AdminPulse biedt basis HRM-functionaliteiten om werkuren en afwezigheden op te volgen. Zo kan je binnen dezelfde omgeving niet alleen werk plannen en registreren, maar ook werkuren en afwezigheden opvolgen.

👉 Belangrijk om te weten: AdminPulse is geen gespecialiseerd HRM-pakket. De HRM-functionaliteiten zijn bedoeld voor praktische opvolging en ondersteunen je dagelijkse werking, maar vervangen geen volledige personeelsadministratie.

👉 AdminPulse helpt je bij het opvolgen van afwezigheden en saldi, maar past geen wettelijke regels automatisch toe. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de correcte toepassing van regels binnen je kantoor. De HRM-functionaliteiten zijn bewust generiek opgezet zodat ze bruikbaar zijn voor verschillende organisaties.

In dit artikel krijg je een overzicht van wat het HRM-luik in AdminPulse mogelijk maakt. Voor gedetailleerde uitleg per scherm verwijzen we naar aparte artikels.

Wat kan je met de HRM-functionaliteiten in AdminPulse?

In een notendop kan je met het HRM-luik:

uurroosters instellen per medewerker
werkuren registreren en opvolgen
overuren opvolgen
afwezigheden en recup beheren
thuiswerk registreren
overzichten en rapporten raadplegen

Beperkingen en aandachtspunten

Het HRM-luik in AdminPulse ondersteunt de opvolging van uren en afwezigheden, maar vervangt geen gespecialiseerd HR-systeem.
Wettelijke regels rond vakantie, overdrachten of uitzonderingen worden niet automatisch toegepast.
Afwezigheden tellers zijn flexibel en generiek opgezet. Je bepaalt zelf hoe en waarvoor je ze gebruikt.
Wijzigingen aan instellingen (bijvoorbeeld het aantal uren per dag) hebben impact op bestaande berekeningen.

Verantwoordelijkheden

Afhankelijk van je rol ten opzichte van AdminPulse gebruik je de HRM-functionaliteiten op een andere manier:

Beheerders stellen de basisinstellingen in en volgen op
Medewerkers registreren hun gewerkte tijd en afwezigheden

Het HRM-luik als beheerder

Als beheerder speel je een centrale rol in het gebruik van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse. Je stelt de basisinstellingen in en zorgt ervoor dat werkuren en afwezigheden correct kunnen worden opgevolgd.

👉 Twee kernbegrippen staan hierbij centraal: het opvolgen van gewerkte tijd en het opvolgen van afwezigheden.

HRM-instellingen

De basisconfiguratie voor alles wat met HRM te maken heeft, gebeurt via de instellingen. Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > sectie: Hrm-instellingen en controleer daar de belangrijkste instellingen. Hier het volgende in:

Arbeidsduur per dag: bepaalt hoe AdminPulse geregistreerde uren en dagen omzet voor het berekenen van werkuren en afwezigheden.
Standaard eigen bedrijf voor afwezigheden: afwezigheden en recup worden technisch gekoppeld aan een relatie van het type 'Eigen bedrijf'.
Standaard wordt automatisch een eigen bedrijfsrelatie aangemaakt bij de opstart van een nieuwe AdminPulse-omgeving en wordt deze hier vermeld. Indien je met meerdere eigen bedrijven werkt kan je indien nodig een andere eigen bedrijfsrelatie selecteren.
Registraties en afwezigheden toegestaan vanaf: bepaalt vanaf welke datum medewerkers registraties en afwezigheden kunnen ingeven.
Negatieve recup: bepaalt of medewerkers meer recup kunnen opnemen dan ze hebben opgebouwd.
Feestdagen: bepalen op welke dagen geen werkuren verwacht worden (zie verder).

Uurroosters aanmaken en bijwerken om uren op te volgen

Om gewerkte uren correct te kunnen opvolgen en rapporteren, is een realistisch uurrooster essentieel.

Is er geen uurrooster ingesteld, dan baseert AdminPulse zich uitsluitend op de arbeidsduur per dag uit de algemene instellingen.

