekt een afwezigheidstype? Controleer of er registraties met dit type bestaan in de geselecteerde periode.