Voor elke medewerker kan je een uurrooster instellen. Dat uurrooster bepaalt:

hoeveel uren per dag verwacht worden
of er uren ontbreken
of er overuren gepresteerd zijn
hoeveel recup werd opgebouwd of opgenomen

Overuren zijn uren die een medewerker meer werkt dan de verwachte uren. Ze worden automatisch berekend op basis van: gewerkte uren + afwezigheden + recup − verwachte uren.
Voorbeeld: Als iemand 8 uur per dag moet werken en 10 uur werkt, zijn er 2 overuren.

Recup is vrije tijd die wordt opgenomen met opgebouwde overuren. Recup wordt geregistreerd als een type afwezigheid.
Voorbeeld: Met 8 overuren kan je 1 dag recuperatie opnemen (bij een 8-urige werkdag).

Uurrooster beheren voor een medewerker

Volg deze stappen om het uurrooster van een medewerker aan te maken of bij te werken:

Ga je naar Instellingen > Medewerkers en open je de medewerker waarvoor je het uurrooster wil aanpassen.
Onder de medewerkersdetails vind je de knop 'Uurrooster aanmaken' of 'Uurrooster bijwerken'.

In het venster dat opent vul je de standaard werkuren per dag in voor deze medewerker. AdminPulse toont automatisch:
- het totaal aantal uren per dag
- het totaal aantal uren op weekbasis
Sla het uurrooster op om de wijzigingen toe te passen.

Afwezigheden en afwezigheden tellers configureren (met of zonder afwezigheden tellers)

Naast het opvolgen van gewerkte tijd kan je in AdminPulse ook afwezigheden laten registreren en opvolgen, zoals vakantie, ziekte of ADV.

Voor bepaalde afwezigheden kan je werken met een afwezigheden teller. Een teller is optioneel en laat toe om een saldo op te volgen, bijvoorbeeld het aantal resterende vakantiedagen of ADV-uren.

👉 Afwezigheden tellers dienen om saldi op te volgen, niet om wettelijke regels automatisch toe te passen. Specifieke afspraken en regelgeving volg je zelf op binnen je kantoor.

💡 De manier waarop afwezigheden van een teller worden afgetrokken, hangt af van het uurrooster van de medewerker. Zonder uurrooster gebruikt AdminPulse de standaard arbeidsduur per dag.

Je bepaalt zelf welke types afwezigheden beschikbaar zijn via Registratie > Prijslijst. Zodra ze zijn ingesteld, kunnen medewerkers deze selecteren bij hun registraties.
Voor een uitgebreide uitleg over afwezigheden tellers, hun instellingen en berekeningen, zie het aparte artikel: Afwezigheden tellers .

Feestdagen

De wettelijke feestdagen zijn standaard opgenomen in AdminPulse. Op deze dagen worden er geen gewerkte uren verwacht.
Je kan de lijst met feestdagen per jaar aanpassen aan de manier waarop je kantoor werkt.

Voegt iemand toch een registratie toe op een feestdag, dan worden deze uren beschouwd als overuren.

💡 Op feestdagen hoef je geen vakantie te registreren.

Meer informatie: Feestdagen instellen en beheren

Opvolging en rapportering

Als beheerder kan je werkuren en afwezigheden opvolgen via verschillende overzichtsschermen:

Uren per medewerker
Afwezigheden per medewerker
Afwezigheden kalender

💡 Elk van deze schermen heeft een apart helpartikel met meer uitleg.

Overuren

Start je met HRM in AdminPulse en wil je bestaande overurensaldi ingeven, dan kan je dit doen via correcties in AdminPulse .

💡 Let op: het is niet mogelijk om overuren te blokkeren. Je kan ze wel opvolgen en rapporteren.

HRM als medewerker

Wat kan je doen als medewerker?

Als medewerker registreer je – afhankelijk van wat je bedrijf in AdminPulse opvolgt – het volgende:

je gewerkte tijd
je niet-gewerkte tijd in de vorm van afwezigheden en recup

AdminPulse vergelijkt deze registraties met je uurrooster en dus met de verwachte werktijd.

💡 Alleen als alle registraties volledig en correct zijn ingevuld, kan AdminPulse een betrouwbare rapportering tonen. Ontbrekende of foutieve registraties zorgen voor een vertekend beeld.

Afwezigheden en recup registreren voor jezelf

Je kan je afwezigheden en recup invoeren via verschillende schermen:

Nieuwe registratie (Registratie > Nieuwe registratie)
Registratieoverzicht (Registratie > Overzicht)
Afwezigheden kalender (HRM > Afwezigheden kalender)

Afwezigheden en recup voeg je toe via de knoppen of menu-opties 'Afwezigheid toevoegen' of 'Recup toevoegen' in deze schermen.

💡 Een uitgebreide uitleg vind je in het artikel Hoe registreer je afwezigheden?

Recup of afwezigheid toevoegen voor een collega

Heb je de nodige rechten, dan kan je ook registraties, afwezigheden of recup toevoegen voor collega’s.

Meer informatie vind je in het artikel FAQ – Hoe kan ik een registratie, afwezigheid of recup toevoegen voor een collega?

Overzicht voor jou op de startpagina

Overzicht van je registraties

Op je startpagina zie je het widget 'Mijn registraties'. Hier krijg je in één oogopslag zicht op:

je geregistreerde uren
gepresteerde overuren
eventueel ontbrekende uren

Afwezigheden tellers

Op de startpagina kan je ook het saldo van je afwezigheden tellers raadplegen in het widget 'Afwezigheden tellers'.

Meer informatie over de startpagina vind je hier: Overzicht: Homepagina

Zien wanneer collega’s aanwezig zijn

Wil je weten wanneer je collega’s werken of afwezig zijn? Gebruik dan de Afwezigheden kalender (HRM > Afwezigheden kalender).

Afhankelijk van je rechten zie je hier meer of minder detail over de aanwezigheid, afwezigheden en het thuiswerk van je collega’s.

💡 Goed om te lezen

Dit artikel geeft je een algemeen overzicht van HRM in AdminPulse. Wil je op bepaalde onderdelen dieper ingaan, dan vind je hieronder gerichte artikels per onderwerp.

Opvolging en rapporten

Wil je per medewerker een gedetailleerd overzicht van gewerkte, verwachte en ontbrekende uren per dag, week, maand of jaar? Lees dan: Uren per medewerker.
Wil je de saldi van afwezigheden, gewerkte uren, ingevulde uren, verwachte werktijd en ontbrekende uren per medewerker opvolgen? Lees dan: Afwezigheden per medewerker.
Wil je in één oogopslag zien wanneer medewerkers aanwezig of afwezig zijn? Lees dan: Overzicht: Afwezigheden kalender.

Instellingen

Wil je begrijpen hoe afwezigheden tellers werken en hoe je ze instelt? Lees dan: Afwezigheden tellers.
Wil je weten hoe feestdagen werken in AdminPulse en hoe je ze kan aanpassen? Lees dan: Feestdagen instellen en beheren.
Wil je ontbrekende uren automatisch laten opvullen met recup? Lees dan: Ontbrekende uren automatisch opvullen met recup.
Wil je thuiswerk registreren en opvolgen binnen je kantoor? Lees dan: Thuiswerk instellen en aanduiden.
Wil je medewerkers groeperen en sneller filteren in lijsten en rapporten? Lees dan: Medewerkerlabels: waarvoor dienen ze en hoe gebruik je ze?.
Wil je opleidingen en trainingen opvolgen? Dit gebeurt via een aparte module die op aanvraag kan worden geactiveerd. Lees dan: Overzicht: zo gebruik je het Opleidingsbeheer-scherm als beheerder.

Voor medewerkers

Wil je weten hoe je zelf afwezigheden en recup registreert? Lees dan: Hoe registreer je afwezigheden?.
Wil je registraties, afwezigheden of recup toevoegen voor een collega? Lees dan: FAQ – Hoe kan ik een registratie, afwezigheid of recup toevoegen voor een collega?.

Gerelateerd aan